Как се връща зачислено имущество при напускане в Турция? Контролен списък

Докато отделът по човешки ресурси се готви да затвори досието, телефонът звъни. ИТ отделът съобщава, че лаптопът на напусналия служител още е у него, а имейл акаунтът му е активен; административният отдел добавя, че картата за достъп не е предадена. Последният работен ден на служителя беше вчера. Никой не е допуснал умишлена грешка; просто няма списък, който да показва коя вещ у кого е, и няма стъпка, на която този списък да се сверява в деня на напускането. Връщането на зачисленото имущество е точно най-лесно забравяната част от този ден. По-долу ще намерите контролен списък за деня на връщане, съдържанието на протокола и кратък преглед на правната рамка в Турция при невърнато имущество, съставен по официални източници.

Връщане на зачислено имущество означава служителят да върне фирмените активи, предоставени му по време на работата, в записаното им състояние при смяна на длъжността или при напускане, като връщането се приключва с протокол и запис в регистъра.

Как се връща зачислено имущество? Контролен списък за деня на връщане

1. Изгответе списъка на зачисленото имущество по регистъра. Съберете в един списък всички активи, записани на служителя, заедно с номерата им на зачисляване. В деня на връщане ще гледате само този списък.
2. Сверете списъка заедно със служителя. Служителят може да посочи вещ, която е у него, но не фигурира в регистъра; тя също се добавя към списъка.
3. Приемете устройствата. Сверявайте лаптопа, телефона, таблета, ръчния терминал и другите устройства по серийния номер.
4. Проверете аксесоарите. Зарядното, калъфът, чантата, слушалките и кабелите се преброяват при връщането, ако са записани в протокола при предаването.
5. Приемете картите и ключовете. Картата за достъп, ключовете за офиса и шкафчето, а ако има — ключът за автомобила и картата за гориво, се записват на отделен ред.
6. Отбележете физическото състояние. Драскотини, счупвания, липсващи части или неработещи клавиши се записват в момента на връщането; бележката се вписва в протокола заедно със служителя.
7. Закрийте акаунтите и достъпите. ИТ отделът закрива или прехвърля имейла, фирмените приложения, отдалечения достъп и правата върху общите папки.
8. Оставете фирмените данни на място. Файловете, имейлите и правата не бива да остават на устройството на служителя; това, което трябва да се предаде, се прехвърля на ръководителя.
9. Съставете протокол за връщане. В протокола се вписват върнатото, липсващото и бележките за състоянието; двете страни го подписват.
10. Приключете записа. Впишете връщането в регистъра; ако вещта ще бъде зачислена отново, посочете в какъв статус е (Свободен, Повреден, В ремонт).

Подготовка преди последния работен ден

За да няма изненади в деня на връщане, може да се направи малка подготовка още преди последния работен ден. Когато датата на напускане е известна, следните четири стъпки улесняват деня:

• В деня, в който пристигне уведомлението за напускане, изгответе списъка на зачисленото на служителя имущество и го изпратете на съответните звена (ИТ, административен отдел, ръководител).
• Съобщете на служителя предварително деня, часа и мястото на връщането.
• Определете предварително файловете и задачите, които трябва да се архивират или да се предадат на ръководителя.
• За устройствата, които ще бъдат предадени на друг човек, планирайте още сега новия потребител и датата.

Какво съдържа протоколът за връщане на зачислено имущество?

Връщане се налага не само при напускане, но и при смяна на длъжността или звеното. Когато служителят премине в друго звено, оборудването на старото звено се връща, а за новото се извършва отделно зачисляване. Ако служителят откаже да подпише протокола, отбележете това в протокола и решете с юриста си как да продължите; правната стойност на протокол без подпис трябва да се прецени отделно.

