Доклад от вътрешен одит: пример, шаблон и как се пише констатация с доказателство

В одитния ви доклад пише: „В склада е забелязан безпорядък.“ След три седмици ръководителят на звеното пита: кой склад, кой стелаж, безпорядък спрямо какво? Одиторът не помни стелажа, снимката е останала в личния му телефон. Не се възлага действие, защото няма нищо конкретно, по което да се действа. Проблемът не е в самия одит, а в начина, по който е написана констатацията. Добре написаната констатация показва на читателя от пръв поглед какво се е случило, по какъв критерий се смята за проблем, на какво се основава и какво трябва да се направи. По-долу има структура на доклада, която осигурява това, и измислен пример за доклад от вътрешен одит.

Докладът от вътрешен одит е документ, който записва обхвата на одита, използвания критерий, установените ситуации и доказателствата за тях и посочва за всеки проблем отговорник и срок. Една и съща структура може да се използва както при вътрешния одит по качеството, така и при общия вътрешен одит на компанията. Променя се само критерият: в първия случай това са стандартът и процедурите, във втория — политиките на компанията и вътрешните контроли.

Как се пише доклад от вътрешен одит и от какви раздели се състои?

Как се пише одитна констатация?

Най-трудното място в доклада е изречението на констатацията. Всяка констатация трябва да отговаря на четири въпроса:

1. Ситуация: какво е видяно, къде и кога?
2. Критерий: по коя точка от процедура, инструкция или стандарт се смята за проблем?
3. Доказателство: кой запис, снимка или наблюдение го показва?
4. Въздействие: какъв риск поражда тази ситуация?

В таблицата по-долу можете да видите слаба и силна формулировка на една и съща тема. Числата и имената на документите в примерите са измислени.

Изрази, които да избягвате в констатацията

Неконкретни думи като „обикновено“, „някои“, „недостатъчно“, „безразборно“ отварят констатацията за спор; ръководителят на звеното може да възрази срещу всяка от тях. Вместо тях поставете число, място и запис. Свързвайте констатацията със ситуацията, а не с човека: да напишете „Три палета без етикет“ вместо „Отговорникът на склада не е поставил етикети“ е и по-точно, и пренася решението от човека към процеса. Разделяйте и тълкуването от наблюдението: какво сте видели и какво заключавате от това пишете в отделни изречения.

Шаблон за доклад от вътрешен одит, който можете да копирате и адаптирате (измислен)

Резюмето по-долу е написано за одит на склад в измислено предприятие за опаковане на храни. Можете да адаптирате заглавията и формулировките към вашите звена.

• Обхват и критерий: звено „Склад и експедиция“, период януари–февруари. Критерий: Складова процедура и Инструкция за складови записи.
• Метод: интервю с отговорника на склада, наблюдение на място в две смени, сравнение на 10 складови карти със записа в системата.
• Констатация 1 (несъответствие): в склад B са намерени 3 палета без етикет; в складовите карти няма съответствие. Критерий: Складова процедура, т. 4.1. Въздействие: риск от експедиране на грешен продукт.
• Доказателство: снимка F-3, сравнителен списък на складовите карти.
• Констатация 2 (наблюдение): в нощната смяна попълването на формуляра за експедиция закъснява; засега това не е довело до липсващи записи.
• Действие 1: етикетиране на палетите и актуализиране на складовите карти; анализ на причината и добавяне на стъпката за етикетиране в инструкцията.
• Отговорник и срок: отговорникът на склада; срокът се записва в доклада като конкретна дата.
• Доказателство за закриване: снимка на етикетираните палети и актуалните складови карти.

Контролен списък преди издаване на доклада

• До всяка констатация посочен ли е критерият (точка или име на процедура)?
• Доказателството за всяко несъответствие с номер на запис в доклада или в приложението ли е?
• Има ли в констатацията място, количество и дата?
• Потвърдени ли са констатациите с ръководителя на звеното на заключителната среща?
• Всяко действие има ли един отговорник и дата?
• Наблюденията и предложенията за подобрение записани ли са отделно от несъответствията?
• Записани ли са и положителните констатации?
• Списъкът за разпространение и версията на доклада виждат ли се в реквизитите?

Докладът от вътрешен одит на компанията и докладът от вътрешен одит по качеството едно и също ли са?

Структурата е една и съща, променя се критерият. В доклада от вътрешен одит по качеството критерият е съответната точка от стандарта ISO и процедурите на организацията; до констатацията се пише номерът на точката. При общия вътрешен одит на компанията критерият може да бъде вътрешен контрол като матрица на правомощията, правила за одобрение или ред за съхранение. И в двата случая констатацията се състои от същите четири части: ситуация, критерий, доказателство и въздействие. Записвайте накратко и положителните констатации: това, което работи както трябва, става точка за сравнение при следващия одит. Разделът с критериите трябва да стои преди констатациите и да не се променя в целия доклад; иначе една и съща констатация може да означава две различни неща за двама читатели и спорът да се върти повече около мярката, по която е написана, отколкото около съдържанието ѝ.

Какво става, ако докладът остане PDF файл?

Докладът в Word или PDF се чете, подписва и архивира; списъкът с констатации в Excel също върши работа, когато одиторът е един и констатациите са малко. Трудността е, че докладът е затворен документ, а не жив запис:

• Действията се пренасят ръчно от доклада в друга таблица; с времето двата списъка се разминават.
• Сроковете не са в ничий календар, напомнянето остава на одитора.
• Доказателствата се разпиляват в имейли и лични папки.
• Дали същата тема се е появила отново на следващата година, не се вижда, без да се отварят старите доклади един по един.

Как в KurumsalPortal констатацията се свързва с действие?

В модула Управление на вътрешен одит одитът се свързва с план и се провежда по контролен списък. Установените констатации и несъответствия се записват към съответния одит; констатацията не остава в доклада, а става проследим запис. За всяка констатация се създава коригиращо действие с ясен отговорник и срок, а действието се закрива с прикачено доказателство за изпълнението. Така колоните в доклада — констатация, доказателство, действие и отговорник — стават не разпокъсани файлове, а звена от една верига.

На практика докладът се състои от две части: описателен текст, който четат хората, и запис, който пази системата. Ако описателната част (обхват, метод, обобщен резултат) е кратка, а полетата за констатация, доказателство и действие се попълват във веригата от записи, докладът става и четим, и проследим. Кое действие е отворено и кое е закрито, се вижда от записа, без да се отварят стари доклади. Разликите в стила между одиторите също намаляват, защото всички попълват едни и същи полета и пишат констатацията по една и съща схема от четири части.

Ако искате да видите и другите модули освен веригата от одит и действия, продължете към страницата KurumsalPortal.