Как да изберем корпоративен чат за фирмата? 7 критерия и сравнение

Един проектен екип сам избра инструмента за кореспонденция, а няколко седмици по-късно друг екип премина към друг инструмент. В края на годината, за да се открие къде е записано дадено решение, се търси в три приложения; акаунтът на напуснал служител все още е активен; работните файлове стоят в личния акаунт на служителя. Нито един от инструментите не беше лош — всички бяха бързи и лесни. Липсваше обвързването на кореспонденцията с фирмените правила за записи, права и данни. Затова изборът на корпоративен чат трябва да се прави не по въпроса „кой се използва най-много?“, а по критериите по-долу.

Корпоративният чат е софтуер, в който личната и груповата кореспонденция на служителите, споделянето на файлове и изображения се водят на платформа под контрола на организацията; нарича се още корпоративна система за съобщения. Разликата от личното чат приложение е, че кореспонденцията не стои в акаунта на служителя, а в системата на организацията.

Как се избира корпоративен чат? Седем критерия

Можете да използвате таблицата по-долу като карта за оценка: дайте на всеки кандидат-инструмент 0, 1 или 2 точки по всеки ред и сравнявайте не сбора, а редовете, на които е получил нула. Инструмент, получил нула по критерий, без който фирмата ви не може, трябва да отпадне, колкото и добър да е по останалите шест.

Корпоративни чат приложения: три варианта един до друг

В таблицата не казваме, че даден вариант е „по-добър“ или „по-лош“ от другите; всеки е по-подходящ за различна нужда. Важното е предварително да решите кои критерии фирмата ви смята за задължителни. Ако търсите само бърз чат, първият вариант може да е достатъчен. Ако в тази кореспонденция се движат и решения, одобрения и файлове, на преден план излизат критериите за записи и права.

Ако се насочвате към самостоятелен корпоративен чат продукт, преди договора поискайте писмени отговори на следните въпроси: къде се съхранява кореспонденцията, в какъв формат ще получите данните си при края на договора, управлявате ли потребителите от сегашния си списък, кой закрива акаунта на напусналия служител? Тези въпроси важат за всеки продукт, а мъглявият отговор сам по себе си е информация.

Кога е достатъчно да останете с личното чат приложение и кога не?

В екип от пет до десет души, в един офис, при ред, в който решенията, изискващи запис, се пазят другаде, личното чат приложение е напълно достатъчно; няма нужда да налагате нов инструмент на никого. С растежа на фирмата започват да се появяват следните проблеми:

• Кога и от кого е взето дадено решение, потъва в потока от съобщения и се намира само с търсене.
• На телефона на напусналия служител остават работна кореспонденция и файлове.
• Фирмата не знае кой е добавен в групите и кой е премахнат.
• Служителите водят работна и лична кореспонденция в едно приложение, затова се размива границата, до която са допустими съобщенията извън работно време.
• Служителите на терен и в производството ползват различни приложения и една и съща тема се обсъжда на няколко места.

Пет въпроса, които да решите във фирмата, преди да изберете инструмента

1. Обхват: чатът само за координация на екипа ли ще е, или ще е канал, по който минават и решения, и файлове?
2. Правила: кои теми се обсъждат в чата и кои се пренасят в работен процес със запис (отпуск, заявка, одобрение)?
3. Управление: кой създава и закрива групите, кой премахва достъпа на напусналия служител?
4. Часове: очаква ли се отговор извън работно време, определен ли е отделен канал за спешни случаи?
5. Преход: кога ще се закрие старият канал и как новият инструмент ще бъде представен на служителите?

Как да направите малък тест на кандидат-инструментите?

Преди да попълните картата за оценка, изпробвайте два кандидат-инструмента с един екип в реална работа. Тестът показва много повече от екранните снимки.

1. Изберете пилотен екип. Нека в него участват хора с различни роли: ръководител, служител на терен или в производството и офис служител.
2. Пренесете реална работа. Водете седмичната координация или споделянето на файлове по даден проект в новия инструмент.
3. Проверете трудните въпроси. Ако служител напусне, къде остава кореспонденцията? Кой може да вижда даден разговор? Откъде ще намерите файл, споделен преди три седмици?
4. Премахнете един потребител. Закрийте акаунта и вижте какво става с предишната кореспонденция.
5. Задайте на служителите един въпрос. Искате ли да се откажете от стария начин? Този отговор казва повече от картата за оценка.

Как „Модулът за съобщения“ на KurumsalPortal отговаря на тези критерии?

В YazSis KurumsalPortal „Модулът за съобщения“ подхожда към седемте критерия така:

• Записи: личните и груповите разговори и споделените файлове остават записани в портала; дори да се смени служителят или екипът, работната кореспонденция остава във фирмената памет.
• Достъп: до разговорите имат достъп само упълномощени лица; кой може да отвори записите се ограничава с настройките на правата.
• Файлове и изображения: в личните разговори и екипните групи могат да се споделят файлове и изображения; съдържанието остава в записа на разговора.
• Непрочетени съобщения и известия: потребителят вижда непрочетените си съобщения с един поглед и получава известия за нови съобщения.
• Местоположение на данните: порталът работи на собствения сървър на клиента и данните не се изпращат в облак на трета страна; системата работи с PHP и MySQL на стандартен cPanel хостинг.
• Потребители и права: чатът използва същата инфраструктура за потребители, права и известия като другите модули на портала; потребителите и ролите се управляват в една структура.
• Лесна употреба: служителите ползват портала от браузъра на телефона, без да инсталират приложение.

Практическият резултат от общата платформа е, че чатът не стои като отделен остров. Отпуските, съобщенията, задачите и другите дейности също се водят в същата потребителска структура, затова служителят влиза навсякъде с един акаунт; а понеже потребителите и правата се управляват в една структура, не е нужно достъпът на напусналия служител да се търси в отделен списък на чата. Одобренията и заявките, които изискват запис, е по-правилно да се водят не в чата, а в собствените им модули; чатът е за координация и не замества механизма за одобрение.

За подробности за модула вижте страницата „Модул за съобщения“, а за другите модули на портала — страницата KurumsalPortal.