Как да изберем корпоративен портал: контролен списък с 25 въпроса за RFP

Гледали сте демонстрации от трима доставчици. И тримата имат хубав интерфейс, и тримата казват „правим всичко“, а седмица по-късно нямате нищо, което да сравните. Изборът на портал е не толкова въпрос дали софтуерът ви харесва, колкото проверка дали пасва на начина, по който работи фирмата ви; това не се преценява по екранни снимки. Изходът е опростена версия на метода, който в корпоративните покупки се нарича RFP: да зададете едни и същи въпроси на всички писмено и да поставите отговорите един до друг. Така решението се основава на записани ангажименти, а не на впечатлението от демонстрацията.

RFP (Request for Proposal, запитване за оферти) е писмено запитване, с което организацията изпраща на доставчиците своите нужди и въпроси за решението, което иска да купи, и иска от тях оферти в една и съща рамка. При избора на корпоративен портал това означава кратко описание на нуждите на няколко страници и списък с въпроси.

Какво е RFP и как протича процесът?

При големите корпоративни покупки RFP често е документ от десетки страници. За избора на вътрешен портал е достатъчна много по-лека версия. Процесът обикновено върви в този ред:

1. Опишете нуждата. Кои процеси са разпокъсани, кой ще ползва портала, от какви устройства ще се влиза? Не повече от една страница; пример има по-долу.
2. Дръжте списъка с доставчици кратък. Изберете толкова доставчици, с колкото можете да работите задълбочено.
3. Изпратете един и същ списък с въпроси на всички. Не нагаждайте въпросите към един доставчик; сравнението е възможно само при едни и същи въпроси.
4. Поискайте писмени отговори, демонстрацията оставете за после. Няма нужда да гледате демонстрацията на доставчик, чиито писмени отговори смятате за недостатъчни.
5. Оценявайте отговорите с тежести. Дайте по-голяма тежест на разделите, които са критични за вас.
6. Започнете с малък обхват. Изпробвайте избраното решение не в цялата фирма наведнъж, а в един-два процеса.

Примерно описание на нуждата: записите за отпуски, зачислено имущество и посетители са разпръснати в имейли и таблици. Част от служителите работят на терен и не използват корпоративен имейл. Целта ни е да прехвърлим тези три процеса в работни потоци, в които всичко се записва, да управляваме правата по роли и служителят да може да работи от телефона, без да инсталира приложение. В офертата трябва ясно да е посочено къде ще се съхраняват данните и как ще се изгради връзката със съществуващите системи.

Интранетът се избира по същия начин. Първо изяснете какво решение търсите: вътрешен сайт само за съобщения и документи или портал, през който се управляват дейности като отпуски, зачисляване и заявки? Отговорът определя на кои от въпросите по-долу ще дадете по-голяма тежест.

25 въпроса за RFP

Има пет раздела по пет въпроса; номерацията започва отначало във всеки раздел и общо стават 25. Можете да изпратите въпросите на доставчиците както са. Не се задоволявайте с отговор „да“ или „не“; за всеки въпрос искайте и отговор на „как“. Например от доставчик, който на въпроса „има ли мобилно ползване?“ отговаря „има“, очаквайте да покаже как служител подава заявка за отпуск от телефона от началото до края.

А. Хостинг и данни

1. Къде работи системата: на нашия сървър, в облака на доставчика или в услуга на трета страна?
2. Под чие управление са данните ни и къде се съхраняват? Кой отговаря за резервните копия?
3. Какви са техническите изисквания? Съвместими ли са с нашата инфраструктура и с навиците на ИТ екипа ни?
4. В какъв формат ще си върнем данните при прекратяване на договора?
5. Какви мерки за защита има за чувствителни полета като личен идентификационен номер и IBAN?

