Образец на молба за отпуск: какви полета трябва да има формулярът и стъпки за одобрение

На бюрото в ЧР стои молба за отпуск: датите са попълнени, има подпис, но полето „връщане на работа“ е празно. Служителят 12 дни ли поиска или 10? Ръководителят казва „одобрих я“, но от листа не става ясно какъв е видът отпуск, а полето за остатъка е задраскано на ръка. Когато формулярът е непълен, всяко липсващо поле после се превръща в телефонни разговори, писмо с корекция и спор за остатъка. В тази статия ще намерите формуляр за заявка за отпуск, който можете да копирате и адаптирате за своята фирма, попълнен пример и стъпките за одобрение.

Молбата за отпуск е документ, който на една страница записва искането на служителя за отпуск, вида отпуск, датите и стъпките за одобрение. Добрият формуляр прави заявката разбираема от първото прочитане, показва остатъка и позволява веригата на одобрение да се проследи по реда на подписите.

Образец на формуляр за заявка за отпуск: 12 полета

Образец на молба за платен годишен отпуск: допълнителни полета

При платения годишен отпуск няколко допълнителни полета в същия формуляр намаляват споровете за остатъка. Те могат да се съберат в отделно каре в долната част на формуляра:

• Дата на придобиване на правото на отпуск и период (за коя година се ползва правото)
• Общ полагаем брой дни, вече ползвани и оставащи дни
• Ако отпускът се ползва на части – поредна част и план за оставащите части
• Ако остатъкът вече е коригиран – кратко обяснение

Допълнителни полета за почасов и неплатен отпуск

Същият формуляр може да се използва и за почасов, и за неплатен отпуск; просто някои полета се заменят с други. При почасовия отпуск вместо дни се записват начален и краен час, общият брой часове и дали служителят ще се върне на работа. При неплатения отпуск е важен ефектът върху изчисленията:

• При почасов отпуск: начален час, краен час и общ брой часове
• От кой остатък се приспада почасовият отпуск (платен годишен, по уважителни причини или нито един)
• При неплатен отпуск: съгласие на служителя, че за тези дни не се изплаща заплата
• При неплатен отпуск: брой дни за счетоводството и за уведомяване на SGK (турската институция за социално осигуряване)
• При отпуск, който може да се удължи: дата за преразглеждане

Как протича одобрението на отпуска?

1. Служителят попълва формуляра, подписва го и го предава на ръководителя си.
2. Ръководителят преглежда работния план и проверява дали в екипа няма друг отпуск в същите дни.
3. Ръководителят вписва решението си: одобрено, отказ или предложение за други дати. При отказ и предложение за други дати причината се посочва с едно кратко изречение.
4. ЧР проверява остатъка и вида отпуск и дава своето одобрение.
5. Отпускът се записва в регистъра и в календара на екипа, остатъкът се обновява.
6. Служителят научава резултата, а формулярът се прилага към досието.

Шестте най-чести грешки в молбата за отпуск

1. Липсва дата на връщане на работа; служителят и ръководителят тълкуват крайната дата различно.
2. Видът отпуск не е посочен; после се спори дали е бил по уважителни причини или платен годишен.
3. Не е уточнено дали броят дни включва почивните и официалните празнични дни.
4. Остатъкът е вписан от самия подател и числото е остаряло.
5. Липсва дата на одобрение; не става ясно колко дълго е чакала заявката.
6. Липсват данни за заместник; когато отпускът започне, не се знае кой поема работата.

При изготвянето на формуляра три малки правила улесняват работата: пишете датите навсякъде в един и същ формат, до всеки подпис поставяйте дата и име и събирайте формуляра на една страница. Ако стане две страници, обикновено има ненужно поле или е нужен отделен формуляр.

Попълнен примерен формуляр

Попълненият пример по-долу е изцяло измислен; хората и числата служат само да покажат как се чете формулярът.

Когато четете примера, обърнете внимание на четири неща. Крайната дата е петък, а датата на връщане – понеделник; почивните дни не се броят отделно и двете дати не се объркват. Броят дни е посочен, затова разликата в остатъка (от 11 на 6) се проверява с един поглед. Решенията на ръководителя и ЧР са с дати – вижда се за колко дни е решена заявката. Полето за заместник е попълнено, затова при започване на отпуска е ясно на кого е предадена работата.

Хартиен формуляр, снимка в WhatsApp и Excel: къде работят и къде се провалят?

Общият проблем и на трите метода е, че формулярът е отделен запис, но не обновява нито остатъка, нито календара. Дори молбата за отпуск да е попълнена и подписана, ако някой е забравил да приспадне дните, следващата заявка започва с грешно число. Формулярът е доказателство, но не е регистър; регистърът е мястото, където резултатът от формуляра се отразява в остатъка и календара. Когато един и същ човек върши двете неща ръчно и едно след друго, нещата засичат най-често: формулярът е одобрен, регистърът се обновява следващата седмица, а междувременно втора заявка се преценява по старото число.

Без формуляр: заявка от телефона и многостепенно одобрение

В YazSis KurumsalPortal модулът Мобилно управление на отпуски пренася стъпките от формуляра в дигитален поток. Служителят създава заявка за отпуск от браузъра на телефона си, без да инсталира приложение, а потокът продължава така:

1. Създайте заявката.
2. Проверете остатъка.
3. Изпратете на ръководителя.
4. Завършете одобрението от ЧР.
5. Отразете в календара.

Аналогът на реда на подписите в хартиения формуляр е веригата на одобрение: докато многостепенното одобрение не приключи, отпускът не е окончателен и всяка стъпка остава записана. Одобреният отпуск се отразява в календара на екипа и остатъкът се обновява; записите могат да се изтеглят и като XLSX отчет. Кои полета от формуляра и в какъв вид ще се пазят в портала, зависи от настройката; тази статия не твърди, че модулът съдържа всичките дванадесет полета от горната таблица.

Ако искате да превърнете хартиения формуляр в поток от заявки, попълвани от телефона, можете да разгледате модулите на страницата на KurumsalPortal.