Приемо-предавателен протокол за лаптоп и телефон: предаване, връщане и повреди

На бюрото на новия служител са оставени лаптоп, телефон и зарядно. Три месеца по-късно някой пита къде са същите устройства: при кого е лаптопът? Върнаха ли се калъфът и зарядното на телефона? Устройството, изпратено с куриер на търговския представител, който работи от вкъщи, доставено ли е и в какво състояние? ИТ екипът търси отговорите в таблица, във верига от имейли и в нечия памет. В тази статия представяме шаблон на протокол за зачисляване за компютър и телефон, проследяването на устройства, дадени на дистанционни служители, и как се отразява записът при повреда или замяна.

Протоколът за зачисляване на компютър е документ за предаване, в който се записват идентификацията на устройството – лаптоп, телефон, таблет, – предоставено от фирмата на служител, аксесоарите и състоянието му при предаването; към него се прибягва при връщане и повреди. Нарича се още приемо-предавателен протокол за компютър или протокол за предаване на ИТ оборудване; някои фирми обединяват телефона и компютъра в един формуляр, други водят отделен формуляр за всяко.

Какви полета трябва да съдържа протоколът за зачисляване на компютър?

Можете да съкратите или разширите шаблона по-долу според вашите видове устройства. Записите в дясната колона са само примерни.

Какво е различното в протокола за компютър и за телефон?

Двата вида устройства се описват в един и същ формуляр, но се различават в няколко полета:

• За телефона се записват отделно IMEI номерът и, ако има, данните за SIM картата; за компютъра е достатъчен серийният номер.
• За телефона във формуляра се добавя въпрос дали са включени заключването на екрана и функцията за откриване на устройството; за компютъра се пита за криптирането на диска.
• За телефона като изрична точка се записва правилото за лично ползване и лични приложения, а за компютъра – забраната да се инсталира неразрешен софтуер.
• Списъкът с аксесоари при телефона се свежда до калъф и зарядно, а при компютъра – до чанта, адаптер и периферни устройства.
• И при двата във формуляра се отбелязва датата, на която изтича поддръжката от производителя, за да се улесни решението при повреда.

Отговорът на въпроса „един формуляр или два?“ зависи от броя на устройствата ви. Ако на служител обикновено се дават един компютър и един телефон, един формуляр е достатъчен: горната част съдържа данните на служителя, а долната отваря отделен ред за всяко устройство. Ако устройствата се дават и връщат по различно време, отделен формуляр за всяко е по-чисто решение, защото връщането на едното не обърква записа на другото.

Контролен списък за деня на връщане

Денят на връщане заслужава запис колкото и предаването. Когато устройството се върне, отбелязването на следните точки по ред предотвратява повечето спорове по-късно:

• Съвпада ли серийният номер или IMEI с номера в протокола?
• Върнаха ли се всички аксесоари, записани при предаването, и вписана ли е липсващата част в списъка?
• Сравнено ли е физическото състояние на устройството с бележката при предаването; ако има нова повреда, отбелязана ли е с дата и описание?
• Премахнати ли са личните файлове и акаунти на служителя от устройството?
• Приключено ли е от страна на ИТ необходимото архивиране или изтриване на фирмените данни?
• Записани ли са във формуляра датата на връщане и името на приелия устройството, подписали ли са двете страни?
• Вписано ли е следващото състояние на устройството (свободно, за поддръжка, за брак)?

Как се проследява лаптоп, зачислен на дистанционен служител?

Дистанционният служител не получава устройството на ръка; предаването се превръща в пратка с куриер. Затова освен протокола значение придобиват и стъпките, които показват, че предаването наистина се е състояло:

1. Преди да изпратите устройството, попълнете протокола, проверете серийния номер и списъка с аксесоари и го сложете в кутията.
2. Отбележете номера за проследяване на пратката в записа за зачисляване; тъй като устройството още не е доставено, маркирайте състоянието му отделно.
3. Когато служителят получи устройството, нека го потвърди; потвърждението да остави писмена следа (имейл или запис).
4. Запишете местоположението на устройството като „дистанционен служител“, по възможност с информация до ниво град.
5. През определени интервали, например веднъж годишно, потвърждавайте, че устройството все още е при служителя и работи.
6. Когато е нужно връщане, впишете пратката и получаването в същата карта; липсващия аксесоар отбележете още същия ден.

Как се отразява записът, когато устройството се повреди и бъде сменено?

Представете си малък сценарий: лаптопът на служител от търговския екип не се включва. ИТ екипът му дава резервно устройство от склада, а повреденото изпраща за ремонт. Ако не се води запис, се губят три неща: кое устройство използва служителят в момента, къде е повреденото и при кого е било първото устройство преди.

• Зачисляването на повреденото устройство се закрива, а статусът му се обновява на „Повреден“ или „В ремонт“.
• За резервното устройство се попълва нов протокол за предаване; серийният номер и аксесоарите се записват отново.
• Устройството, върнато от ремонт, минава в статус „Свободен“, когато се освободи, и се дава на следващия човек с нов протокол.
• Датите и бележките от ремонта остават в историята на движенията на устройството.

Ако можете да кажете при кого е дадено устройство в момента, без да отваряте папка, значи системата ви за зачисляване работи.

Кога стига инвентарен списък в Excel и кога не?

В екип с двадесет-тридесет устройства една таблица в Excel и сканираните протоколи в папка вършат работа; колоните със сериен номер, човек и дата отговарят на много въпроси. С нарастването на броя устройства и честотата на смяна таблицата започва да се обновява от две места, бележките за повреди остават в имейлите и става обичайно едно и също устройство да се води на два различни реда на двама различни души. Най-голямата слабост е загубата на историята: когато редът се презапише, предишният потребител се изтрива.

Ако ще продължите с Excel, поне водете отделно следните колони и вместо да изтривате старите редове, добавяйте нови: номер на зачисляване, сериен номер, вид устройство, потребител, дата на предаване, дата на връщане, статус и бележка. Ако всяко предаване или връщане е отделен ред, историята на устройството може да се извади с филтър. Дори тази дисциплина прави Excel достатъчен за кратко време, но пак вие ще трябва да определяте кой кой ред обновява.

Историята на зачисляването и повредите на устройството в KurumsalPortal

В модула Управление на активи и зачисляване за всяко устройство се създава инвентарна карта с баркод и се дава уникален номер на зачисляване. Устройството се следи в един от статусите Свободен, Зачислен, В ремонт, Повреден, Бракуван и Изгубен; движенията по зачисляване, връщане, прехвърляне и ремонт се натрупват в картата. Можете да импортирате наведнъж съществуващия си списък от Excel, без да въвеждате записите един по един, и да изтеглите отчет в XLSX за инвентаризация или одит.

За повредите модулът IT поддръжка / Help Desk събира заявката на служителя като тикет, определя категорията и приоритета ѝ, възлага я на специализирания екип и следи SLA и времето за решаване. Практичен похват е в описанието на тикета да се пише номерът на зачисляване на устройството; така по-късно се вижда коя заявка за кое устройство е. Модулите работят върху обща инфраструктура за потребители и права, а служителите ги отварят от браузъра на телефона. Така административният отдел, ИТ и ЧР гледат един и същ запис за устройството, а устройствата, които трябва да се върнат при напускане на служител, се виждат на същото място.

Ако искате да следите предаването, връщането и ремонтите на устройствата в една карта, разгледайте процеса на страницата Управление на активи и зачисляване.