Как се бракуват дълготрайни активи в Турция? Протокол, одобрение и отписване

В задния склад винаги има един ъгъл: монитори със счупен екран, неработещи принтери, устройства, които чакат ремонт, но никой не ги поема. А в инвентарния списък до тях още пише „Зачислен“ или „Повреден“. Когато дойде време за инвентаризация, никой не може да обясни съдбата на тези устройства: има ги в регистъра, има ги в склада, но не се използват и не е ясно на кого са. Всяка година се задава един и същ въпрос, а отговорът се прехвърля за следващата. Трудната част не е да изхвърлите устройството, а да документирате това: кой е решил, на какво основание, кога е отписано? В тази статия разглеждаме как се бракуват дълготрайни активи в Турция: стъпките, които да следвате, сведенията в протокола за бракуване и въпроса за лимита.

Бракуването на дълготраен актив е извеждането от употреба на актив, който е изчерпал полезния си живот, не може да бъде ремонтиран или чийто ремонт няма смисъл, въз основа на техническо становище, одобрение от упълномощено лице и протокол, и отписването му от инвентарния регистър. Процедурата има две страни: оперативна (установяване, одобрение, протокол, ликвидиране) и счетоводна (отписване, данъчни последици). Статията описва предимно първата.

Как се бракува дълготраен актив стъпка по стъпка?

1. Запишете ситуацията. Кой и кога е съобщил за повредата, при кого е било устройството последно? Тази информация е първият ред на протокола.
2. Поискайте техническо становище. ИТ, поддръжката или съответният сервиз да посочат писмено дали устройството може да се ремонтира и дали ремонтът си струва.
3. Закрийте зачисляването. Ако устройството още се води на служител, приемете го и закрийте зачисляването; активът не бива да остава записан на никого.
4. Отделете и етикетирайте устройството. Устройствата за бракуване не бива да се смесват с работещите; да стоят в отделна зона с етикет „чака одобрение за бракуване“.
5. Подгответе протокола. Попълнете протокола за бракуване със сведенията от шаблона по-долу.
6. Получете одобрение. Определете предварително кой одобрява според стойността и вида; не пристъпвайте към ликвидиране, преди подписите да са събрани.
7. Уведомете счетоводството. Изпратете нужната за отписването информация (номер на зачисляване, дата на придобиване, протокол) на външния си счетоводител или на счетоводния отдел.
8. Ликвидирайте. Продажба, рециклиране или унищожаване; при устройства, които съхраняват данни, проверете отделно, че данните са изтрити.
9. Закрийте записа. Сменете статуса в инвентарния регистър на „Бракуван“, добавете датата на закриване и номера на протокола; съхранявайте документите.

Въпроси, които да зададете преди бракуването

Не всяко повредено устройство трябва непременно да се бракува. Отговорите на следните въпроси преди решението намаляват както ненужното бракуване, така и ненужната тежест от ремонти:

• Може ли повредата да се отстрани и има ли смисъл ремонтът в сравнение с покупката на ново устройство?
• Могат ли части от устройството да се използват за ремонт на друго? Ако да, ще се заведат ли като резервни части?
• Може ли устройството да се използва в друго звено при по-малко натоварване?
• Осигуряват ли още производителят или сервизът части и поддръжка за устройството?
• Има ли на устройството фирмени данни; ако има, кой отговаря за изтриването им?
• Кой от вариантите – продажба, рециклиране или унищожаване – ще се приложи и кой ще го изпълни?

Примерен протокол за бракуване на дълготраен актив: какви сведения съдържа?

Формата на протокола се различава в различните организации; полетата по-долу дават разпространена и полезна рамка:

Има ли лимит за бракуване на дълготрайни активи?

Въпросът се задава в два различни смисъла и отговорите са различни.