Образец на формуляр за връщане на зачислено имущество: текст за копиране

ПРОТОКОЛ ЗА ВРЪЩАНЕ НА ЗАЧИСЛЕНО ИМУЩЕСТВО — Дата: ……… | Връща (име, звено, длъжност): ……… | Приема (име, звено): ……… | Върнати вещи (описание, сериен/инвентарен номер, състояние): 1) ……… 2) ……… 3) ……… | Липсващи или повредени позиции и обяснение на служителя: ……… | Закриване на акаунти и достъпи: ……… | Връща: ……… Подпис: ……… | Приема: ……… Подпис: ………

Съобразете текста с протокола за зачисляване, който използва вашата организация: номерата на зачисляване в протокола за връщане трябва да съвпадат с тези в протокола, съставен при предаването.

Какво става, ако напускащият служител не върне зачисленото имущество?

Това е правен въпрос и отговорът зависи от конкретния случай. По-долу е общата рамка, която прочетохме в официалните текстове на турското законодателство; за действията в конкретен случай се обърнете към юриста си.

• Задължение за връщане: чл. 443 от турския Закон за задълженията № 6098 гласи, че при прекратяване на трудовия договор страните са длъжни да върнат това, което са получили във връзка с работата; ал. 2 от същия член изрично посочва задължението на работника да върне в частност моторните превозни средства.
• Задължение за грижа: чл. 396 посочва, че работникът е длъжен да полага грижа за инструментите, оборудването и материалите, предоставени му за изпълнение на работата.
• Отговорност за вреди: чл. 400 гласи, че работникът отговаря за вредите, причинени по негова вина, и че при определянето на отговорността се вземат предвид естеството на работата и качествата на работника.
• Наказателно право: чл. 155 от Наказателния кодекс на Турция № 5237 урежда престъплението злоупотреба с доверие и съдържа отделна алинея за вещи, предадени по силата на трудово правоотношение. Дали тази разпоредба ще се приложи в конкретен случай, преценяват юристите и съдът.

Тези текстове показват общата рамка; стъпки като искане към работника да заплати стойността на имуществото, прихващането ѝ от заплатата или от други вземания или подаването на сигнал за престъпление изискват отделна правна преценка. Особено преди да удържите сума от заплатата по собствено решение, задължително се консултирайте със специалист.

Какво може да се направи преди правни стъпки

1. Съберете записа за зачисляването, протокола при предаването и историята на движенията; документирайте, че вещта наистина е у този служител.
2. Уведомете служителя писмено за списъка с вещи за връщане и за разумна дата на връщане.
3. Ако служителят има възражение или обяснение, впишете го; отбележете дали е дал информация къде се намира вещта.
4. Ако няма резултат, предайте преписката заедно с кореспонденцията на юриста си.

Къде се проваля проследяването на връщането в Excel и на хартия?

В малък екип таблица в Excel и хартиен протокол може да изглеждат достатъчни за деня на връщане. Но ако активите на напускащия служител не са събрани в една таблица, списъкът излиза непълен. Лаптопът е записан в една таблица, картата в друга папка, телефонът в имейл. Закриването на акаунтите също върви отделно от връщането на имуществото, затова едното се изпълнява, а другото се забравя. Протоколът за връщане обикновено остава в отделен файл и в регистъра повече не се отбелязва коя вещ е върната.

Връщане и процес на напускане в портала

В YazSis KurumsalPortal модулът Управление на активи и зачисляване вписва връщането на зачислен актив в картата му; така в един запис се вижда от кого на кого е преминал активът и у кого е в момента. Тъй като вещите се следят със статусите Свободен, Зачислен, В ремонт, Повреден, Бракуван и Изгубен, състоянието след връщането също се отбелязва в записа.

В модула Управление на въвеждане и напускане напускането протича по контролен списък за напускане. Връщането на зачисленото имущество, закриването на акаунти и достъпи и документите при напускане се възлагат на съответните звена като отделни стъпки: процесът напредва, докато отделите „Човешки ресурси“ и ИТ, административният отдел и ръководителите изпълняват своите стъпки, и приключва контролирано. Връщането на имуществото на напускащия служител се приключва в същия процес.

Ако искате да свържете връщането на зачисленото имущество в деня на напускане със закриването на акаунтите и документите при напускане в един контролен списък, разгледайте модула Управление на активи и зачисляване.