Анкета за удовлетвореност на служителите: примерни въпроси и структура

Когато ЧР сяда да подготви анкета за удовлетвореност, обикновено се получава много дълъг списък с въпроси: част от тях се повтарят, няколко питат за две неща наведнъж, а при нито един не е ясно какво ще се направи с резултата. Формулярът се изпраща по имейл като файл в Word, след няколко седмици се връщат много файлове и кой какво е отговорил личи от името на файла и адреса на подателя. Служителите забелязват това и или не отговарят, или пишат това, което всички искат да чуят. Проблемът не е във въпросите, а в начина, по който се избират и по който се събират отговорите. Статията първо предлага примерна банка с въпроси, а след това принципи за организиране на анкетата.

Анкетата за удовлетвореност на служителите е проучване, което събира мненията на служителите за работата, ръководителите, работната среда и организацията с едни и същи въпроси и една и съща скала и цели резултатите да се превърнат в области за подобрение.

Преди да започнете анкетата: скала и формулировка

Всички твърдения в банката с въпроси са написани във формат „съгласен съм / не съм съгласен“. Една и съща скала за всички твърдения улеснява сравняването на резултатите и виждането на разпределението между темите. За повечето фирми е достатъчна петстепенна скала (таблицата по-долу). При формулирането на твърденията ще ви помогнат три правила: всяко твърдение да е за една тема („ръководителят ми е открит и справедлив“ са две отделни твърдения), твърденията да са написани в положителна форма и да питат за конкретния опит на служителя. Вместо широки въпроси като „Фирмата много добро място ли е?“ по-полезни резултати дават наблюдаеми твърдения като „Имам достъп до информацията, която ми е нужна за работата“. Банката с въпроси по-долу се състои от пет теми с по пет твърдения; двадесет и пет твърдения са достатъчна основа за повечето анкети. Не е задължително да използвате всички: можете да изберете трите или четирите теми, които най-много ви интересуват, и да вземете от всяка по три-четири твърдения.

Въпроси за анкета за удовлетвореност на служителите: примерна банка с въпроси

1. Ръководител

• Ръководителят ми ясно казва какво очаква от мен.
• Мога спокойно да споделя проблемите си с ръководителя.
• Ръководителят ми дава навременна и конструктивна обратна връзка за работата ми.
• Ръководителят ми се отнася справедливо към екипа в решенията си.
• Ръководителят ми подкрепя развитието ми.

2. Натовареност и организация на работата

• Успявам да свърша работата си в рамките на работното време.
• Задачите и отговорностите ми са ясни.
• Имам достъп до инструментите и информацията, нужни за работата ми.
• Планирането на смените и отпуските ме обхваща справедливо.
• В натоварени периоди работата се разпределя равномерно в екипа.

3. Комуникация

• Навреме научавам за решенията, взети във фирмата.
• Съобщенията са разбираеми и стигат до мен.
• Знам къде да намеря информацията, от която се нуждая.
• Мнението ми се изслушва и получавам отговор.
• Комуникацията между отделите улеснява работата ми.

4. Развитие

• Във фирмата има достатъчно възможности да се развивам.
• Обученията, които преминавам, допринасят за работата ми.
• Имам ясна информация за кариерните си възможности.
• Смятам, че фирмата забелязва приноса ми.
• Когато искам да науча ново умение, намирам подкрепа.

5. Принадлежност и обща удовлетвореност

• Доволен съм, че работя в тази фирма.
• Чувствам се част от екипа си.
• Ценностите на фирмата се виждат в ежедневната работа.
• Смятам, че работата ми има смисъл.
• Бих препоръчал тази фирма на познати като място за работа.

За отворените въпроси са достатъчни четири примера. Дръжте ги кратки и ограничете броя им: четенето и групирането на отговорите изисква труд, затова определете предварително кой и как ще оценява отговорите на всеки от тях.

• Ако можехте да промените едно нещо в организацията на работата си, какво щеше да бъде?
• Какво ви мотивира най-много в работата?
• От какво според вас има нужда за по-здравословна комуникация?
• Има ли друга тема, която искате да добавите?

Може ли анкета за удовлетвореност на служителите да се направи с Word или Excel?

