Как се пише приемо-предавателен протокол за имущество? Раздели, образец, дигитален запис

Отговорникът на склада съобщава, че ръчният терминал на екипа е повреден. Служителят, който последен е получил устройството, казва: „При мен дойде работещ“; предишният потребител отговаря: „Предадох го изправен.“ И двамата говорят искрено, но тъй като състоянието на устройството не е записано при предаването, няма запис, който да показва кой е прав. Това е и основната причина да се пише протокол: моментът на предаването, заедно със състоянието в този момент, да се превърне в документ, който двете страни признават. По-долу ще видите какви раздели трябва да съдържа протоколът, както и образец на текст, който можете да копирате и да адаптирате за своята организация.

Протоколът за зачисляване (приемо-предавателен протокол) е писмен запис, потвърден от предаващата и приемащата страна, който показва на кого, кога и в какво състояние е предаден фирмен актив. Добрият протокол изяснява на една страница както предаването, така и задълженията на приемащия.

Как се пише протокол за зачисляване? Осем раздела

Как се описва „състоянието при предаването“?

Това е най-пренебрегваната и същевременно най-полезната част от протокола. Записът „в добро състояние“ не защитава никого, защото какво се смята за добро, винаги може да се оспори. Използвайте измерими формулировки, които могат да се проверят с просто око:

Образец на протокол за зачисляване: текст за копиране

Текстът по-долу е проста основа, която можете да адаптирате според политиката на вашата организация. Пренапишете раздела с условията според правилата на фирмата си.

ПРОТОКОЛ ЗА ЗАЧИСЛЯВАНЕ — Номер на зачисляване: ……… | Дата: ……… | Предава (име, звено): ……… | Приема (име, звено, длъжност): ……… | Описание на актива: ……… | Марка и модел: ……… | Сериен номер: ……… | Инвентарен номер/баркод: ……… | Предадени аксесоари: ……… | Състояние при предаването: ……… | Условия: Активът се използва само за служебни цели; загуба, неизправност и повреда се съобщават без забавяне на съответното звено; при смяна на длъжността или напускане активът се връща. | Предава: ……… Подпис: ……… | Приема: ……… Подпис: ………

Шест чести грешки при писането на протокол

• Не се записва серийният номер; когато има няколко устройства от един модел, не е ясно кое е предадено.
• Аксесоарите не се изброяват; зарядното, калъфът или ключът по-късно се смятат за „липсващи“.
• Състоянието при предаването се описва с една дума, например „изправно“.
• Датата остава празна; не може да се докаже кога е започнало зачисляването.
• Съставя се един екземпляр, който остава само във фирмата; приемащият няма никакъв документ в ръцете си.
• Разделът с условията се копира от текст на друга фирма; не отразява вашите правила.

Кога протоколът се пише отново?

Протоколът за зачисляване не е документ, който се пише веднъж и се забравя. Когато активът премине към друг служител, върне се от ремонт, добави се аксесоар или длъжността на служителя се промени, данните за предаването също се променят. Единственият начин да се проследи пътят на актива е при всяка промяна да се открива нов запис или към съществуващия да се добавя допълнение с дата и подпис.

Протоколът и формулярът за зачисляване едно и също ли са?

В ежедневния разговор двете наименования най-често се използват като синоними. Ако е нужно разграничение, на практика то може да се направи така: формулярът за зачисляване е етапът на заявката и одобрението, а протоколът за зачисляване е документът, който се пише при самото предаване и записва състоянието в този момент.

Къде хартиеният протокол не е достатъчен?

Протоколът на хартия или в Excel върши работа, за да се докаже предаването. Трудностите започват след него:

• Протоколът стои в папка; за да видите колко актива са зачислени на един служител, трябва да прегледате всички листове.
• Ако при предаването на актива на друг човек не се напише нов протокол, веригата се прекъсва и устройството продължава да се води на предишния потребител.
• Следващите събития като повреда, ремонт и бракуване не се вписват в протокола; историята на актива остава разпокъсана.
• Не може от едно място да се види списък с всички активи, зачислени на напускащия служител.
• Когато хартията се изгуби или стане нечетлива, изчезва и единственото доказателство за момента на предаването.

Списъкът със зачислено имущество в Excel е крачка напред спрямо хартията: можете да филтрирате и да търсите. Но и той не съдържа подписа и състоянието при предаването, не дава предупреждения и не показва кой и кога е променил реда. А потвърждението „устройството е при теб“ в съобщение в WhatsApp не записва никакви условия и състояние; от верига съобщения протокол за зачисляване не става.

Запис за зачисляване и история на движенията в портала

В YazSis KurumsalPortal модулът Управление на активи и зачисляване дава на всеки актив уникален номер на зачисляване и открива за него инвентарна карта с баркод. В картата се виждат отговорникът, местоположението и статусът на актива; зачисляването, връщането и прехвърлянето се вписват в историята на движенията на картата. Полетата от протокола съответстват на следното:

Ако текущият ви списък с дълготрайни активи е в Excel, не е нужно да го въвеждате ред по ред; има масов импорт. Записите могат да се експортират и като XLSX отчет.

Хартиеният протокол и дигиталният запис не са конкуренти. Протоколът записва състоянието в момента на предаването със съгласието на двете страни, а дигиталният запис за зачисляване проследява живота на актива след предаването: у кого е, къде е, в какво състояние е и през какви движения е минал. Решението зависи от това дали организацията се нуждае от първото, от второто или от двете.

Първи стъпки при прехода към дигитален запис за зачисляване

1. Съберете текущия си списък с дълготрайни активи и зачислено имущество в един файл в Excel.
2. Определете за всеки актив уникален номер на зачисляване и начин на баркодиране.
3. Импортирайте списъка масово и отбележете отделно записите без ясен отговорник и местоположение.
4. При нови предавания откривайте запис за движение едновременно с писането на протокола.

Ако искате да преместите записите за зачисляване от хартия в система с история на движенията, разгледайте модула „Управление на активи и зачисляване“.