Как се прави инвентаризация на активи? Подготовка, преброяване и протокол за разлики

Последната седмица на годината. Списъкът за инвентаризация излиза от принтера, екипите с лист и химикалка тръгват по етажите. След час на един етаж са намерили няколко устройства, които „ги няма в списъка“, а на друг са отбелязали артикули, които са в списъка, но не са на мястото си. Преброяването свършва, но истинската работа започва сега: чия грешка са тези разлики, коя е действителна загуба и коя – неотразено прехвърляне? Стойността на инвентаризацията не е в самите числа, а в това как се изясняват разликите и как записът се актуализира. Контролният списък по-долу разглежда това в три етапа.

Инвентаризацията на дълготрайни активи е поотделна проверка дали записаните активи наистина са налице и дали са при правилния човек, на правилното място и в очакваното състояние. В края трябва да имате актуален списък и обяснени разлики.

Кога се прави инвентаризация?

Честотата зависи от политиката на организацията и от счетоводния ред. Много фирми правят пълна инвентаризация в края на годината; освен това определени ситуации също налагат инвентаризация. Кои инвентаризации са нужни от счетоводна страна, е правилно да научите от счетоводителя си.

• Пълна инвентаризация в края на годината или на периода.
• Преди и след преместване на офис или склад.
• Смяна на звено или ръководител.
• Съмнение за загуба или несъответствие в зачисляването.
• Подготовка преди вътрешен или външен одит.
• Веднага след преминаване към нова система за инвентар – за да се провери записът спрямо действителността.

Как се прави инвентаризация на дълготрайни активи? Три етапа

1. Подготовка: какво да направите преди преброяването

1. Определете обхвата и датата. Кои локации и групи активи ще се броят? Денят и продължителността на инвентаризацията се обявяват предварително на всички звена.
2. Изгответе актуалния списък. Преброяването се прави спрямо записания списък; преди инвентаризацията той трябва да е в окончателния си вид и да сте сигурни, че никой не държи скрито копие.
3. Замразете движенията. По време на инвентаризацията не отразявайте прехвърляния, връщания и нови зачислявания; иначе записът на преброената вещ се променя още същия ден.
4. Разделете екипите. Тези, които броят, да са различни от тези, които водят записа; така никой не проверява собствения си запис.
5. Проверете етикетите и баркодовете. Ако вещите с нечетливи или липсващи етикети се установят преди деня на преброяването, инвентаризацията върви по-бързо.
6. Подгответе инвентаризационния формуляр. Достатъчни са полета за местоположение, описание на вещта, номер на зачисляване, сериен номер, състояние и бележка.

Примерно съобщение: инвентаризацията на дълготрайните активи ще се проведе на [дата] за [локации]. По време на инвентаризацията операциите по зачисляване, връщане и прехвърляне се спират. Моля, дръжте оборудването, зачислено на вас, и етикетите му на видно място; ако устройството ви не е на мястото си, уведомете инвентаризационния екип.

2. Денят на преброяването: стъпките на място

1. Определете реда на локациите и не преминавайте към следващата, преди да приключите текущата.
2. Сверявайте всяка вещ със записа в списъка по етикет, баркод или сериен номер; „едно от същия модел“ не е достатъчно.
3. Записвайте във формуляра местоположението на вещта, при кого е и физическото ѝ състояние.
4. Не пропускайте вещите, които ги няма в списъка или са без етикет; отбележете ги в отделен раздел и по възможност ги снимайте.
5. В края на деня обединете всички формуляри в един списък и изведете непреброените артикули.

3. Анализ на разликите: изяснете и уредете разликите

Какво да направите, ако при инвентаризацията се намери актив, който го няма в списъка?

Вещ, която я няма в списъка, най-често означава пропуск в записа, а не загуба. Все пак трябва да се действа внимателно: това може да означава и че служителят ползва устройство, което не е негово.

1. Отбележете вещта отделно; не я местете, снимайте я и запишете серийния ѝ номер.
2. Запишете във формуляра при кого и къде се намира.
3. Проучете произхода ѝ: може да е покупка, дарение, прехвърляне от друго звено или стар запис.
4. Когато произходът бъде потвърден, създайте нова инвентарна карта и отразете зачисляването.
5. Ако произходът не може да се установи, уведомете ръководителя и се консултирайте със счетоводителя как вещта да се отрази в счетоводството.

След инвентаризацията: протокол за разликите и обновяване на записа

Инвентаризацията не се смята за приключила, докато разликите не бъдат уредени и записът – обновен. Събирането на неизяснените разлики в един протокол за разликите определя отговорността и става отправна точка за следващата година. В протокола за разликите може да има следните сведения:

• Датата и обхватът на инвентаризацията и екипът, който я е извършил.
• Списък на разликите: вещ, вид разлика и информацията към момента на установяването.
• Направената проверка за всяка разлика и достигнатият резултат.
• Разделяне на уредените и неуредените разлики; за неуредените – отговорник и срок.
• Корекциите в записа: прехвърляне, смяна на статус, нова карта, отразяване на загуба или брак.
• Имената на изготвилия и одобрилия и датата.

Важно е да се постави срок за неуредените разлики; иначе бележката „не е намерено“ всяка година се пренася в следващата инвентаризация. Когато разликата бъде уредена, следа от това трябва да остане и в записа, за да не се прави едно и също проучване за една и съща вещ отново и отново.

Къде инвентаризацията с Excel и хартия работи и къде засича?

При малко вещи и една локация хартиеният списък и един файл в Excel стигат за инвентаризацията. С нарастването на броя на вещите и локациите се повтарят едни и същи проблеми: при въвеждането на хартиените формуляри обратно в Excel се появяват грешки, вещите от един модел се объркват, списъкът се променя по време на преброяването, защото движенията не са замразени, а причините за разликите се търсят ръчно една по една. Резултатите остават във файла и на следващата година цялата подготовка започва отначало.

Ако ще правите инвентаризацията с хартия и Excel, четири малки навика намаляват риска:

• Изгответе списъка за инвентаризация от един файл и заключете файла за времето на преброяването.
• Използвайте отделен лист за всяка локация; в края обединете листовете в един списък.
• Записвайте разликите още същия ден заедно с първия коментар и причината; разлика, оставена за следващия ден, най-често остава неизяснена.
• Архивирайте файла от инвентаризацията и го използвайте като начален списък за следващата година.

Записи в портала, които улесняват инвентаризацията

В YazSis KurumsalPortal модулът Управление на активи и зачисляване поддържа за всеки дълготраен актив инвентарна карта с баркод; в нея се виждат държателят, местоположението, състоянието и историята на движенията. Тъй като съществуващият списък може да се импортира наведнъж от Excel, не е нужно записите да се въвеждат един по един, а актуалният списък може да се изтегли като отчет в XLSX и да се ползва при преброяването. Установената при инвентаризацията разлика се проследява в историята на движенията на картата: активът може да се премести в един от статусите Повреден, В ремонт, Бракуван или Изгубен, или да се отрази прехвърляне или връщане.

За количествените артикули модулът Управление на склад и наличности сверява инвентаризациите със записите и прави критичните нива на наличностите видими. Какви баркод скенери и оборудване ще се използват, се договаря в хода на проекта.

Ако искате да превърнете инвентаризацията от трудоемка ежегодна задача в редовна проверка, започнете от страницата Управление на активи и зачисляване.