Как се изготвя отчет за продажбите? Шаблон за седмичен и месечен отчет

Ден преди срещата в понеделник мениджърът по продажбите иска отчет. Трима търговци изпращат три различни файла в Excel: единият е подредил възможностите по етап, другият — по клиент, третият е изброил само приключените сделки. Сборовете не съвпадат; отговорът на въпроса „колко продадохме този месец?“ зависи от това кой файл се гледа. Часовете за изготвяне на отчета отиват не за обясняване на цифрите, а за напасването им. Проблемът най-често не е във формата на отчета, а в това, че не е ясно от какви данни и по какви определения е създаден.

Отчетът за продажбите е кратък обобщаващ документ, който с едни и същи определения показва какво е свършил търговският екип за определен период, на кой етап са възможностите и на каква стойност са приключените продажби. По-долу ще намерите структурата на седмичния и месечния отчет, как се изчисляват показателите, пример за отчет на една страница и практични съвети за Excel и табло.

Кои показатели трябва да влизат в отчета за продажбите?

Повече показатели не правят отчета по-добър; всеки показател трябва да води до решение. За седмичния отчет шестте показателя по-долу дават структура, която стига на повечето B2B търговски екипи.

Не включвайте отворените възможности в знаменателя на процента спечелени; гледайте само приключените сделки. Ако добавите отворените възможности в знаменателя, процентът ще изглежда по-нисък, отколкото е, заради сделки, които още не са решени.

Какво се добавя в месечния отчет за продажбите?

Месечният отчет добавя към седмичния сравнение между периодите, разбивки и анализ на загубите. Можете да пренесете списъка по-долу в своя шаблон без промени.

• Предходният месец и същият месец на миналата година: ако бизнесът ви е сезонен, сравнението само с предходния месец подвежда.
• Разбивка по търговци: сумата, броят възможности и процентът спечелени се четат заедно; самата сума често подвежда.
• Разпределение по групи продукти или услуги: от коя група идват приходите и коя изостава от целта?
• Разпределение по източник на възможността: отделя канала, който наистина носи сделки, от канала, който носи само много запитвания.
• Средно време до приключване: средната разлика между датите на отваряне и приключване на спечелените възможности.
• Причини за загубените възможности: причина, избрана от кратък списък като цена, конкурент, срокове, бюджет; свободният текст не може да се преброи.
• Поглед към следващия период: сборът на възможностите, чиято очаквана дата на приключване се пада през следващия месец. Не е точна прогноза, а ориентир за ръководството.

Пример за отчет за продажбите: структура на една страница

Отчет, който не се побира на една страница, не се чете. Редът по-долу е един и същ за седмичния и месечния отчет; расте само таблицата с цифри.

1. Заглавие и период: име на отчета, период от дати, кой го е изготвил и от какъв източник са взети данните.
2. Обобщаващи изречения: три изречения, които се четат от пръв поглед. Например: „Притокът на нови възможности се забави; на етапа на офертата се натрупват сделки; две големи възможности минаха очакваната си дата.“
3. Таблица с цифри: показателите по-горе, една до друга с предходния период.
4. Разпределение по етапи: кратко визуално обобщение на фунията; етапът с натрупване се отбелязва.
5. Просрочени възможности: име на възможността, отговорник, очаквана дата и следваща стъпка. Да не надхвърля един екран.
6. Рискове и решения: решенията, които се очакват от ръководството, например одобрение на отстъпка или искане за допълнителен ресурс.
7. Следващ период: сделките, които се очаква да приключат, и целта за периода.

На срещата не четете отчета от началото до края. Първо кажете трите обобщаващи изречения, после отделете време само на просрочените възможности и чакащите решения. Таблицата с цифри е приложение, което се отваря, ако някой попита за нея, а решенията се вземат във втория и шестия раздел. Този ред ви позволява да използвате седмичната среща за решаване на задачи, а не за слушане на цифри.

