Какво е портал за служители? Разлика между HR портал, интранет и самообслужване

Ако сте написали „портал за служители“ в търсачката, най-вероятно търсите страницата за вход на вашата фирма. Този адрес трябва да получите от отдел „Човешки ресурси“ или от ИТ; порталът на всяка фирма работи на собствен адрес, а тази статия не е страница за вход. Тук обясняваме понятието: какво е портал за служители, едно и също ли е с HR портал и с какво се различава от интранета и от т.нар. „самообслужване“? В ежедневния език тези термини се използват като синоними, защото наистина се преплитат. Но когато избирате система или оценявате своята, знанието какво точно търсите ви помага да задавате правилните въпроси.

Порталът за служители е вътрешна фирмена платформа, в която служителите с един вход уреждат вътрешните си дейности – отпуски, зачислени активи, лични досиета, съобщения, задачи и заявки. Служителят сам започва процеса, ръководителят и ЧР одобряват, а записът остава в платформата. По-долу разграничаваме близките понятия едно по едно, а след това разглеждаме примерен процес.

Какво е HR портал?

HR порталът е частта, в която се движат процесите по човешки ресурси: отпуски, лични данни, документи при постъпване, записи за обучения. Въпреки че името поставя ЧР на преден план, той е двустранен: служителят вижда собствените си данни и заявки, а екипът по ЧР управлява постъпващите заявки. HR порталът често е част от по-широк портал за служители. Ако освен отпуските и личните досиета има и други области като зачисляване на активи, посетители, задачи или проверки, използването на една и съща платформа вместо отделна система за всяка от тях опростява управлението на потребителите и правата.

Какво означава портал за самообслужване на служителите?

Самообслужването не е име на продукт, а начин на работа: служителят сам свършва задачата си, без да пита ЧР или ръководителя си. Подава заявка за отпуск, вижда оставащите си дни, получава известия и следи на какъв етап е заявката му. Отговорите на въпросите „колко дни ми остават?“ и „одобрена ли е заявката ми?“ са пред служителя, затова потокът от обаждания и съобщения към ЧР намалява. Самообслужването работи само в инструмент, до който служителят стига лесно; система, която се отваря само от настолен компютър, оставя отвън служителите на терен и на смени.

Малък пример: техник, който работи на терен, се сеща за заявката за отпуск по време на смяната, но не е на компютър. Оставя формуляра за вечерта, вечерта забравя, а на следващия ден казва на ръководителя си устно. Ръководителят не си записва и ЧР научава за това два дни по-късно. Ако същата заявка можеше да се отвори от браузъра на телефона с няколко докосвания, процесът щеше да започне в момента, в който възникне нуждата, и щеше да се проследява от самото начало. Това е стойността на самообслужването.

Разлика между интранет и портал за служители

По-голямата част от объркването е между интранета и портала за служители. Интранетът традиционно е сайт, който споделя информация, тоест сайт, който служителят чете. В портала за служители служителят извършва действия: подава заявки, одобрява, получава задачи.

Накратко, интранетът е слоят „за четене“ на портала за служители, HR порталът е неговият клон за човешките ресурси, а самообслужването е начинът, по който служителят сам движи задачите си. Ако една фирма има само първото, служителите четат информацията, но задачите си пак вършат по имейл и телефон.

Примерен процес: заявка за отпуск от телефона

Най-ясният пример, който прави тези понятия конкретни, е заявката за отпуск, защото засяга и служителя, и ръководителя, и ЧР. В модула Мобилно управление на отпуски на YazSis KurumsalPortal процесът протича така:

1. Създайте заявката. Служителят влиза в портала от браузъра на телефона и отваря заявка за отпуск; не е нужно да инсталира приложение.
2. Проверете остатъка. Заявката се проверява спрямо оставащите дни отпуск. Служителят, ръководителят и ЧР работят с една и съща актуална информация.
3. Изпратете на ръководителя. Заявката първо отива при ръководителя на служителя.
4. Завършете одобрението от ЧР. В основния процес втората стъпка е одобрението от ЧР. Отпускът не е окончателен, докато многостепенната верига на одобрение не приключи, и всяка стъпка остава записана.
5. Отразете в календара. Одобреният отпуск се отразява в екипния календар, а остатъкът се обновява.

