Какво е система за проследяване на кандидати (ATS)? База с CV и процес на подбор

Ръководител на звено пита отдел „Човешки ресурси“: „Какво реши кандидатът, с когото говорихме миналия месец, изпратено ли е предложението?“ За да се отговори, се рови във входящата поща, искат се бележки от втория участник в интервюто, гледа се списъкът с кандидатури в сайта за обяви. След пет минути все още нищо не е ясно. Не че екипът по подбор не работи; просто информацията стои на пет места и в пет различни форми: у един има CV, у друг — бележка, у трети — само устна дума. Тази статия разказва за софтуера, който свежда тези части до един запис, тоест за системата за проследяване на кандидати, и за това какво не работи без нея.

Системата за проследяване на кандидати (ATS) е софтуер, който публикува обяви за работа, събира получените кандидатури и CV-та в една база и проследява процеса на оценка и интервюта на кандидатите. Кандидатът се записва в системата веднъж; обявата, документите, бележките и решението се свързват с неговия запис.

За какво служи системата за проследяване на кандидати?

• Публикува обявата: свободната позиция излиза като обява; пътят за кандидатстване е един формуляр.
• Събира кандидатурите: кандидатът изпраща CV-то и съгласията си чрез формуляра; кандидатурата не попада в пощенската кутия, а влиза направо в базата.
• Изгражда базата: всеки кандидат е един запис; историята на кандидатурите и документите се виждат заедно.
• Проследява оценката и интервюто: кой е оценил, кога е проведено интервюто, какъв е резултатът — всичко остава в записа.
• Дава отчети: когато за процеса има отчети, може да се измери от кои източници идват кандидатите, които напредват.

Етапи на процеса на подбор: веригата на ATS от обявата до решението

1. Обява: позицията се публикува. Ако имате страница за кариери, обявата и кандидатстването могат да останат в една платформа.
2. Кандидатура: кандидатът попълва формуляра, изпраща CV-то си и съгласието си по KVKK (закона на Турция за защита на личните данни); съгласието се пази заедно със записа за кандидатурата.
3. База: „Човешки ресурси“ и мениджърът по подбор намират кандидатурата в един запис; там се виждат и предишните кандидатури на същия човек.
4. Оценка и интервю: кандидатът се оценява, интервюто се планира, бележките и сведенията се добавят към записа му.
5. Решение: решението се вписва в записа; процесът се приключва и влиза в отчета.

Какви сведения трябва да има в записа на кандидата?

• Име, данни за контакт, позицията, за която кандидатства, и дата на кандидатстване.
• Източник на кандидатурата: страница за кариери, сайт за обяви, препоръка или директна кандидатура.
• CV и приложения; запис за дадено от кандидата съгласие.
• Кой е направил оценката и бележката от оценката.
• Дата на интервюто, участници и бележка от интервюто.
• Взетото решение, кой го е взел, и кратка обосновка.

Какво е база с CV?

Базата с CV е пространство за записи на кандидати, в което всички кандидатури и автобиографии, постъпили във фирмата, са събрани на едно място и могат да се търсят. Папка или прикачени файлове в имейли може да изглеждат като база с CV, но разликата е в записа: в базата кандидатът не е просто файл, а човек заедно с позицията, за която е кандидатствал, предишните си кандидатури, статуса на оценката и записа за съгласие. Затова кандидат, който все още е интересен след затварянето на една позиция, няма да бъде пропуснат при отварянето на нова; вместо да търси CV-та от нулата при всяка нова обява, отдел „Човешки ресурси“ може първо да погледне в базата. Стойността на базата зависи от това записите да са актуални и подредени: база, пълна с кандидати с неясен статус, не се различава много от разхвърляна папка. Съхраняването на лични данни в базата обаче изисква и политика за това защо и колко дълго се пазят тези данни; тази тема трябва да обмислите отделно.

Как да подредите CV-тата, които идват по имейл?

Ако все още нямате система, дори подреждането на пощенската кутия намалява изгубените кандидатури. Стъпките по-долу са временно решение и не заместват ATS:

1. Насочете кандидатурите към един общ адрес, за да не се разпиляват по личните пощенски кутии.
2. Определете едно правило за темата на писмото, например „Кандидатура – име на позицията“.
3. Вписвайте всяко постъпило CV в една таблица още същия ден: име, позиция, дата на кандидатстване, източник, статус.
4. Именувайте файловете във формат „позиция – име фамилия“ и ги съберете в една папка.
5. Дръжте колоната за статус неизменна: нов, в оценка, на интервю, предложение, приключен.
6. Не оставяйте бележките от интервютата в имейла; свържете ги с реда на кандидата.
7. Решете кога ще изтривате или архивирате CV-тата за затворените позиции.