Как се изготвя месечен отчет за продажбите в Excel?

За надежден отчет в Excel е удобна структура с три листа. В листа с изходни данни всяка възможност е един ред: име на възможността, клиент, отговорник, етап, сума, дата на отваряне, очаквана дата на приключване и статус на приключване. В листа с изчисления формули като COUNTIFS и SUMIFS извличат показателите от тези редове. Обобщаващият лист е единствената страница, която вижда мениджърът. Така не пишете цифрите на ръка, а ги извеждате от данните.

Excel е напълно подходящ за малък екип и кратък списък с възможности. Слабите места са следните:

• Данните всяка седмица се поставят отново на ръка; ако липсва един ред, сборът се променя незабелязано.
• Имената на етапите се пишат различно („Оферта изпратена“, „оферта“, „В оферта“) и формулата ги брои поотделно.
• Когато няколко души копират и редактират файла, отново възниква въпросът „коя версия е актуална?“.
• Показатели като просрочените възможности изискват сравнение на дати; грешен формат на датата разваля цялата колона.

Табло за отчета за продажбите: какво трябва да се вижда от пръв поглед?

Таблото е живата версия на отчета, но не е нужно да показва всичко. Стигат пет неща, които се четат от пръв поглед: приключените продажби спрямо целта, отворените възможности по етапи, просрочените възможности, процентът спечелени възможности и очакваната сума на приключване за следващия период. Всичко останало разсейва вниманието.

Таблото има две ограничения: цифрите са точни само доколкото са въведени данните и то не отговаря на въпроса „защо“. Причината за забавянето на една възможност пак научавате в разговор с търговеца; таблото само показва за какво трябва да се говори.

Чести грешки в отчета за продажбите

• Да се показва само сумата: една-единствена голяма възможност може да разкраси целия месец. Сума, която не се чете заедно с броя възможности и процента спечелени, скрива реалното представяне на екипа.
• Да се оставя отворена отдавна остаряла възможност: докато сделка, от която клиентът отдавна се е отказал, стои във фунията, разпределението по етапи изглежда по-добре, отколкото е. На всяка среща затваряйте просрочените възможности или им записвайте нова дата.
• Да се представя прогнозата като сигурност: очакваната дата на приключване е предположение. В отчета „очаквано“ и „приключено“ трябва да са обозначени отделно.
• Да се променя отчетът, без да се пита никой: когато определението на показател се промени, сравнението с минали периоди се разваля. Ако ще променяте определението, преизчислете и миналите периоди по новото определение.
• Да не се вземат решения след отчета: ако на срещата отчетът не се превърне в списък със „следващи стъпки“, усилието за изготвянето му отива на вятъра.

Как се чете отчетът за продажбите в KurumsalPortal и YazSis CRM AI?

Модулът „Продажби / оферти и клиенти“ държи в общ поток картите на клиентите, възможностите, срещите, версиите на офертите в няколко валути, одобренията и приключените продажби. Отчетът на модула за възможности, продажби и конверсия позволява на мениджъра по продажбите да вижда в един отчет колко възможности има на всеки етап и кои продажби са приключили. Отчетът се чете директно върху записите на възможностите и офертите, без да събирате отделна таблица.

В YazSis CRM AI фунията на възможностите се състои от етапите Нова, Контакт, Демо, Оферта, Спечелена и Загубена. В таблото на възможностите се виждат възможностите, разпределени по етапи, сумите и очакваните дати на приключване; просрочената възможност се маркира в червено. Спечелената възможност по желание отваря запис за плащане. Днес YazSis CRM AI се използва в собствения център за поддръжка и продажби на YazSis; обхватът на внедряване, адаптирано за вашата фирма, се определя след анализ на нуждите.

Ако искате да видите потока от записите за оферти и възможности до отчета за продажбите, можете да разгледате страницата на модула „Продажби / оферти и клиенти“.