Как се изготвя оферта: 8 раздела на офертата, на която клиентът казва „да“

Вечерта клиентът пише: „Може ли да получа цена?“ На следващата сутрин експортирате PDF от Excel, изпращате го — и цяла седмица няма отговор. Когато се обадите, клиентът пита: „Получихме и други оферти, какво точно включваше вашата?“ В офертата не пишеше какво е включено, до кога е валидна и чие одобрение е нужно; имаше само една цифра. Цифрата е само част от решението. Офертата е документът, който позволява на клиента да защити тази цифра в собствената си компания.

Офертата е документ, в който продавачът писмено посочва какъв продукт или услуга, в какъв обхват, на каква цена и при какви условия предлага в отговор на конкретна нужда. В тази статия разглеждаме осемте раздела на офертата, практични съвети за образеца, презентацията и имейла с оферта, както и къде да съхранявате офертата.

8-те раздела на офертата

1. Обобщение на нуждата: опишете проблема на клиента с неговите думи в две-три изречения. Ако клиентът види в офертата своя проблем, ще я прочете докрай.
2. Предлагано решение и обхват: какво ще бъде направено, какво ще бъде доставено и какво остава извън обхвата. Редът „извън обхвата“ намалява по-късния спор от типа „мислехме, че и това е включено“.
3. Позиции: описание, количество, мерна единица и единична цена на всяка позиция. Отстъпката и ДДС да са на отделни редове.
4. Цена и условия на плащане: обща сума, валута, дали ДДС е включен и план за плащане. Авансово или разсрочено, колко и на кой етап?
5. График за доставка и изпълнение: дата на доставка или стъпки за начало и край; подготовката, която се очаква от клиента.
6. Валидност: до коя дата е валидна офертата. Вместо относителни изрази като „от датата на изпращане“ напишете календарна дата.
7. Условия и допускания: допусканията, които влияят на цената (валутен курс, суровини, допълнителни искания), условията за поддръжка и обслужване, правилата за отказ и промени.
8. Следваща стъпка и контакт: какво трябва да се направи за приемане, на кого да се пише и името на изготвилия офертата. Офертата не бива да оставя без отговор въпроса „какво искате да направя?“.

Как се изготвя образец на оферта?

Образецът на оферта е постоянният шаблон, в който осемте раздела по-горе се повтарят във всяка оферта в един и същ ред. Мислете за образеца на два слоя: непроменлива част (данни на фирмата, общи условия, политика на плащане, условия за поддръжка) и част, която се попълва за всяка оферта (клиент, обобщение на нуждата, позиции, цена, валидност). Ако пазите непроменливата част на едно място, при промяна на условие няма да останат стари копия.

• Офертата да не се генерира, ако задължителните полета са празни; най-често се забравят срокът на валидност и изготвилият.
• Номерът и датата на офертата да се генерират последователно; ръчно написаният номер един ден ще се повтори в две оферти.
• Общата сума да не се въвежда ръчно, а да се изчислява от позициите; редът на отстъпката и ДДС да е еднакъв във всяка оферта.

Как се подготвя презентация на оферта?

При големи оферти или оферти с много позиции не е достатъчно само да изпратите офертата; нужна е и кратка презентация. Презентацията не преразказва офертата, а отговаря на въпросите на човека, който взема решението: какъв беше нашият проблем? Как го решава предложеното решение? Колко струва и какво включва? Какви са рисковете и допусканията? До кога имаме време за решение? Ако изградите презентацията около тези пет въпроса, всеки слайд ще отговаря на един от тях.

В презентацията не излизайте извън цифрите от офертата; ако цената, която клиентът чуе на презентацията, се различава от цената, която прочете в офертата, той ще се усъмни и в двете. Въпросите и възраженията, получени след срещата, добавете към версията на офертата.

Как се пише имейл с оферта?

Имейлът е входната врата на офертата. Преди да отвори прикачения файл, клиентът чете темата и първите две изречения. Скелетът по-долу е подходящ за повечето B2B оферти; заменете текста в квадратните скоби със своите данни.

