Какво е управление на инвентара? Разлика между учет на активи и на наличности

На едно и също заседание двама души казват „инвентар“. Финансовият отдел има предвид списъка с компютри, телефони и бюра в офиса, а отговорникът на склада — количествата продукти по рафтовете. Двамата говорят с една и съща дума за два различни регистъра и заседанието продължава цял час, без да се разберат. При това и двете страни са прави: в деловия език „инвентар“ и „инвентаризация“ означават както „списък на притежаваните активи“, така и „преброяване на наличната стока“. Това объркване се появява и при избора на софтуер, и при планирането на инвентаризация, дори и при писането на длъжностна характеристика за нов служител. Затова първо трябва да се разграничат значенията на думата.

Управлението на инвентара е начин на водене на регистър и проследяване на това какви активи и материали притежава предприятието, къде и у кого се намират, в какво количество и в какво състояние. В ежедневната практика то обхваща два различни вида учет: учет на активите и учет на наличностите.

Инвентарът и наличностите едно и също ли са?

Не; двете си приличат, но отговарят на различни въпроси. Учетът на активите проследява всяка вещ за дългосрочно ползване поотделно, а учетът на наличностите — материалите за продажба или употреба по количество.

Какво обхваща управлението на инвентара?

1. Идентификация. Всяка позиция или вещ получава уникален идентификатор; баркодът улеснява тази задача.
2. Местоположение и отговорник. В записа стои на коя локация, у кой служител или в кой склад се намира вещта.
3. Регистър на движенията. Всяка промяна — предаване, връщане, прехвърляне, заприхождаване и изписване — се записва с дата.
4. Проследяване на състоянието. Информацията за състоянието — работи, повредена, в ремонт, бракувана — се поддържа актуална.
5. Инвентаризация и проверка. Данните в регистъра периодично се сравняват с действителното положение на място.
6. Отчети. Отговорите на въпроси като „у кого какво има“, „коя позиция е на критично ниво“, „коя вещ е повредена“ се получават от едно място.

Тези шест функции важат както за активите, така и за наличностите; разликата е в това какво е „единица на учета“. При активите единицата е самата вещ и всяко движение се добавя към историята на една карта. При наличностите единицата е продуктът, а движенията се натрупват в дневник, който увеличава или намалява количеството. Затова двата регистъра не се управляват по една и съща логика, дори да са в един и същ интерфейс.

На какви въпроси отговаря управлението на складовия инвентар?

Складовият инвентар е учетът на наличностите, приложен на място в склада. Това е организация на работата, при която продуктите се описват с категория и баркод, заприхождаванията, изписванията и прехвърлянията в няколко склада се водят в един дневник на движенията, а резултатите от инвентаризациите се сравняват с регистъра. Въпросите, на които тя отговаря, можете да изброите така:

• Колко наличност от този продукт има в кой склад?
• Кой продукт и кога е изпратен от един склад в друг?
• Кой продукт е паднал до критично ниво и може ли да се поръча без забавяне?
• Защо при инвентаризацията количеството на рафта не съвпадна със записаното?

Отговорите на тези въпроси зависят от това дали движенията се въвеждат без забавяне и в правилната карта на продукта. Докато движението не е въведено, в деня на инвентаризацията ще има разлика, а когато има разлика, регистърът трябва да е воден добре, за да се открие причината. В краткосрочен план качеството на складовия инвентар не се определя от софтуера, а от навика всяко заприхождаване и изписване да се записва в същия ден.

Кой регистър на кой въпрос отговаря?

За фирма, която търси система за управление на инвентара, най-удобната отправна точка е да раздели въпросите си на две групи:

• „У кого е сега този лаптоп?“ Учет на активите; запис за зачисляване.
• „Какво оборудване трябва да се вземе от напускащия служител?“ Учет на активите; списък на зачисленото по служител.
• „Кое устройство е в ремонт, кое е повредено?“ Учет на активите; история на състоянията и движенията.
• „Колко броя има в склада?“ Учет на наличностите; количество по склад.
• „Кой продукт е на критично ниво?“ Учет на наличностите; известие за критична наличност.
• „Какво е отишло от склад А в склад Б?“ Учет на наличностите; движение по прехвърляне.

