Формуляр за оценка на интервю: образец, критерии и скала за точкуване

Интервюто приключи. Първият интервюиращ казва: „Много добър човек, ще пасне на екипа“; вторият казва: „Според мен беше слаб“. Безсмислено е да питате кой е прав, защото двамата не са измервали едно и също: единият е оценявал атмосферата на разговора, другият — техническите отговори. Третият казва: „Записах си бележките някъде“, но тетрадката не може да се намери. На срещата за решение всеки разказва впечатленията си и никой не показва доказателство; накрая надделява мнението на онзи, който говори най-гръмко. Тъй като не сте проверили кандидатите с едни и същи въпроси, не можете да сравните справедливо никой от тях с другите. Формулярът за оценка на интервю съществува, за да запълни тази празнина.

Формулярът за оценка на интервю служи за оценяване на всички кандидати, интервюирани за една позиция, по едни и същи критерии и една и съща скала за точкуване и събира на една страница бележките на интервюиращия и препоръката за решение. По-долу ще намерите пример, който можете да копирате и адаптирате към своята позиция, скала за точкуване и начин да свържете формуляра с досието на кандидата.

Образец на формуляр за оценка на интервю и критерии

Таблицата по-долу е начален шаблон. Променете критериите според позицията; колоните „Точки“ и „Бележка с доказателство“ интервюиращият попълва, без да ги оставя празни.

Когато използвате таблицата, обърнете внимание на две неща. Първо, примерният въпрос е само отправна точка; важното е въпросът да се задава на всеки кандидат по един и същи начин. Второ, колоната „Бележка с доказателство“ е за записване на конкретния пример, който кандидатът е дал, а не на мнението на интервюиращия. Ако вместо „обясни добре“ напишете „разказа, че е решил забавянето в последния проект на две стъпки“, на срещата за решение остава доказателство, което може да оцени и някой друг.

Горна и долна част на формуляра

• Горна част: име на кандидата, позиция, дата на интервюто, име на интервюиращия, вид интервю (първоначално, техническо, финално).
• След таблицата: по два реда за силните страни и за точките, които изискват внимание.
• Обща препоръка: продължава, изчаква, не продължава. Обосновката на препоръката се пише в едно-две изречения.
• Подпис или потвърждение на интервюиращия и дата на попълване на формуляра.
• Допълнителна информация, ако има: практически бележки извън решението, като очаквано възнаграждение, начална дата или срок на предизвестие, се водят в отделно поле и не се смесват с точките.

Примерна адаптация: позиция търговски представител

Да вземем измислен пример. Търсите нов търговски представител. Вместо „Познаване на ролята“ пишете „Разбиране на нуждите на клиента“ и формулирате въпроса така: „Как изяснявате заявката на клиента още на първата среща?“ Критерия „Отговорност и проследяване“ конкретизирате като „дисциплина в проследяването след срещата“, а в бележката с доказателство записвате дали кандидатът е дал конкретен пример за проследяване. Имената на критериите се променят, структурата остава същата: описание на поведението, един и същ въпрос, определени точки, доказателство.

Как се подготвя формуляр за оценка на интервю по компетенции?

Формулярът по компетенции превръща въпроса „хареса ли ми този човек?“ във въпроса „показа ли поведението, нужно за позицията?“. За да го подготвите, можете да следвате този ред:

1. Изберете пет-шест компетенции, които определят успеха на позицията; твърде многото критерии правят формуляра непопълваем.
2. Опишете всяка компетенция с наблюдаемо поведение. Вместо „силна комуникация“ напишете „обяснява сложна тема просто и подредено“.
3. За всяка компетенция задавайте едни и същи въпроси на всички кандидати; така отговорите стават сравними.
4. Слушайте отговорите в реда ситуация, задача, действие, резултат и си водете бележки в същия ред.
5. Решете от самото начало дали ще давате по-голяма тежест на компетенциите, които са по-определящи за позицията.
6. Запишете във формуляра скалата за точкуване и какво означава всяка оценка.

Как се определя скалата за точкуване при интервю?

Използва ли се един и същ формуляр на всеки етап от интервютата?

При процеси с няколко етапа точкуването на целия списък с критерии отначало на всяко интервю изморява и кандидата, и интервюиращия. По-приложимият път е критериите да се разпределят по етапи:

• Първоначално интервю: комуникация, интерес към позицията и основно съответствие; кратък формуляр, три-четири критерия.
• Техническо или специфично за работата интервю: познаване на ролята и решаване на проблеми; бележките с доказателство са по-подробни.
• Финално интервю: работа в екип, отговорност и съвпадение на очакванията; отворените въпроси от предишните формуляри се задават отново.

Ако е ясно на кой етап кой критерий се точкува, на срещата за решение не се появяват няколко оценки за един и същ критерий; всеки критерий има ясен собственик и доказателство.

Чести грешки при попълването на формуляра

• Първото впечатление се пренася върху всички оценки: впечатлението от първите минути определя точките по всички критерии.
• Висока оценка за кандидат, който прилича на вас: точките се дават извън критериите — заради общо минало, общи интереси и други подобни.
• Попълване на формуляра дни по-късно: паметта се заменя от тълкувания; попълнете формуляра веднага след интервюто.
• Винаги тройка: избягването на решение скрива разликите. Бележките с доказателство намаляват тази склонност.
• Оценка, дадена след поглед към чуждата: интервюиращите трябва първо да попълнят формуляра самостоятелно, а после да сравнят.

Как да свържа бележките от интервюто с досието на кандидата?

Дори формулярът да е попълнен, ако стои в отделен файл, далеч от кандидатурата, автобиографията и взетото решение, след три месеца няма да можете да отговорите на въпроса „защо не продължихме с него?“. За да свържете бележките с досието на кандидата, помагат тези стъпки:

1. Планирайте интервюто от досието на кандидата; датата, участниците и видът на интервюто да влизат в записа.
2. Всеки интервюиращ да попълва формуляра веднага след интервюто, без да вижда оценките на другите.
3. Точките и бележките с доказателство да се добавят към досието на кандидата; формулярът да не остава в отделен файл.
4. На срещата за решение всички формуляри да се отварят един до друг от досието на кандидата.
5. Решението и кратката обосновка да се записват в същото досие; при изготвянето на отчети за процеса да се използва този запис.

Кога са достатъчни формулярите на хартия и в Excel?

Ако за дадена позиция се интервюират малко кандидати, може да е достатъчно формулярът да се разпечата, попълни и добави към папката на кандидата. Проблемите започват, когато броят на интервюиращите и кандидатите нарасне: формулярите остават по бюрата на различни хора, някои изобщо не се попълват, сканираните листове не се свързват с досието на кандидата. А когато в Excel се води обща таблица с точки, бележките с доказателство не се побират в реда и се съкращават; губи се точно информацията, която е най-нужна на срещата за решение.

Запис на интервюта и решения в KurumsalPortal

В модула Управление на кандидатури след оценката на кандидата се планира интервю и резултатът се записва. Бележките от оценката, данните за интервюто и взетото решение се пазят в досието на кандидата; така отделът „Човешки ресурси“, мениджърът по подбора и ръководителят на звеното гледат един и същ запис. Можете да използвате таблицата с критерии по-горе като формат на своите бележки. Допълнителни нужди, като шаблон за точкуване по критерии, обсъждаме заедно при анализа на нуждите.

Ако искате да водите записите за интервюта и решения, без да ги отделяте от кандидатурата, разгледайте модула Управление на кандидатури и общата структура на KurumsalPortal.