Разработка на софтуер по поръчка: етапи и как да я възложите

Търговският екип събира поръчките през WhatsApp, складът ги въвежда във файл в Excel, счетоводството пише същата информация за трети път. Разгледали сте готовите програми на пазара; нито една не пасва точно на реда ви за одобрение, правилото за отстъпки или начина на работа на терен. Мислите да възложите софтуер по поръчка на софтуерна фирма, но отговорите на въпросите „откъде се започва, какво правя аз, кога се включвам“ не са ясни. Това ръководство описва процеса от вашата страна, тоест през очите на човека, който ще взема решенията.

Разработката на софтуер по поръчка е процесът на създаване на софтуер според бизнес правилата, потребителските роли и нуждите от интеграция на дадена организация там, където готовият пакет не стига. Процесът обикновено се състои от шест етапа: анализ на нуждите, проектиране, разработка, тестване и приемане, пускане в експлоатация, поддръжка. По-долу ще намерите какво се случва на всеки етап и какво се очаква от вас.

Какво е разработка на софтуер по поръчка и кога е нужна?

Софтуерът по поръчка не е правилният отговор за всеки бизнес. Ако едновременно имате няколко от признаците по-долу, значи сте стигнали до границите на готовото решение:

• Процесът ви се различава от стандарта в бранша; редът за одобрение, ценовото правило или формата на записа са специфични за вас.
• Всеки месец правите ново допълнение в Excel или ръчни корекции, за да нагодите готовата програма към своя процес.
• Няколко системи (поръчки, наличности, счетоводство, работа на терен) трябва да обменят данни помежду си.
• Различните роли трябва да виждат и да правят различни неща в един и същ запис; правилото за права произтича от процеса.
• За служителите на терен е нужен поток с кратки стъпки, който да се използва от телефон.

Етапи на разработката на софтуер: обобщена таблица

Как да възложите софтуер по поръчка? Процесът стъпка по стъпка

1. Анализ на нуждите: процесът преди екраните. В първата стъпка не се рисуват екрани; изясняват се целта, потребителите, данните и бизнес правилата. Отговорите на въпроси като „кой създава поръчката, кой я одобрява, в какъв случай се връща, какво е изключение?“ се записват. От вас се очаква да включите в тези срещи човека, който реално води процеса; процесът, разказан само от ръководителя, и процесът на място често не съвпадат. Решението на този етап е какво влиза в първата версия и какво остава за по-късно.
2. Проектиране: поток на използване и архитектура. Какви стъпки и в какъв ред ще прави потребителят, коя роля какво ще вижда, къде ще се пазят данните, с кои системи ще се обменя информация? На този етап макетите на екраните и техническата структура се разглеждат заедно. Вашата работа е да проверите макета, като минете през него със своята ежедневна работа: „колко стъпки отнема на този екран най-честата ми задача?“
3. Разработка: модулно напредване. Ако софтуерът се създава на части, всяка част може да се изпробва рано. Голям пакет, предаден наведнъж, е методът, при който недоразуменията се откриват най-късно. На този етап от вас се очаква бърза обратна връзка за междинните версии и събиране на решенията в едни ръце; различните желания на трима ръководители тихо раздуват обхвата.
4. Тестване и приемане: изпробвайте със своите данни. Тестването не е работа само на разработчика. Критериите за приемане трябва да са записани от самото начало: „приемаме, когато този сценарий даде този резултат“. Изпробвайте системата не с примерни данни, а с поръчките, анулациите и изключенията от една своя реална седмица. Решението на този етап е дали критериите са изпълнени.
5. Пускане в експлоатация: от стария ред към новия. Пускането в експлоатация е колкото техническо събитие, толкова и промяна на навиците. Кога ще се затвори старият Excel, как ще се прехвърлят текущите записи и как ще се информират потребителите, трябва да се планира предварително. Иначе всички работят на две места едновременно и започва спорът кое е актуалното.
6. Поддръжка и подобрение: пускане и измерване. Когато системата заработи, работата не свършва; реалното използване става видимо за първи път с реални данни. Кой екран се прескача, на коя стъпка се засяда и кой отчет липсва, личи от използването. Да съберете обратната връзка и да подредите следващите подобрения по приоритет е ваше решение.

