Вътрешни фирмени съобщения: примери и шаблони за повишение, празници и спешни случаи

Представете си такова съобщение:

„Уважаеми служители, довеждаме до вашето знание, че в предстоящия период ще бъдат направени някои промени. Молим за съответните действия.“

Читателят не може да разбере какво се променя, засяга ли го и какво трябва да направи. Резултатът е познат: служителите четат съобщението, а после питат ръководителите си или отдел „Човешки ресурси“: „И какво да правим?“ — и съобщението умножава работата, вместо да я намали. Трудността при вътрешното съобщение не е да намерите думи, а да дадете правилната информация в правилния ред. В тази статия даваме правила за писане, четири готови шаблона и начин да проверите дали съобщението наистина е достигнало.

Вътрешното фирмено съобщение е официално послание към определена аудитория, с което ръководството или дадено звено съобщава писмено на служителите решение, промяна или информация.

Как се прави съобщение до служителите? Пет правила за писане

1. В първото изречение напишете какво се променя. Встъпителни изречения като „Бихме искали да ви информираме по важен въпрос“ отнемат времето на читателя; минете направо по същество.
2. Посочете кого засяга. Съобщението обхваща ли цялата фирма или само един обект или отдел? Който не е засегнат, трябва да разбере това от първия ред.
3. Напишете датата ясно. Вместо „в следващите дни“ използвайте точен израз като „от понеделник сутринта“; дайте началната и, ако е нужно, крайната дата.
4. Кажете с едно изречение каква стъпка се очаква от служителя. Ако се изисква действие, напишете какво да направи, къде и до кога.
5. Посочете човек или канал за въпроси. Ако служителят не знае на кого да пише, той задава въпроса на всички.

За дължината има едно правило: първият абзац трябва да предава съобщението, дори нищо друго да не бъде прочетено. Подробностите, обосновките и честите въпроси идват под него. Тонът може да е официален, но официален тон с кратки изречения и прости думи се чете повече от витиеватите изрази.

Поправен пример — Тема: редът в стола се променя от понеделник. От понеделник сутринта столът ще работи на две смени; часовете на смените са (час) и (час). Промяната засяга служителите в централния офис. Съобщете на прекия си ръководител до (дата) на коя смяна ще обядвате. С въпроси можете да пишете на екипа на (звено).

Разликата между неясния текст в началото и този текст не е в количеството информация, а в реда ѝ. Във втория текст читателят научава от първото изречение какво се променя, от второто — кого засяга, от третото — какво трябва да направи; не му се налага да задава въпроси.

Чести грешки при писане на съобщения

• Да оставите темата празна или твърде обща. „Важно съобщение“ не казва нищо; темата трябва да носи самата промяна.
• Да натъпчете няколко теми в едно съобщение. Всяка тема може да има своя аудитория и своя дата; отделните съобщения улесняват и четенето, и намирането им по-късно.
• Да използвате съкращения и вътрешен жаргон. Нов служител или човек от друг отдел може да не разбере текста.
• Да скриете стъпката, която се очаква от служителя. Задача, спомената с едно изречение в края на текста, най-често остава незабелязана.
• Да говорите заповеднически. Вместо „Настоятелно молим за съответните действия“ обяснете какво и защо се променя — това увеличава готовността за сътрудничество.

Шаблон за фирмено съобщение: структура, която можете да копирате и адаптирате

Пример за вътрешно съобщение за повишение

Тема: (Име Фамилия) е назначен(а) на длъжност (нова длъжност). — Нашият колега (Име Фамилия) е назначен(а) от (дата) на длъжност (нова длъжност). (Име Фамилия) работеше в звено (звено) като (предишна длъжност) и се открои с работата си в областта на (кратко изречение за приноса). На новата длъжност ще отговаря за (област на отговорност) и ще работи под ръководството на (на кого е подчинен). По въпроси, свързани с (тема), от (дата) можете да се обръщате към (Име Фамилия). Пожелаваме му (ѝ) успех на новата длъжност.

В съобщението за повишение най-често се забравя ефектът от смяната на длъжността върху работния процес. Наред с поздравлението в съобщението трябва да има и отговор на въпроса „на кого да пиша по този въпрос оттук нататък?“.

Пример за съобщение за празници и работен режим

Тема: работен режим през (име на празника / ваканцията). — От (дата) до (дата) фирмата ни няма да работи. На (дата) работата се възобновява от (час). Работният график в звената на смени ще бъде съобщен отделно от ръководителите на смени. През този период при спешни случаи можете да се свържете с (човек) на (телефон). Пожелаваме на всички спокойни празници и много здраве.

Примери за съобщения за промяна на правила и спешни случаи

Промяна на правила — Тема: нов ред за заявките за отпуск. От (дата) заявките за отпуск ще се приемат само през портала. Промяната засяга всички служители. Можете да отворите заявката си от браузъра на телефона и на същото място да видите оставащите си дни и статуса на одобрението. До (дата) ще се обработват и заявки, подадени по стария начин. С въпроси можете да пишете на екипа по човешки ресурси.

Спешно съобщение — Тема: СПЕШНО — (тема). Служителите от (отдел/обект) трябва днес от (час) да изпълнят (какво трябва да се направи). Причина: (едно изречение). За повече информация се свържете с (човек) на (телефон). Ако има развитие, по този канал ще бъде изпратено второ съобщение.

За спешното съобщение има едно правило: първо напишете какво трябва да се направи, после защо, и подкрепете съобщението с канал, който достига до хората без имейл, например SMS.

Имейл, WhatsApp и табло за обяви: кога стигат и кога не?

В малък екип имейлът или група в WhatsApp най-често са достатъчни; всеки знае кого какво засяга и съобщението стига бързо. Таблото за обяви също върши работа — на обекта или на входа на офиса. С растежа на фирмата обаче се появяват следните проблеми:

• Не се знае до кого е стигнало съобщението, кой го е прочел и кой не го е видял.
• Съобщението отива до всички; незасегнатите се уморяват от излишни известия, а важните съобщения се изпускат.
• Служителите на терен и в производството, които нямат фирмен имейл, изобщо не получават съобщението по имейл.
• Съобщението потъва в групата; след седмица е трудно да бъде намерено и историята се губи.
• Часът на публикуване се управлява ръчно; съобщението зависи от работното време на един човек.

Как да проверите дали съобщението е достигнало?

Модулът „Управление на съобщения и новини“ в YazSis KurumsalPortal обработва съобщението в пет стъпки: подготвяте съдържанието, избирате адресатите, задавате часа на публикуване, изпращате известие и получавате отчет за прочитането. Всяко съобщение се записва с категория и се насочва към конкретни хора, екипи, отдели или обекти. Публикува се в портала и може да бъде изпратено и по имейл и SMS; изпращането става от собствените SMTP и NetGSM акаунти на организацията. Отметките за прочитане и отчетът за разпространение показват до кои от адресатите е стигнало съобщението и кои още не са го прочели.

Моментът на съобщението е толкова важен, колкото и съдържанието му. До служителите на смени съобщението трябва да стигне преди началото на смяната; съобщение, изпратено рано сутринта на човек в отпуск или току-що излязъл от нощна смяна, остава непрочетено най-отдолу. Когато можете да зададете часа на публикуване предварително, можете да подготвите съобщението в работно време и да го насрочите за часа, в който аудиторията най-вероятно ще го види. А когато в отчета видите кои не са прочели, кратко напомняне или устно съобщение от съответния ръководител обикновено действа по-добре от повторението на същия текст.

За да управлявате заедно адресатите, часа на публикуване и отчета за прочитане, разгледайте страницата „Управление на съобщения и новини“.