Корпоративен портал или отделни програми? Критерии за вземане на решение

Краткият отговор е: нито едното не е грешно. Разликата се проявява според това колко се докосват процесите един до друг. Подходът на корпоративния портал е моделът, който събира отпуски, имущество, посетители, одит и други работи в обща инфраструктура за потребители, права и известяване; подходът с отделни програми означава да използвате отделен продукт за всеки процес.

Тази статия е по-скоро ръководство за вземане на решение, отколкото представяне на продукт; целта ни е да ви помогнем да вземете решението с правилните въпроси, който и път да изберете. Примерите даваме чрез YazSis KurumsalPortal, но критериите важат за всяко решение, което обмисляте.

Къде отделните програми са силни

• Дълбока експертиза: В области като ведомост за заплати, счетоводство или производствено планиране има продукти, узрявали с години за точно тази работа.
• Съществуваща инвестиция: Разглобяването на система, която екипът познава добре и която работи, най-често е излишен риск.
• Нужда на едно звено: За работа, която засяга само един отдел и не се пресича с другите процеси, отделен продукт може да е достатъчен.

Тоест „да съберем всичко в един софтуер“ не е цел сама по себе си. Има смисъл да се запази продуктът, който върши добре една работа; проблемът е, че с увеличаването на броя на продуктите се увеличават и шевовете между тях.

Скритата цена на отделните програми

Истинският разход се трупа не в самите продукти, а в празнините между тях. Когато нов служител започне работа, се откриват отделни акаунти в системата за отпуски, в регистъра на посетителите, в таблицата за имущество и в инструмента за съобщения. А когато служителят си тръгне, същото закриване трябва да се извърши на пет места; ако в едно бъде забравено, вътре остава стар потребител.

• Във всеки продукт има отделен списък с потребители, отделна парола и отделна логика на права; никой не знае как човекът, който е „администратор“ в единия, е упълномощен в другия.
• Известията идват от пет различни места; служителят не знае кое да гледа.
• За управленския отчет данните се събират ръчно.
• Договорът, актуализацията и поддръжката на всеки продукт се следят поотделно; датите на подновяване са разпръснати из различни месеци.

Истинският принос на портала: общи права

Най-конкретната полза от корпоративния портал е управлението на правата от едно място. В модула Управление на менюта и права на KurumsalPortal правата за преглед и за действие се определят на нива роля, отдел и потребител. На потребител може да се даде само право за преглед на дадено меню; правото за действие се определя допълнително. Така не всеки, който трябва да вижда информацията, става човек, който може да я променя.

Временният достъп също се управлява от същото място: на човека, който замества ръководител в отпуск, може да се даде право за определен срок. Тъй като всяко дадено и отнето право се записва, по-късно може да се провери кой кога е имал кое право. За системните администратори и ИТ екипите това означава да отговарят на заявки за права от един запис, а не „като гледат през купища екрани“. Така и принципът на минималните права става приложим на практика.

Ако правата се управляват в пет различни продукта, не е възможно да се знае кой какво може да вижда; ако се управляват на едно място, дори въпросът става по-лесен.

Шест критерия за решението

1. Колко са свързани процесите? Дейности като отпуски, задачи, обяви и посетители, до които се докосва всеки служител, печелят от обща инфраструктура; работите на един отдел — по-малко.
2. Колко различни продукта сте готови да управлявате? Всеки продукт означава един договор, една актуализация и един канал за поддръжка.
3. Колко чувствителни са правата и личните данни? Определянето на обхвата по роли на едно място намалява възможността за грешка при чувствителни данни.
4. Как ще имат достъп служителите? Един вход, който се използва от браузъра на телефона без инсталиране на приложение, прави разлика за екипите на терена и за тези, които работят на смени.
5. Каква ще е връзката със съществуващите системи? Ако няма да се отказвате от ERP, система за отчитане на работното време (PDKS) или система за заплати, потокът от данни трябва да се обсъди от самото начало.
6. Как ще расте? Може ли да започнете малко и да добавяте модули, или всяка нова нужда е нова покупка?

Практичен начин за оценка е следният: запишете трите процеса, които през последния месец са създали най-много имейл и телефонен трафик. Колко от тези процеси засягат едни и същи служители, едни и същи одобряващи и едни и същи канали за известяване? Ако отговорът е „повечето“, общата инфраструктура ви спестява време; ако е „нито един“, и отделен продукт може да е достатъчен.

Смесеният модел също е валиден

Решението често не е „всичко или нищо“. KurumsalPortal се състои от 33 модула и не е нужно да се вземат всички заедно; започва се с необходимите модули, а с растежа на нуждата новите се добавят към същата инфраструктура за потребители, права и известяване. Порталът работи самостоятелно: ако е нужен поток от данни със система ERP, за отчитане на работното време (PDKS) или за заплати, какви данни и как ще се прехвърлят се определя заедно при анализа на нуждите. Не говорим за готова интеграция; обхватът се оформя според проекта. Това показва, че смесеният модел е реалистичен вариант: системите, които изискват експертиза, остават на мястото си, а разпилените работи между тях се събират в портала.

За да видите кои модели подхождат на вашия процес, можете да разгледате списъка с модули на страницата KurumsalPortal, а кои работи ще се възползват от общата инфраструктура можем да преценим заедно при анализа на нуждите.