Б. Роли и права

1. Може ли достъпът до менюта и данни да се задава отделно по роли, отдели и потребители?
2. Може ли на един потребител да се даде право само да преглежда даден запис, а на друг – да извършва действия с него?
3. Може ли да се зададе временно право на човека, който замества ръководител в отпуск?
4. Записва ли се всяко дадено и отнето право, вижда ли се кой какво право е имал и кога?
5. Води ли се одитен запис за достъпа до документи и извършените действия?

В. Мобилно ползване и преживяване на служителите

1. Могат ли служителите да работят от браузъра на телефона, без да изтеглят приложение?
2. По какви канали стигат известията до служителите на терен и в производството, които нямат корпоративен имейл?
3. По какви канали се изпращат одобренията и известията и от чий акаунт?
4. Какво вижда новият служител при първото влизане? Как се осигуряват обучението и помощните материали?
5. Можете ли да покажете демонстрацията на телефон? Удобно ли се попълват формулярите на малък екран?

Г. Интеграция и обхват

1. Има ли готова интеграция с нашите ERP, система за отчитане на работното време и система за заплати? Ако няма, как се изгражда обменът на данни и кой носи отговорност?
2. Какви данни можем да експортираме (например в XLSX) и в какви формати можем да импортираме?
3. Модулите купуват ли се поотделно или като един пакет? Може ли да се добавят модули с нарастване на нуждите?
4. Как ще прехвърлим съществуващите си данни от Excel (списък на служителите, остатъци от отпуски) при първоначалната настройка?
5. Ако ни трябва специфичен за нас процес, как се управляват обхватът и промените?

Д. Поддръжка и растеж

1. По какъв канал, в какъв обхват и с какъв подход към времето за отговор се предоставя поддръжка след внедряването? Искаме го писмено.
2. Новият модул добавя ли се към същата структура от потребители и права, или изисква отделна инсталация?
3. Как се правят актуализациите? Могат ли да се прилагат, без да се прекъсва работата?
4. Възможно ли е първо да започнем с един процес и малък обхват?
5. Ние ли ще управляваме системата в ежедневната работа, или за всяка промяна ще се обръщаме към доставчика?

Как да оценявате отговорите?

При оценяването избягвайте две грешки. Първата е да давате еднаква тежест на всеки раздел: за фирма с чувствителни данни хостингът и правата трябва да тежат повече, а за фирма със сменна работа – мобилното ползване. Втората е да слушате отговорите само от търговския екип. Техническите въпроси оценявайте заедно с ИТ екипа си, а въпросите за процесите – с ЧР и оперативните ръководители; гласът на хората, които ще ползват портала, трябва да участва в решението.

Кога има смисъл да продължите с Excel и имейл?

RFP не е нужен във всеки случай. Във фирма с малко служители, един офис и прости процеси може да стигнат таблица за отпуските и имейл списък за съобщенията; отделен портал в този случай носи излишна тежест. Следните признаци показват, че е време за избор: одобренията се губят във вериги от имейли, една и съща информация се води в няколко таблици, до чувствителни данни имат достъп хора, на които не им е нужен, а когато ръководството поиска отчет, данните се събират ръчно. Сравнителната таблица можете да подготвите и в Excel; важното е отговорите да са писмени и на всички да се задават едни и същи въпроси.

Как KurumsalPortal отговаря на тези критерии?

Можете да приложите горния списък и към нашия продукт. YazSis KurumsalPortal работи на собствения сървър на клиента и данните не се изпращат в облак на трета страна; достатъчен е стандартен cPanel хостинг, а системата работи с PHP и MySQL. Служителите го ползват от браузъра на телефона, без да инсталират приложение. В модула Управление на менюта и права правата се задават на нива роля, отдел и потребител, правото за преглед и правото за действия се дават отделно, може да се зададе временен достъп, а всяка промяна в правата се записва. Обхватът на данните по роли, маскирането на чувствителни полета, регистърът на достъпа до документи и одитният запис помагат да се изгради процес, ориентиран към изискванията на KVKK – турския закон за защита на личните данни.

За да адаптирате списъка с въпроси за своята фирма и да разгледате структурата от 33 модула, вижте страницата на KurumsalPortal.