При хартиен формуляр същата задача се превръща в разпечатка, която обикаля за подписи. В портала пък на едно място се вижда на кое одобрение чака заявката, какъв е остатъкът и кой от екипа е в отпуск. Записите за отпуските могат да се изтеглят и като отчет в XLSX.

Къде Excel, имейлът и WhatsApp се провалят при процесите на служителите?

В малък екип за отпуските може да стигат една таблица в Excel и съобщение в WhatsApp; всички се познават, а остатъкът е записан в тетрадка. Точките на срив се появяват, когато фирмата расте:

• Заявката идва с едно съобщение, одобрението – с друго; датата на одобрението и кой го е дал се намират само с търсене.
• Таблицата с остатъците се обновява ръчно от един човек; когато обновяването закъснее, служителят и ЧР гледат различни числа.
• Преди да одобри отпуск, ръководителят не вижда кой друг от екипа е в отпуск.
• За да научи статуса на заявката си, служителят звъни на ЧР.
• Данните за отпуските и подобна информация се разпиляват по лични телефони и по таблици, които всеки може да отвори.

Проблемът не е в самия Excel, а в това, че хората пренасят ръчно одобрението, остатъка и известието. Таблицата може да остане, но пренасянето трябва да се поеме от работен процес.

На какъв етап е фирмата ви и каква структура е достатъчна?

• Малко служители, един офис: Excel и имейл стигат. Важното е остатъкът да се води редовно от един човек, а одобренията да остават писмени.
• Няколко звена или локации: нужни са верига на одобрение и разделяне на правата. Възниква въпросът кой ще вижда записите за отпуски на кое звено.
• Екипи на смени или на терен: достъпът от телефон става решаващ; за служител, който не седи на бюро, процес на базата на имейл не работи.
• Ако и процесите извън ЧР са разпилени: ако дейности като зачисляване на активи, посетители и задачи също са в имейли и таблици, се мисли не само за HR портал, а за портал за служители с обща инфраструктура.

Тази последователност не е задължение, а пътна карта. Много фирми започват с отпуските, защото засягат всички и правилата са ясни. След като процесът по отпуските се утвърди, добавянето на нови области върху същата структура от потребители и права е много по-лека задача от изграждането на нова система от нулата.

На какво да обърнете внимание при избора на портал за служители

• Използване от телефон: могат ли служителите да влизат от браузъра, без да инсталират приложение?
• Многостепенно одобрение: минава ли заявката през веригата ръководител – ЧР и остава ли всяка стъпка в записа?
• Изглед според ролята: вижда ли служителят своите данни, ръководителят – екипа си, а ЧР – обхвата, за който има права?
• Къде са данните: на вашия собствен сървър ли са или в облак на трета страна?
• Връзка със съществуващите системи: ако е нужен обмен на данни със система за отчитане на работното време, ТРЗ или ERP, кой и как ще определи обхвата?
• Път за растеж: може ли да се започне с отпуските и после да се добавят зачисляване на активи, задачи или съобщения върху същата структура от потребители и права?

Как работи KurumsalPortal като портал за служители?

YazSis KurumsalPortal е портал за служители, който събира тези понятия под един покрив: процеси като отпуски, зачисляване на активи, лични досиета, съобщения, задачи и заявки се движат в 33 модула с обща инфраструктура за потребители, права и известия. Работи на собствения сървър на клиента и данните не се изпращат в облак на трета страна. Стандартен cPanel хостинг е достатъчен; системата работи на PHP и MySQL. Не е нужно да вземате всичко наведнъж: започва се с необходимите модули, а с нарастването на нуждите към същата инфраструктура се добавят нови.

За да видите подробностите на процеса по отпуските и какво обхваща модулът, разгледайте страницата Мобилно управление на отпуски.