Как се следят подизпълнителите? Екипи, брой работници и дневен запис на работата

Собственикът пита по телефона: „Колко души дойдоха днес от екипа за груб строеж?“ Ръководителят на обекта се замисля за миг: „Около дванайсет.“ „А арматуристите?“ „Сутринта бяха тук, за следобеда не знам.“ В края на месеца подизпълнителят казва, че са работили четиринайсет души, а няма запис, който да го потвърди или опровергае. След като затворят телефона, и ръководителят, и собственикът мислят едно и също: утре никой няма да си спомня точно тази цифра. Проследяването на подизпълнители означава главният изпълнител да записва с колко души, каква работа и в кой ден вършат на обекта екипите на подизпълнителите и какви задачи остават отворени при тях. Целта не е толкова да се контролира подизпълнителят, колкото двете страни да гледат една и съща цифра.

Проследяването се състои от четири неща: екип и брой хора, свършена работа, отворени дефекти и договор. Първите три се следят всеки ден, последното — по дати.

Какво се следи при проследяването на подизпълнители?

Как да запиша колко души е работил подизпълнителят на обекта в този ден?

Правилото е просто: вземайте броя от един източник, всеки ден и по един и същ шаблон. Отговорът по памет „около дванайсет“ не е цифра; цифра е „12 души, пълен ден“, записано от отговорника на екипа в края на деня.

1. За всеки подизпълнител определете отговорник на екипа; името и мобилният му телефон да са записани.
2. Вземайте броя от отговорника на екипа или от бригадира към края на деня и в същия ден.
3. Фиксирайте шаблона на съобщението: име на екипа, брой хора, пълен или половин ден, свършена работа.
4. Изисквайте половин ден и извънреден труд да се записват отделно; не четете „половин ден“ само по себе си като „не е дошъл“.
5. Не оставяйте празен реда на екип, от който не е дошъл брой; пишете „няма запис“, за да се вижда празнината.
6. Веднъж седмично показвайте на отговорника сбора по екип; ако има възражение, да се реши през същата седмица, а не да остава за края на месеца.

Примерно съобщение може да изглежда така: „Екип груб строеж – 12 души, арматуристи – 4 души половин ден“. Един ред съдържа два екипа, два различни режима на работа и общо 14 човекодни (ако половин ден се брои за 0,5).

Как протича записът на един ден?

• Сутрин: ръководителят на обекта записва кратко кои екипи днес в кой блок ще работят; офисът вижда тази бележка като план за деня.
• През деня: ако се появи дефект или проблем с материалите, отговорникът на екипа съобщава със снимка; съответният ред веднага се отваря на името на екипа.
• Вечер: отговорниците на екипите пишат броя по шаблона; ако от някой екип няма брой, офисът пита бригадира.
• На следващата сутрин: офисът преглежда редовете от предишния ден и изяснява неясното; така разликата се открива на следващия ден, а не след седмица.

Пример за ведомост на подизпълнител: седмично обобщение по екипи

Обобщението по-долу показва с един поглед седмичния запис на три екипа. Екипите и цифрите са измислени; целта е да се покаже как дневните записи се събират в седмичното обобщение.

Когато четете таблицата, тълкувайте цифрите не поотделно, а заедно. 48-те човекодни на екипа за груб строеж може да са по-малко от очакваното, защото е загубил един ден заради дъжда; а единственият отворен дефект на електричарите се дължи не на работата, а на това, че чакат материали. Такова обобщение превръща седмичната среща с подизпълнителя от спор „колко души дойдоха“ в разговор „какво чакаме и кога ще се закрие“.

Как да свържете дефектите и свършената работа с подизпълнителя?

Толкова важно, колкото броят на хората, е и резултатът от работата да се свърже с екипа. Записвайте дефекта не като „на обекта има дефект“, а с името на екипа, блока и етажа и снимка; за закриването също искайте снимка. Така в края на месеца се вижда заедно колко работа е свършил екипът и колко е оставил. Ако един екип има много човекодни, но и много незакрити дефекти, това е доказателство, че броят сам по себе си не казва нищо.

Три капана при проследяването

• Да превърнете проследяването в наказание: ако цифрата се търси само за да се разбере „кой е записал липса“, екипите няма да дават информация. Представете записа като обща отправна точка; в края на месеца той е полезен и за двете страни.
• Да събирате повече лични данни, отколкото е нужно: ако броят по екип е достатъчен, пазете имена, телефони и подробности само доколкото наистина ви трябват.
• Да приемате цифрата за напредък: екип с много човекодни не непременно напредва бързо. Винаги четете броя заедно със свършената работа и закритите дефекти.

Проследяване на подизпълнители с WhatsApp, Excel и тетрадка: кога работи и кога не?

Ако обектът е един, екипите са няколко и ръководителят на обекта е подреден, таблица в Excel и дневно съобщение вършат работа. Слабите места най-често са едни и същи:

• Броят остава в разговора и не се записва или се записва в края на деня по памет.
• Цифрата остава някъде в груповата кореспонденция; в края на месеца, когато се потърси, не се намира.
• Името на един и същ подизпълнител се пише различно („Груб“, „Груб строеж“, „Йълмаз“) и сборовете се разделят.
• Понеже дефектът не е свързан с екип, въпросът „чий е този дефект“ остава без отговор.
• Файлът с договора стои в друга папка; периодът на работа на екипа и датите на договора не се виждат един до друг.

Как върви проследяването със SahaSesi AI и модула за договори?

В SahaSesi AI при откриването на обекта се добавят имената и мобилните телефони на бригадирите и на отговорниците на подизпълнителите; всеки от тях получава кратко приветствено съобщение в WhatsApp. Съобщенията от обекта като „Екип груб строеж – 12 души, арматуристи – 4 души половин ден“ се обработват като ведомост за присъствие по човек или по екип на подизпълнител; половин ден и извънреден труд се водят отделно. Дефект със снимка се отваря на името на отговорния подизпълнител и се закрива, когато пристигне снимка за отстраняването. Всеки запис се прочита обратно за потвърждение, офисът го проверява в панела, а месечната ведомост по хора и подизпълнители се сваля в Excel.

За договорната част модулът „Управление на договори“ на KurumsalPortal държи в един архив договорите с персонал, клиенти, доставчици, за услуги, наем и поддръжка — с начална и крайна дата, версия, отговорник и одобрение — и предупреждава за сроковете. Не твърдим, че между двата продукта има готов обмен на данни; дневните цифри от обекта и обхватът и датите в договора се съпоставят от офиса. SahaSesi AI се пуска чрез пилотна програма на първите обекти.

Кратък списък за седмичната среща с подизпълнителите

• Седмичният сбор от човекодни по екип съвпада ли с броя, който дава самият подизпълнител?
• Записите за половин ден и извънреден труд направени ли са по общото правило?
• Прегледани ли са отворените дефекти един по един с отговорника на екипа?
• Има ли снимка за отстраняването на закритите дефекти?
• Попитано ли е за броя на екипа и плана на работа за следващата седмица?
• Наближава ли в договора крайна дата или дата за подновяване?

Ако искате да записвате дневния брой и дефектите на екипите на подизпълнителите през WhatsApp, от страницата на SahaSesi AI можете да планирате пилотен разговор.