Какво е инвентар? Примери, разлика с консумативите и защо се води отчет

Фирмата се мести в нов офис и ръководството казва: „Направете списък на инвентара.“ Служителят от административния отдел гледа списъка: бюра, столове, лаптопи, проектор, кафемашина, хартия A4, тонери за принтер, химикалки, кашон с почистващи препарати. Кое от тях е инвентар, кое е консуматив и кое е складов артикул, който се води на друго място? Ако списъкът е съставен погрешно, в деня на преместването ще има липси, в деня на инвентаризацията всеки ще брои нещо различно и никой няма да знае при кого е дадено устройство. Тази статия прокарва границата от оперативна гледна точка.

Инвентарът са вещи, които се използват в предприятието повече от един период, не се изразходват при еднократна употреба и затова се водят поотделно, като се следят държателят, местоположението и състоянието им. По-долу ще намерите примери, разликата с консумативите и складовите наличности и защо е нужен отчет.

Какво е инвентар? Примери от офиса, ИТ и производството

Каква е разликата между инвентар и консумативи?

Най-лесно разликата се обяснява с въпроса: този артикул изчерпва ли се с употребата или се предава на следващия потребител? Артикулът, който се изчерпва, е консуматив и се следи по количество. Артикулът, който се предава, е инвентар и се следи поотделно. Има и трета група: продуктите, които чакат да бъдат продадени или вложени в производството, тоест складовите наличности. Когато решавате, от оперативна гледна точка по-последователен резултат дава начинът на използване на артикула, а не цената му.

Пет артикула, които често се бъркат

Тази таблица не е правило, а отправна точка. Една и съща вещ в една фирма може да е инвентар, а в друга – консуматив. Важното е решението да се вземе веднъж и всички да ползват един и същ списък.

Какво е стопански инвентар? Разликата между ежедневния език и счетоводството

В ежедневния език „инвентар“ се нарича всичко, което принадлежи на фирмата и се използва дълго. От счетоводна и данъчна гледна точка обаче признаването на даден артикул за дълготраен актив, амортизирането му и стойностните прагове са отделен въпрос, който зависи от финансовото законодателство. Тази статия не обхваща тази страна; в коя сметка да се води всеки артикул, трябва да попитате счетоводителя или данъчния си консултант. Въпросът от оперативна страна е по-прост: струва ли си тази вещ да се води поотделно?

Бърз тест с пет въпроса

1. Може ли тази вещ да се предаде на следващия потребител?
2. Използва ли се повече от един период, или се изчерпва при еднократна употреба?
3. Ако се изгуби, ще възникне ли нужда да се търси „при кого е била“?
4. Има ли смисъл да се води история на поддръжката, повредите или ремонтите?
5. Възможно ли е и нужно ли е да се идентифицира поотделно със сериен номер или баркод?

Ако отговаряте с „да“ на три или повече въпроса, разумно е вещта да се следи като инвентар. Ако отговорите са предимно „не“, достатъчен е количествен отчет на консумативи или наличности.

Защо се води отчет на инвентара?

• Загуба и зачисляване: отговорността е у този, на когото е зачислена вещта; ако няма запис, никой не отговаря.
• Инвентаризация: при актуален списък инвентаризацията се превръща в сравнение на списъка с действителното положение.
• Поддръжка и повреди: ако предишните повреди, ремонти и потребители на устройството остават в записа, повтарящият се проблем се забелязва.
• Постъпване и напускане: какво е дадено на новия служител и какво е прието от напускащия, се проверява по записа.
• Решения: кое оборудване трябва да се обнови, колко устройства стоят неизползвани и кое трябва да се бракува, се разчита от записа.
• Сигурност: за загубата на ключове, карти и устройства с данни трябва да се разбере веднага.

Този отчет не се води от един екип. Административният отдел следи офис оборудването, ИТ – устройствата и акаунтите, складът – оборудването за терен, а ЧР – предаването и връщането при постъпване и напускане. Когато всички гледат един и същ запис, на въпроса „при кого е тази вещ сега?“ се отговаря на един екран, а не във верига от имейли; изчезват и разпокъсаните таблици на отделните екипи.

Кога тетрадка и Excel стигат за отчета на инвентара и кога не?

Ако оборудването е малко, една таблица е достатъчна: име, сериен номер, при кого е, кога е получено. С нарастването на броя на вещите и на това колко често минават от ръка на ръка, таблицата губи актуалността си.

• Когато записът не се обновява, таблицата остава само на хартия, а действителното положение е другаде.
• Ако на вещта не се даде уникален номер, няколко устройства от един модел се объркват.
• Повредите, ремонтите и бракуванията изобщо не се вписват в таблицата или се разпиляват по различни листове.
• Когато служител напусне, е трудно да се изведат от едно място вещите, зачислени на него.

Денят на преместването е истинският тест за този отчет. Административният отдел обикаля стаите и брои вещите; но ако в записа не пише в коя стая и при кого е всяка вещ, резултатът от преброяването и списъкът не съвпадат. Когато има разлика, не може да се разбере дали вещта е изгубена, или записът изобщо не е воден. Актуалната карта премахва тази неяснота и превръща преместването в инвентарна проверка.

Инвентарна карта и складов отчет в портала

В YazSis KurumsalPortal това разграничение се покрива от два отделни модула. В модула Управление на активи и зачисляване всеки актив получава уникален номер на зачисляване и за него се създава инвентарна карта с баркод; в картата се виждат държателят, местоположението и състоянието. Активът се следи със статусите Свободен, Зачислен, В ремонт, Повреден, Бракуван и Изгубен, а движения като зачисляване, връщане и прехвърляне се вписват в историята на картата.

Модулът Управление на склад и наличности пък е за количествените артикули: продуктите се описват с категория и баркод, приемането, изписването и трансферите в няколко склада се водят в един дневник на движенията, следят се инвентаризациите и критичното ниво на наличностите. Тоест инвентара следите с въпроса „при кого и къде“, а складовия артикул – с въпроса „колко има“. Ако сегашният ви списък с инвентар е в Excel, той може да се зареди наведнъж в модула за активи.

Двата модула споделят обща инфраструктура за потребители, права и известия. Така, докато административният отдел управлява инвентарните карти, а складовият екип – складовите движения, и двата екипа работят в един портал в обхвата, отворен за ролята им. А в кой модул да се следи всяка вещ, се определя от теста по-горе и от собственото решение на организацията.

Ако искате да следите инвентара си заедно с това при кого е и в какво състояние, започнете от страницата Управление на активи и зачисляване.