Кой трябва да е от вашата страна през целия процес?

Софтуерните проекти най-често засядат не на технически въпроси, а заради празнина в отговорността от страна на клиента. Четири роли трябва да бъдат възложени на конкретни хора; един човек може да поеме повече от една, но никоя не бива да остава незаета:

• Вземащ решения: човекът с последната дума за обхвата, приоритетите и приемането. Трябва да е достъпен не веднъж на няколко седмици, а при всяка междинна версия.
• Собственик на процеса: човекът, който върши работата ден след ден и познава изключенията. При анализа той е най-ценният източник на информация.
• Представител на крайните потребители: служителят, който реално ще използва софтуера на терен, в склада или в офиса. Той казва дали потокът на екраните работи в действителност.
• Отговорник за данните и системите: човекът, който знае къде се намират текущите файлове, бази данни и други системи; той е адресатът на въпросите за интеграция и прехвърляне на данни.

Ако тези четири роли се определят на първата среща, повечето следващи етапи се ускоряват. Защото „ключовото решение“ на всеки етап всъщност зависи от това дали един от тези хора ще отговори навреме.

Процесът преди екраните; потребителят, данните и бизнес правилото преди списъка с функции.

Докъде може да се стигне с Excel, WhatsApp и готов софтуер?

В малки екипи, с малко записи и при работа, чиито правила рядко се менят, Excel и WhatsApp вършат добра работа; освен това не изискват никаква разработка. Проблемът започва, когато версиите се умножат, един и същ файл се обновява от няколко души и възникне въпросът „кой какво и кога е одобрил“. Правата не могат да се разделят, историята не може да се проследи, информацията остава в телефоните на хората. Готовият софтуер обикновено е най-бързият път, когато процесът ви е стандартен; софтуерът по поръчка има смисъл там, където истинската ви разлика е в процеса и нагаждането към готовия инструмент ви носи работа всеки месец.

Понякога решението не е нов софтуер, а опростяване на процеса. Първо да се начертае текущият поток, да се види тясното място и едва след това да се реши — така най-често се стига до по-евтин и по-бърз резултат. В това отношение работата по пътна карта за дигитална трансформация е стъпка, която може да се направи преди решението за софтуер.

Шест чести грешки, които забавят процеса

• Да пропуснете анализа и направо да искате екрани.
• Да не включите в срещите човека, който познава процеса.
• Да не запишете критериите за приемане.
• Да се опитвате да вместите всичко в първата версия; да не водите списък за втората версия.
• Няколко души, вземащи решения, да искат промени, без да знаят един за друг.
• Да оставите пускането в експлоатация и информирането на потребителите за последния ден.

Как YazSis води процеса по разработка на софтуер по поръчка?

YazSis води работата по софтуер по поръчка в четири блока: първо се изясняват целта, потребителите, данните и бизнес правилата; след това се проектират потокът на използване и устойчива техническа структура; после следват модулна разработка и проверка с реални сценарии; накрая системата се пуска, измерва и подобрява с обратна връзка. Обхватът може да включва уеб приложения, панели за управление с права по роли, потоци „заявка – одобрение – възлагане“, мобилни приложения, API услуги за обмен на данни с други системи и бекофис интерфейси за натоварени оперативни екипи. В тази статия не даваме срокове или цени; и двете се обсъждат заедно с обхвата след анализа.

Ако не сте сигурни от кой етап да започне вашият процес, разгледайте подхода ни на страницата Софтуер по поръчка и заявете първа среща, като опишете накратко нуждата си.