Как се прави инвентаризация на склада? Подготовка, преброяване и анализ на разликите

През последната седмица на годината са разпечатани инвентаризационните описи. Отговорникът на склада брои първия стелаж, поглежда цифрата на екрана и клати глава: в системата има четиридесет, на рафта — тридесет и шест. Къде са четирите бройки? Дали не е отчетено експедиране по поръчка, дали доставка не е отишла на грешен стелаж, или е сгрешено преброяването? Когато отговор няма, денят се проточва, екипът се изморява и инвентаризацията се превръща в досадно задължение, което ще бъде забравено до следващата година. Така започва денят на преброяването в много предприятия: цифрите не съвпадат, служителите са на път да се обвиняват един друг и в края на деня разликите се „коригират“ една по една. В тази статия обясняваме как се планира инвентаризацията, кой я прави и как да се действа при разлика.

Инвентаризацията е преброяване на вида и количеството на стоките, които фактически се намират в склада или магазина, и сравняването им с отчетените наличности. Целта ѝ е да съпостави отчета с реалността и да направи видима причината за разминаването; поправката на цифра на хартия е само последната стъпка.

Защо се прави инвентаризация?

• За да се види дали отчетените наличности отразяват реалността; решенията за покупки и продажби се основават на тази цифра.
• За да се забележат рано загуби, повреди, грешно разположение и неотчетени движения.
• За да работят правилно критичните нива и точките за поръчка; грешна начална наличност дава грешни сигнали.
• За да могат финансите и одитът да имат доверие в стойността на наличностите.
• За да се разберат слабите места в складовите процеси, тоест в коя група стоки и при какъв вид движение възникват разлики.

Кой прави инвентаризацията?

Основният принцип е броящият да не проверява собствения си отчет. Човекът, който управлява склада, може да участва в инвентаризацията и да насочва, защото познава цифрите; но ако сам преброи стелажа и го сравни със своя отчет, резултатът става пристрастен. Следното разпределение върши работа за малък и среден склад:

В малък екип може да не е възможно всички тези роли да се поемат от различни хора. Тогава поне осигурете броящият и въвеждащият данните да са различни хора и оставете одобрението на корекциите на по-горен ръководител. Когато двама души проверяват взаимно работата си, това е много по-сигурно, отколкото един човек и да брои, и да коригира.

Подготовка преди инвентаризацията

• Определете обхвата на инвентаризацията: целият склад, определена група стоки или определени стелажи?
• Обявете деня и часа на инвентаризацията; уведомете съответните екипи, че по време на преброяването няма да има приемане и експедиране.
• Преди инвентаризацията въведете в системата чакащите стокови разписки, отворените поръчки и прехвърлянията.
• Подредете склада: поставете разпилените кашони по местата им, а повредените стоки и стоките, чакащи връщане, преместете в отделна зона.
• Подгответе инвентаризационните описи; името на стоката и мерната единица (бр., кашон, кг) да са ясно посочени, а броящите да броят, без да виждат отчетеното количество.
• Проверете инструментите: баркод скенери, етикети, химикалки и осветление.
• Направете кратък инструктаж на броящия екип: как се отчита стока, която я има и на друг стелаж, как се брои отворен кашон?

Денят на инвентаризацията стъпка по стъпка

1. Спрете приемането и експедирането или отбелязвайте отделно движенията след началото на преброяването.
2. Разделете склада на зони или редове стелажи; определете отговорен екип за всяка зона.
3. Не показвайте на броящите количеството в системата; нека записват преброеното в празен опис.
4. Етикетирайте или маркирайте всяка преброена зона; разделението между преброени и непреброени стелажи да е ясно.
5. След края на преброяването сравнете описа с количеството в системата и извадете позициите с разлика.
6. Нека втори екип преброи отново позициите с разлика; ако двете преброявания съвпадат, разликата е реална.
7. Резултатите се подписват от отговорника за инвентаризацията и се пазят заедно с датата на преброяването.

Непреброената стока, дори да е отчетена, е неизвестна стока.

Правила, които трябва да спазвате при инвентаризация

• Фиксирайте мерната единица. Когато се смесят кашони и бройки, при една-единствена стока възниква голяма разлика.
• Ако намерите една и съща стока на повече от едно място, съберете количествата от всички места, а не записвайте само едното.
• Ако има стока на отговорно пазене, на консигнация или собственост на клиент, бройте я в отделен опис.
• Не включвайте в преброяването стока в път, вече експедирана или още неприета стока.
• Не трийте и не пишете върху написаното в описа; ако има грешка, задраскайте, напишете отново и парафирайте.
• Не въвеждайте корекция в момента, в който видите разликата; първо намерете причината.

Откъде да започнете, ако се появи разлика?

Корените на разликите разглеждаме в отделна статия; тук даваме само кратка пътна карта, която ще ви е полезна в деня на преброяването.

Какво се прави след инвентаризацията?

Инвентаризацията не свършва в момента, в който коригирате цифрите. Истинската стойност е да върнете наученото от преброяването обратно в процесите:

1. Обобщете резултатите по групи стоки и складове; отбележете местата, където разликите са съсредоточени.
2. За разликите с намерена причина въведете корекцията с обосновка, а тези без намерена причина представете за одобрение на оправомощено лице.
3. Класифицирайте причините: неотчетено движение, грешно разположение, грешка в мерната единица, повреда или загуба. Ако при следващата инвентаризация се повтаря същият клас, значи в процеса има празнина.
4. Обновете правилата за отчитане на движенията, където е нужно; например въведете отделен вид движение за изписване на мостри.
5. Още сега запишете в календара датата и обхвата на следващата инвентаризация.

Кратък пример: търговец на едро с два склада

Централният склад и складът на филиала на един търговец на едро държат едни и същи групи стоки. При инвентаризацията в края на годината в централния склад излиза липса в една група стоки, а в склада на филиала — излишък в същата група. Общо разликата е почти нулева. Анализът показва, че прехвърляне между двата склада е отчетено в централата като експедиране, а във филиала още не е отчетено като приемане. Ако инвентаризацията се гледаше само по отделните складове, нямаше да се забележи, че двете разлики се обясняват взаимно, и за всяка щеше да бъде въведена отделна корекция. Когато има повече от един склад, разликата трябва да се чете не общо, а по складове и прехвърляния.

Кога стигат Excel и хартията и кога не?

В предприятие с малко стоки и един склад разпечатаният опис и таблица в Excel вършат работа. Лесно е описът да се постави до количеството в системата и да се намери разликата. В предприятия с много позиции или няколко склада обаче описът не остава актуален, движенията по време на преброяването не влизат в таблицата и после трябва да се рови назад във времето, за да се разбере от кое движение е възникнала разликата. Таблицата отчита преброяването, но не показва историята на движенията.

Как се проверява инвентаризацията в KurumsalPortal?

В модула „Управление на склад и наличности“ стоките се описват с категория и баркод, а приемането, експедирането и прехвърлянията между складовете се записват в един дневник на движенията. Преброяванията в складовете се проверяват чрез сравнение с отчета, а стоките, паднали до критично ниво, стават видими. Преброяването пак се прави от вашия екип; модулът поставя резултата от инвентаризацията до отчета и улеснява анализа на това през кои движения е минала разликата. Кой баркод скенер и какво оборудване ще се използват, се договаря по време на проекта.

Модулът споделя същата инфраструктура за потребители, права и известия като другите модули на KurumsalPortal; кой какви операции извършва, се определя при внедряването. Ако искате да следите движенията на наличностите, няколкото си склада и проверката на инвентаризацията от един екран, разгледайте страницата „Управление на склад и наличности“.