• Вътрешен лимит за одобрение. Кой одобрява бракуването на актив с дадена стойност, определя собствената матрица на правомощията на фирмата. Например устройствата с ниска стойност може да одобрява ръководителят на отдела, а тези с висока стойност – висшето ръководство или финансовият отдел. Ако тези граници се запишат предварително, споровете при всяко бракуване отпадат.
• Сумата от данъчна гледна точка. Член 313 от турския Закон № 213 за данъчната процедура предвижда, че използваните в предприятието инструменти, сечива, обзавеждане и стопански инвентар, чиято стойност не надвишава определена сума, могат да се отчетат директно като разход, без да се амортизират. Тъй като тази сума периодично се преразглежда, цифрата в текста може да не е актуална; затова в статията не посочваме сума. Актуалната сума и последиците за вашия случай уточнете със своя счетоводител.

Като пример за вътрешен лимит за одобрение може да се използва проста матрица на правомощията като тази по-долу. Групите и одобряващите са само примерни; адаптирайте ги към своята организация.

В текста на турския Закон за данъчната процедура, който прегледахме, не открихме отделна разпоредба, която да обвързва бракуването на дълготрайни активи с определена сума. Все пак за държавни институции или организации със специална уредба може да има различни правила, затова проверете приложимите за вас норми със своя специалист.

Кратък пример: неработещ принтер

В един офис принтерът на втория етаж постоянно задръства хартия. Служител съобщава за това и повредата се регистрира. Техническият сервиз посочва писмено, че принтерът е изчерпал полезния си живот и ремонтът ще струва почти колкото ново устройство. Административният отдел закрива зачисляването, премества устройството в отделен ъгъл и подготвя протокола за бракуване. Финансовият отдел одобрява, а на счетоводството се изпраща информацията за балансовата стойност. Устройството се предава на фирма за рециклиране и в инвентарния регистър статусът се закрива като „Бракуван“. Резултат: при инвентаризацията в края на годината никой не трябва да търси отговор за този принтер, защото датата, причината и одобрението на всяка стъпка са записани.

Къде засича процесът по бракуване, воден с Excel и хартия?

В малко предприятие протоколът може да е шаблон в Word, а инвентарният списък – таблица в Excel; ако годишно се бракуват няколко устройства, това върши работа. Проблемите се появяват на три места: протоколът е подписан, но в таблицата устройството остава „Зачислен“; устройството е изпратено за ремонт, никой не следи връщането му и месеци наред то се води „В ремонт“; протоколите се разпиляват по различни папки и при инвентаризацията се спори дали устройството е бракувано или изгубено. Решението е статусът да се пази на едно място и всеки преход да се отбелязва с дата и бележка. Дори да останете на Excel, попълването на колоната „статус“ не със свободен текст, а от фиксиран списък (свободен, зачислен, в ремонт, повреден, бракуван, изгубен) и обновяването на колоната с датата при всяка промяна помагат да намалеят устройствата, които се губят по пътя.

Преход от „Повреден“ към „Бракуван“ в KurumsalPortal

В модула Управление на активи и зачисляване за всеки дълготраен актив има инвентарна карта с баркод, а активът се следи с един от статусите Свободен, Зачислен, В ремонт, Повреден, Бракуван и Изгубен. Движенията по повреда, ремонт и бракуване се натрупват в историята на картата; така в една карта се вижда при кого е било устройството, кога се е повредило, изпращано ли е за ремонт и кога е бракувано. Отделните статуси за загуба и за брак ви предпазват от смесване на два различни резултата при инвентаризацията.

Модулът не е предназначен за счетоводни записи, а за проследяване на жизнения цикъл на актива. Ако закриете инвентарния запис на същата дата, на която изпращате протокола на счетоводството, това помага двата записа да съвпадат. Можете да заредите съществуващия си списък от Excel в модула с масов импорт, а след това да изтегляте отчет в XLSX и да ползвате актуалния списък при инвентаризации и одити. Повече за другите модули на KurumsalPortal ще намерите на страницата KurumsalPortal.

За да следите повредените, намиращите се в ремонт и бракуваните си дълготрайни активи в една карта, разгледайте страницата Управление на активи и зачисляване.