Тема: Оферта за [фирма] – [№ на офертата], валидна до [крайна дата]. Здравейте, [име], приложено ви изпращам офертата, която подготвихме по темата, обсъдена на срещата ни на [дата]: [обобщение на нуждата]. В нея ще намерите обхвата, позициите, цената и условията на плащане. В четвъртък бих искал да ви се обадя, за да отговоря на въпросите ви; ако друг ден ви е по-удобен, просто ми пишете. С уважение, [Име и фамилия]

• В темата да има номер на офертата и срок на валидност; така по-късно се намира по-лесно.
• В първите две изречения да е нуждата на клиента, а не представяне на вашата фирма.
• Името на прикачения файл да показва версията; когато клиентът получи два файла, да знае кой е актуалният.
• В края напишете конкретна стъпка: в кой ден ще се обадите или до коя дата очаквате отговор.

Последна проверка преди изпращане

Да поправяте оферта, след като е стигнала до клиента, е и трудоемко, и подкопава доверието. Преди изпращане прочетете офертата още веднъж през очите на клиента и си задайте тези въпроси:

• Верни ли са името на клиента, лицето за контакт и номерът на офертата? Име, останало от предишен клиент, е честа грешка.
• При ръчна проверка излизат ли верни сборът на позициите, отстъпката и ДДС?
• Една и съща ли е валутата на всеки ред и в общата сума, или е смесена?
• Срокът на валидност написан ли е като календарна дата и в бъдещето ли е?
• Може ли човек, който чете офертата за първи път, да намери отговор на въпроса „какво да направя сега?“?
• Получено ли е нужното одобрение и прикаченият файл точно одобрената версия ли е?

Ако отговорите на тези шест въпроса бъдат потвърдени и от ръководител или колега, рискът от грешка намалява осезаемо. При големи оферти направете тази проверка част от стъпката за одобрение.

Какво се прави след изпращане на офертата?

Работата по офертата не приключва с изпращането. В деня на изпращане запишете във възможността дата за последващ контакт; дори клиентът да мълчи, ще имате повод да се обадите. При първия последващ контакт попитайте дали офертата е пристигнала и дали има въпроси. Ако клиентът възрази, запишете възражението; ако е нужна корекция, отворете нова версия. Когато наближава крайният срок на валидност, напомнете на клиента: когато офертата изтече, повторното договаряне на цената удължава работата и за вас, и за клиента.

Оферти в Excel, Word и по имейл: къде вършат работа и къде затрудняват?

За фирма, която изпраща няколко оферти седмично, с постоянен продукт и прости цени, шаблон в Word или Excel върши работа. С нарастването на броя оферти, позиции и хора, които ги изготвят, се появяват следните проблеми:

• Шаблонът се размножава с всяко копиране; когато се промени условие, се обновява само едно копие.
• Коя версия е отишла при клиента, се отгатва по името на файла; корекциите се трупат с имена като „финал“, „финал2“.
• Офертата и историята на разговорите с клиента стоят на различни места; когато търговецът се смени, контекстът се губи.
• Одобрението на ръководителя се дава по имейл или в чат; не се документира какво одобрение е получено за офертата.

Офертата, картата на клиента и възможността в един запис

Модулът Продажби / оферти и клиенти управлява картите на клиентите, възможностите, разговорите, версиите на оферти в различни валути, одобренията и приключените продажби в общ поток. Потокът има пет стъпки: регистрирайте клиента, отворете възможността, подгответе офертата, завършете одобрението, изгответе отчет за продажбата. Офертите могат да се изготвят в различни валути, всяка корекция се пази като отделна версия, а преди да бъде представена на клиента, офертата минава през одобрение. Тъй като всяка оферта се пази заедно с картата на клиента и свързаната възможност, търговският екип вижда в един запис коя оферта до кой клиент е отишла.

В YazSis CRM AI офертата минава през етапите чернова, очаква одобрение, изпратена, приета и отхвърлена; има одобрение от ръководител. Разпечатката на офертата показва позициите, отстъпката, ДДС и общата сума заедно със срока на валидност и изготвилия на страница, готова за печат. Днес YazSis CRM AI се използва в собствения център за поддръжка и продажби на YazSis; обхвата на внедряване, адаптирано за вашата фирма, определяме заедно след анализ на нуждите.

Как офертата се пази заедно с картата на клиента, възможността и одобрението, можете да видите на страницата на модула „Продажби / оферти и клиенти“.