Измислен пример: малка мебелна работилница

Работната маса, бормашината и ръчният терминал в работилницата са активи; всеки има отговорник, местоположение и история на поддръжката. Дъските, винтовете и боята са наличности; важното при тях е колко е останало и кога ще свърши. Ако през същата седмица бормашината се повреди, това се отбелязва в картата ѝ като „Повредена“, а спадането на боята до критично ниво става видимо в учета на наличностите. Двете събития са независими едно от друго, но и двете са проблем на една и съща работилница. Ако се опитате да ги водите в една таблица, ще изгубите от поглед или отговорника на актива, или количеството на наличността.

Пет чести грешки при управлението на инвентара

• Активите и наличностите се водят в една таблица; вещите, които трябва да се следят поотделно, се смесват с материалите, които се следят по количество.
• На вещите не се дават уникални номера; няколко устройства от един модел не могат да се различат.
• Движенията се въвеждат със закъснение; регистърът винаги изостава с крачка от положението на място.
• Инвентаризация се прави само веднъж годишно; колкото повече се натрупват разлики, толкова по-трудно се открива причината.
• Информацията за критично ниво или повреда стои в регистъра, но не се показва на никого; без известие закъснява и решението.

Кога Excel е достатъчен за водене на инвентар и кога се проваля?

При малък брой продукти и един склад Excel обикновено е достатъчен; таблицата е малка и се води от един човек. Трудностите започват, когато броят на движенията и потребителите нарасне. При активите вещта сменя ръцете, таблицата не се обновява и информацията „у кого е“ остарява. При наличностите заприхождаванията и изписванията се записват от различни хора по различно време; един и същ продукт се разделя на два реда и в деня на инвентаризацията таблицата не съвпада с рафта. Освен това таблицата сама не подава сигнал: продукт, паднал до критично ниво, се забелязва едва когато някой погледне в нея.

Два вида инвентар в портала, една инфраструктура

YazSis KurumsalPortal покрива двата вида регистри с два отделни модула. Управление на активи и зачисляване проследява активите с инвентарна карта с баркод и уникален номер на зачисляване; в картата се виждат отговорникът, местоположението и състоянието, а зачисляванията, връщанията, прехвърлянията, повредите, ремонтите, бракуванията и загубите се натрупват в историята на движенията. Управление на склад и наличности описва продуктите с категория и баркод, води заприхождаванията, изписванията и прехвърлянията в няколко склада в един дневник на движенията, проверява инвентаризациите и прави видими критичните нива на наличност.

Двата модула работят върху една и съща инфраструктура за потребители, права и известия. Административният отдел и ИТ работят с активите, а складът и снабдяването — с наличностите, като всяка роля вижда само своя обхват. Ако текущият ви списък с активи е в Excel, той може да се импортира наведнъж; записите могат да се изтеглят и като отчет в XLSX. Хардуер като баркод скенер се уточнява съвместно по време на проекта.

С какво да започнете, зависи от това кой проблем ви тежи най-много в момента. Ако не се знае у кого са устройствата и от напусналите не може да се събере оборудването, има смисъл да започнете с активите. Ако в деня на инвентаризацията рафтът не съвпада с регистъра и липсата на материал се забелязва едва след като е свършил, приоритет е учетът на наличностите. Тъй като модулите могат да се добавят по-късно, не е нужно да въвеждате двата едновременно.

За регистъра на офис оборудването и устройствата вижте страницата Управление на активи и зачисляване, а за склада и продуктите — Управление на склад и наличности; с кой модул да започнете според нуждите си, можем да обсъдим заедно.