Какво е PDKS и за какво служи? Как работи системата за отчитане на работното време?

В края на всеки месец счетоводителят задава един и същ въпрос: кой колко дни е идвал, кой е закъснявал, кой е бил в отпуск? Записите от четеца на входа са в един файл, молбите за отпуск – в имейла, графикът на смените – на лист на стената. Докато специалистът по човешки ресурси се опитва ръчно да съгласува трите източника, някой от служителите казва: „Аз бях тук този ден“, и няма нито един запис, който да го потвърди. Точно тук идва ролята на PDKS. В статията обясняваме на прост език какво е PDKS, какво означава съкращението, как записите се превръщат във ведомост за присъствие и на какво да гледате при избора.

PDKS (от турското Personel Devam Kontrol Sistemi – система за контрол на присъствието на персонала) е система, която записва влизането и излизането на служителите от работното място и по тези записи изчислява отработеното време, закъсненията, ранните тръгвания и отсъствията. Някои фирми наричат същото „програма за проследяване на персонала“, „турникетна система“ или „достъп с карта“; устройството на входа е само част от системата.

За какво служи PDKS?

• Влизането, излизането и отработеното време се пазят за всеки човек в един запис; въпросът „кой кога е влязъл“ престава да е повод за спор.
• Закъсненията, ранните тръгвания и отсъствията се показват поотделно; ръководителят вижда в списък какво липсва за всеки ден.
• Дните в отпуск се отделят от отсъствията. Отсъствие, на което не съответства запис за отпуск, е истинско изключение и трябва да се провери.
• Създава се суровината за месечната ведомост за присъствие. Ведомостта е обобщение на тези движения, обединени с данните за отпуски, смени и извънреден труд.
• Подготовката на заплатите получава чисти данни; в края на месеца се налага да се коригират ръчно по-малко числа.

Как работи системата PDKS? Пет стъпки

1. Данните постъпват. Движенията за влизане и излизане попадат в системата от източник като четец на карти, терминал или турникет.
2. Свързват се със служителя. Всяко движение се свързва със записа на правилния служител; така влизането, излизането и отработеното време се следят на едно място.
3. Проверяват се изключенията. Забравилите картата, маркиралите два пъти, тези без записано излизане или закъснелите се отделят като изключения.
4. Одобрението приключва. Ръководителят или отдел „Човешки ресурси“ одобрява изключението с обосновка или го коригира; записът става окончателен.
5. Изготвя се ведомостта. От одобрените записи се получава месечната ведомост за присъствие и се предава за подготовка на заплатите.

Устройство PDKS и източници на данни: откъде идват данните за влизане и излизане?

Програмата PDKS и устройството PDKS, което събира данните, са различни неща. Една и съща програма може да се захранва от един или няколко от източниците по-долу.

PDKS и ведомостта за присъствие едно и също ли са?

Не. PDKS дава ежедневното движение: „Служител А влезе в 08:58 и излезе в 18:10.“ Ведомостта за присъствие е обобщение на тези движения за месеца, обединено с данните за отпуски, смени и извънреден труд: „Служител А този месец е работил 20 дни, 2 дни е бил в платен годишен отпуск, 1 ден в болничен.“ За вярна ведомост са нужни верни записи на движенията; затова двете понятия се споменават заедно.

Как движенията за един ден се превръщат във ведомост?

Таблицата по-долу показва с примери как суровото движение минава през стъпките за изключение и одобрение и се отразява във ведомостта. Няма имена на служители, ситуациите са измислени.

Най-честите изключения в PDKS

Изключението е движение, за което системата казва: „този запис не може сам по себе си да се приеме за верен“. Добрият процес за контрол на присъствието не крие изключенията, а ги прави видими и ги възлага на отговорник. Типични примери:

• Ден без маркирано излизане или без маркирано влизане.
• Един и същ човек маркира два пъти през няколко минути.
• Служител, който е забравил картата си и иска ръчен запис.
• Влизане след планирания час (закъснение) и излизане преди него (ранно тръгване).
• Ден без движение, за който няма и запис за отпуск.
• Нощни записи, при които краят на смяната преминава в следващия ден.

Отчитане на присъствието на хартия, в Excel или WhatsApp: къде работи и къде се проваля?

В екип от петнайсет-двайсет души, които работят на едно място и без смени, списъкът с подписи или прост файл в Excel обикновено върши работа. Проблемът започва, когато екипът расте и работата се усложнява:

• Когато се добавят смени, клонове или работа на обекти, записите на един и същ човек се разпръскват в няколко файла.
• Не се вижда кой и защо е променил запис със задна дата.
• Понеже отпуските се водят в отделен файл, денят в отпуск в края на месеца може да изглежда като отсъствие.
• Съобщението „днес ще закъснея“ в WhatsApp не се превръща в запис; в края на месеца никой не го помни.
• При приключване на месеца всеки има различна версия и се спори коя е вярната.

Това не означава, че Excel е лош инструмент. В малка и проста структура е разумно да започнете с Excel. Важното е, когато грешките започнат да се увеличават, да си зададете въпроса: „Управляваме ли тази работа, или всеки месец я сглобяваме наново?“ Ако отговорът е второто, време е да преминете към система, независимо от размера на екипа.

Как работят PDKS и контролът на присъствието в YazSis KurumsalPortal?

Модулът Контрол на присъствие и работно време събира петте стъпки по-горе на един екран. Той обединява движенията от PDKS и ги свързва със съответния служител; закъсненията, ранните тръгвания и отсъствията се следят отделно като изключения. Когато изключенията са проверени и одобрени, записът за присъствие става окончателен. Записите за присъствие се съпоставят със записите за отпуски, дните в отпуск се отделят от отсъствията и ведомостта се изготвя от тези чисти данни. Модулът се използва от отдел „Човешки ресурси“, отговорниците по заплатите и ръководителите на звена.

Шест въпроса при избора на програма PDKS

1. Каква ведомост искам да получавам в края на месеца? Определете резултата преди устройството.
2. От кое устройство и по какъв начин идват данните и може ли текущото ми устройство да подава данни към новата система?
3. Кой и с какво одобрение коригира записа на служител, който е забравил картата си или няма записано излизане?
4. Съпоставят ли се данните за отпуски и смени със записа за присъствие, или остават в отделен файл?
5. Кой може да вижда данните за влизане и излизане? Вижда ли ръководителят на звено само своя екип?
6. Какво ще се прехвърля към заплатите и ясно ли е описан обхватът на този обмен в договора?

Ако искате не само да записвате данните за присъствие, а да ги управлявате, можете да разгледате целия работен процес на модула на страницата Контрол на присъствие и работно време, а общата структура на портала – на страницата KurumsalPortal.