Сравнение: Excel, имейл и система за проследяване на кандидати

Кога Excel и имейлът са достатъчни и кога спират да вършат работа?

В малък екип, който отваря няколко позиции годишно и в който кандидатурите се водят от един човек, подредената таблица може да е достатъчна. Критичните моменти са познати: повече от един човек започва да преглежда кандидатурите, едновременно се отварят няколко позиции, интервюто вече се провежда от един човек, а решението се взема от друг. От този момент таблицата престава да бъде „окончателната версия“: копира се, обикаля по имейла и всяко копие е малко различно. Личните данни на кандидатите остават в общи папки, достъпни за всички; не се знае кой какво е отварял.

За да видите собственото си положение, направете прост тест: изберете произволно име на кандидат и опитайте да отговорите на следните въпроси по записите. За коя позиция, кога и от какъв източник е кандидатствал? Кой е говорил с него и какво е записал? Какъв е статусът му днес? Къде е съгласието на кандидата? Ако не можете да отговорите бързо и от едно място на тези четири въпроса, проблемът не е в старанието на служителите, а в структурата на записа. Същите въпроси трябва да имат отговор и след година, ако ги зададе нов специалист по човешки ресурси; записът трябва да принадлежи на организацията, а не на човека.

Как работи модулът „Управление на кандидатури“ в KurumsalPortal?

В модула Управление на кандидатури позициите се публикуват като обяви, а кандидатите изпращат CV-тата и съгласията си по KVKK чрез онлайн формуляр за кандидатстване. Всички кандидатури се събират в централна база с кандидати; „Човешки ресурси“ и мениджърите по подбор виждат историята на кандидатурите и документите на кандидата в един запис. Кандидатите се оценяват, интервютата се планират и решението се вписва; бележките от оценката, сведенията за интервютата и решението се пазят в записа на кандидата. Чрез отчетите за процеса се измерва от кои източници идват кандидатите, които напредват. Тъй като обявите за кариери могат да се управляват и от модула „Корпоративен уебсайт“ на портала, обявата и кандидатстването остават в една платформа.

KurumsalPortal работи на собствения сървър на клиента; служителите и ръководителите го използват от браузъра на телефона, без да инсталират приложение. А съдържанието на уведомлението за лични данни във формуляра за кандидатстване организацията трябва да подготви според собствената си оценка на изискванията на KVKK.

Софтуерът не стига: три решения преди въвеждане на ATS

Системата за проследяване на кандидати ускорява процеса, но не го проектира вместо вас. Ако отговорите на трите въпроса по-долу преди преминаването към софтуера, няма да се наложи после да казвате „никой не използва системата“.

• Кой отваря обявата и кой я затваря? Решава ли „Човешки ресурси“, ръководителят на звеното или двамата заедно; чие одобрение е нужно, преди обявата да бъде публикувана?
• Какви имена на статуси ще използваме? Ограничен и еднакво разбиран от всички списък — нов, в оценка, на интервю, предложение, приключен — дава много по-четливи отчети от свободно написаните бележки.
• Къде и от кого се взема окончателното решение? Ако интервюто е проведено от повече от един човек, от самото начало трябва да е ясно кой взема окончателното решение и къде се записва обосновката.

Въпроси при избора на система за проследяване на кандидати

• Може ли обявата и формулярът за кандидатстване да се публикуват на нашия домейн и нашата страница за кариери?
• Стои ли съгласието на кандидата в записа заедно с кандидатурата като доказателство?
• Къде се съхраняват данните на кандидатите, кой има достъп до тях, проследяват ли се достъпите?
• Свързани ли са бележката от интервюто и решението със записа на кандидата, или са на отделен екран?
• Има ли отчет, който показва от кои източници идват кандидатите, които напредват?
• Могат ли да се определят отделно полетата, които виждат ръководителят на звеното и „Човешки ресурси“?

Ако искате да съберете кандидатурите, CV-тата и процеса на интервюта в една база, разгледайте модула Управление на кандидатури и общата структура на KurumsalPortal; сегашния ви процес на подбор можем да разгледаме заедно при анализа на нуждите.