Може – и за еднократна анкета в малък екип това често е достатъчно. Можете да подготвите въпросите в Word и да ги разпечатате или да направите таблица-формуляр в Excel; в съвсем малка работилница дори хартиен формуляр, раздаден на ръка, върши работа. Когато анкетата се разрасне или се повтаря, се сблъсквате със следните проблеми:

• Анонимност: когато файлът дойде по имейл, личи кой го е попълнил. Служителят знае това и се притеснява да отговори честно.
• Проследяване на участието: кой е отговорил и кой не, следите ръчно; запазването на анонимността и проследяването на участието си противоречат.
• Разбивка по отдели: за да разделите резултатите по звена, трябва да обединявате файловете един по един.
• Разпределение и сравнение: колко души са избрали всеки отговор при всяко твърдение, броите ръчно; сравнението с резултатите от миналата година става отделна задача.
• Объркване на версиите: когато няколко души променят въпросите, става неясно кой файл е актуален.

Как да организирате анкетата? Шест стъпки

1. Определете целта. Запишете от самото начало какво искате да научите от анкетата и какво ще направите с резултата. „Ще измерим удовлетвореността от графика на смените и според резултата ще преразгледаме планирането“ е добра цел; „да държим пулса на служителите“ е размита. Не задавайте въпрос, който няма да доведе до решение.
2. Дръжте анкетата кратка. Изберете по няколко твърдения от всяка тема; кратката анкета е много по-лесна за попълване от служителя.
3. Решете дали да я публикувате анонимно или целево. Ако искате да съберете мнения, подходяща е анонимна анкета; ако искате да измерите опита на конкретно звено – целева.
4. Следете участието. Докато анкетата е отворена, следете дела на участвалите; за звената с ниско участие изпратете напомняне на ръководителите.
5. Споделете резултатите. Да разкажете на служителите за резултатите и решенията е най-важната причина да участват в следващата анкета. Анкета, от която нищо не е споделено, казва на служителя, че мнението му не е имало значение.
6. Внимавайте с малките групи. В звена с много малко хора разбивката по отдели може да отслаби анонимността; обединявайте резултатите на такива звена в отчета.

Как се четат резултатите от анкетата?

Да сведете резултатите до една средна оценка е изкушаващо, но подвеждащо. Две твърдения може да имат еднаква средна стойност, но при едното всички отговори да са събрани в средата, а при другото мненията да са се разделили наполовина в двата края. Затова гледайте разпределението на отговорите за всяко твърдение, а средните стойности по теми използвайте само като първо обобщение. При четенето ще ви водят следните пет въпроса:

• Коя тема изглежда най-слаба? Първо се съсредоточете върху двете най-слаби теми; опитът да оправите всичко наведнъж разпилява усилията.
• Има ли разлика между звената? Ако едно и също твърдение е положително в един отдел и отрицателно в друг, проблемът не е в цялата фирма, а в управлението и организацията на работа в това звено.
• Къде се трупа отговорът „не мога да преценя“? Голямо натрупване в средната точка може да означава, че твърдението е неясно или че служителят се притеснява да говори открито.
• Съвпадат ли отворените отговори с числовите резултати? Ако числата сочат даден проблем, коментарите обясняват причината.
• Какво ще кажете на служителите? Напишете какво сте чули и какво ще направите по всяка тема; открито да кажете какво не можете да направите вдъхва повече доверие от мълчанието.

Как модулът „Управление на анкети“ провежда анкетата?

В YazSis KurumsalPortal работата в модула Управление на анкети минава през пет стъпки: подготвяте въпросите, избирате целевата група, публикувате анкетата, следите участието и анализирате резултатите. Конструкторът с различни типове въпроси ви позволява да изградите анкетата според темата, която искате да измерите. Анкетата може да се публикува анонимно или целево до избрана група; анонимната опция е част от дизайна с фокус върху KVKK – закона за защита на личните данни в Турция. Докато анкетата е публикувана, участието се следи, резултатите се виждат с разпределението на отговорите по въпроси и могат да се разглеждат по отдели, така че решенията за подобрение се основават на данни. Твърденията в тази статия са примерни; това не означава, че предлагаме готов шаблон на анкета или стандартна система за измерване. Типовете въпроси в модула уточняваме заедно с вас при анализа на нуждите.

За да публикувате анкета целево или анонимно, да следите участието и да виждате резултатите по отдели, разгледайте страницата Управление на анкети, а за другите модули – страницата KurumsalPortal.