Проследяване на зачисляването: да знаете у кого е активът и в какво състояние е

Един служител напуска. Лаптопът, телефонът и ключът му от офиса у него ли са, в ИТ отдела ли, или в друг екип? Ако отговорът се търси в таблица, обновена миналия месец, значи проследяването на зачисляването зависи от хората. Програмата за проследяване на зачисляването е софтуер, който записва у кой служител или на какво място са активите на компанията, текущото им състояние и историята на предаването, връщането и прехвърлянето.

В тази статия обясняваме как проследяването на зачисляването може да се подреди, как се прехвърлят наличните списъци и как инвентаризацията става по-лесна, като разглеждаме модула „Управление на активи и зачисляване“ в YazSis KurumsalPortal.

Една карта за всеки актив

Модулът дава на всеки актив уникален номер на зачисляване и открива за всеки актив инвентарна карта с баркод. В картата заедно се виждат собственикът на актива, мястото, състоянието и историята на движенията му. Така отговорът на въпроса „У кого е това устройство сега и къде е ходило последно?“ се чете от картата, без да се ровите в кореспонденция или таблица. Объркването на два лаптопа от един и същ модел е често срещан проблем там, където се води таблица; уникалният номер цели да предотврати тази бъркотия още в началото. Ако наличните ви списъци стоят в Excel, не е нужно картите да се откриват една по една; по-долу обясняваме как се прави това.

Шест състояния, един жизнен цикъл

През жизнения си цикъл активът е в едно от шест състояния и всяка промяна се записва в картата:

• Свободен: не е зачислен на никого, готов за ползване.
• Зачислен: определен на служител или на място.
• В ремонт: в процес на поправка.
• Повреден: не работи, чака решение. Отделното следене на това състояние предотвратява повреден уред по погрешка да се брои за „свободен“ и да се даде на друг.
• Бракуван: изведен от употреба.
• Изгубен: не може да се намери.

Движенията по зачисляване, връщане, прехвърляне, повреда, ремонт, бракуване и загуба се натрупват в картата на актива. Назад във времето може да се проследи у кои служители е ползвано дадено устройство, кога се е повредило и кога е изпратено за ремонт.

Как се закрива зачисляването на напускащ служител?

1. Прегледайте активите, които са на името на напускащия служител, по човек.
2. Запишете връщането на всеки актив; движението се вписва в картата.
3. Ако активът ще мине към друг служител или място, направете прехвърлянето със същия запис.
4. Ако е върнат повреден или увреден уред, отразете състоянието му в картата.
5. Когато всички активи са върнати, зачисляването на служителя е закрито.

Връщането на зачисленото от напускащия служител се закрива със същия процес; не е нужен отделен формуляр или допълнителна таблица. В един запис се вижда от кого на кого е минал активът и у кого е в момента. Докато досието на напускащия служител се закрива, не остава въпросът „У кого е още това устройство?“.

Какво става със съществуващия Excel списък?

Много компании вече водят инвентара си в таблица. В KurumsalPortal има масово импортиране от Excel; наличният списък с активи може да се прехвърли в модула „Управление на активи и зачисляване“, без записите да се въвеждат един по един. По-късно записите могат да се експортират като отчет в XLSX, така че при инвентаризация и проверка текущият списък е у вас. Тоест не е нужно да пишете наличния си инвентар отначало: след прехвърлянето ползвате портала като единствен източник, вместо да държите същата информация на две места, а старата таблица пазите като архив.

Защо инвентаризацията се ускорява?

Тъй като в картата заедно са собственикът, мястото и състоянието, при инвентаризацията на въпроса „Има ли това устройство в списъка и у кого се води?“ се отговаря бързо. Разликата между физически намереното и вписаното в записа излиза наяве по време на инвентаризацията. Когато картите се поддържат актуални, вместо да правите инвентаризацията като голямо годишно събитие, може да правите и кратки проверки по място или по звено. Ползите, към които се стреми модулът, са по-нисък риск от загуби, по-бърза инвентаризация и пълна история на зачисляванията. При инвентаризацията има четири основни точки за проверка:

• Мястото в картата и физическото място на устройството същото ли са?
• Собственикът в картата и човекът, който реално ползва устройството, един и същ ли са?
• Състоянието в картата отразява ли действителността; например устройство, което се води „зачислено“, не е ли всъщност повредено?
• Има ли устройство на терен, което не е вписано в записа?

Кой го ползва?

• Администрация: открива картите на активите, води зачисляванията и връщанията; при инвентаризация сравнява картите с физическото състояние.
• Информационни технологии: следят състоянието на компютри, телефони и други устройства, записите за повреди и ремонти; виждат от картата дали устройство, върнато от ремонт, е готово за ново ползване.
• Склад и човешки ресурси: следят свободните активи и участват в процеса на зачисляване при постъпване и напускане.

Подробности за модула ще намерите на страницата Управление на активи и зачисляване, а как се връзва с другите модули — на страницата KurumsalPortal.