ما هي إدارة الجرد؟ الفرق بين جرد الأصول وجرد المخزون

في الاجتماع نفسه يقول شخصان «الجرد». يقصد قسم المالية قائمة الحواسيب والهواتف والمكاتب في المكتب، بينما يقصد مسؤول المستودع كميات المنتجات على الرفوف. كلاهما يتحدث بالكلمة نفسها عن سجلين مختلفين، ويمضي الاجتماع ساعة كاملة دون أن يفهم أحدهما الآخر. والطرفان على حق: فكلمة «الجرد» في لغة الأعمال تعني «قائمة الأصول المملوكة» كما تعني «عدّ البضاعة الموجودة». ويظهر هذا الالتباس عند اختيار البرنامج، وعند التخطيط للجرد، بل حتى عند كتابة الوصف الوظيفي لموظف جديد. لذلك يجب أولًا الفصل بين معنيي الكلمة.

إدارة الجرد هي تنظيم لتسجيل ومتابعة ما تملكه المنشأة من أصول ومواد: ما هي، وأين توجد ولدى من، وبأي كمية وفي أي حالة. وفي الاستخدام اليومي تشمل نوعين مختلفين من السجلات: جرد الأصول وجرد المخزون.

هل الجرد والمخزون شيء واحد؟

لا؛ هما متشابهان لكنهما يجيبان عن أسئلة مختلفة. جرد الأصول يتابع كل قطعة تُستخدم لفترة طويلة على حدة، أما جرد المخزون فيتابع المواد المعدّة للبيع أو الاستخدام بالكمية.

ماذا تشمل إدارة الجرد؟

1. التعريف. يُعرَّف كل بند أو قطعة بمعرّف فريد، ويسهّل الباركود هذه المهمة.
2. الموقع وصاحب العهدة. يُثبت السجل في أي موقع توجد القطعة، أو لدى أي شخص، أو في أي مستودع.
3. سجل الحركات. يُسجَّل كل تغيير مثل التسليم والإرجاع والنقل والإدخال والإخراج مع تاريخه.
4. متابعة الحالة. تُحدَّث معلومات الحالة باستمرار: تعمل، معطلة، قيد الإصلاح، أو مُتلَفة.
5. الجرد والتحقق. تُقارَن المعلومات المسجلة دوريًا بالوضع الفعلي في الموقع.
6. التقارير. تحصلون من مكان واحد على إجابات أسئلة مثل: ما الذي لدى كل شخص، وأي بند بلغ المستوى الحرج، وأي قطعة معطلة.

تنطبق هذه الوظائف الست على الأصول والمخزون معًا؛ والفرق في ماهية «وحدة التسجيل». في الأصول تكون الوحدة هي القطعة نفسها، وتُضاف كل حركة إلى سجل بطاقة واحدة. وفي المخزون تكون الوحدة هي المنتج، وتتراكم الحركات في دفتر يزيد الكمية أو ينقصها. لذلك لا يُدار السجلان بالمنطق نفسه حتى لو كانا في الواجهة نفسها.

عن أي أسئلة تجيب إدارة جرد المستودع؟

جرد المستودع هو الصورة الميدانية لجرد المخزون. إنه تنظيم تُعرَّف فيه المنتجات بالفئة والباركود، وتُحفظ فيه حركات الإدخال والإخراج والنقل في أكثر من مستودع ضمن دفتر حركات واحد، وتُقارَن فيه نتائج الجرد بالسجل. ويمكنكم ترتيب الأسئلة التي يجيب عنها هذا التنظيم على النحو التالي:

• كم يوجد من هذا المنتج، وفي أي مستودع؟
• أي منتج أُرسل من مستودع إلى آخر، ومتى؟
• أي منتج انخفض إلى المستوى الحرج، وهل يمكن طلبه دون تأخير؟
• لماذا لم تتطابق الكمية على الرف مع الكمية المسجلة عند الجرد؟

تعتمد الإجابة عن هذه الأسئلة على تسجيل الحركات دون تأخير وفي بطاقة المنتج الصحيحة. فما لم تُسجَّل الحركة يظهر فرق يوم الجرد، وعندما يظهر الفرق لا بد أن يكون السجل محفوظًا جيدًا للعثور على سببه. وما يحدد جودة جرد المستودع على المدى القصير ليس البرنامج، بل عادة تسجيل كل إدخال وإخراج في اليوم نفسه.

أي سجل يجيب عن أي سؤال؟

بالنسبة لشركة تبحث عن نظام لإدارة الجرد، فإن أنسب نقطة بداية هي تقسيم الأسئلة التي لديها إلى مجموعتين:

• «لدى من هذا الحاسوب المحمول الآن؟» جرد الأصول؛ سجل العهدة.
• «ما المعدات التي يجب استلامها من الموظف المغادر؟» جرد الأصول؛ قائمة العهد حسب الموظف.
• «أي جهاز قيد الإصلاح، وأيها معطل؟» جرد الأصول؛ سجل الحالة والحركات.
• «كم قطعة في المستودع؟» جرد المخزون؛ الكمية حسب المستودع.
• «أي منتج بلغ المستوى الحرج؟» جرد المخزون؛ تنبيه المخزون الحرج.
• «ما الذي نُقل من المستودع A إلى المستودع B؟» جرد المخزون؛ حركة النقل.

مثال افتراضي: ورشة أثاث صغيرة

طاولة العمل والمثقاب وجهاز القراءة المحمول في الورشة أصول؛ لكل منها صاحب عهدة وموقع وسجل صيانة. أما الخشب والبراغي والطلاء فهي مخزون؛ والمهم فيها كم تبقّى ومتى سينفد. إذا تعطّل المثقاب خلال الأسبوع نفسه سُجّل في بطاقة الأصل بحالة «معطل»، أما انخفاض الطلاء إلى المستوى الحرج فيظهر في جانب المخزون. الحدثان مستقلان عن بعضهما، لكنهما مشكلتا الورشة نفسها. وإذا حاولتم حفظهما في الجدول نفسه فستعجزون إما عن متابعة صاحب عهدة الأصل وإما عن متابعة كمية المخزون.

خمسة أخطاء شائعة في إدارة الجرد

• تُحفظ الأصول والمخزون في الجدول نفسه؛ فتختلط القطع التي يجب تتبعها واحدة واحدة بالمواد التي تُتابَع بالكمية.
• لا تُعطى القطع أرقامًا فريدة؛ فلا يمكن التمييز بين عدة أجهزة من الطراز نفسه.
• تُسجَّل الحركات متأخرة؛ فيبقى السجل دائمًا متأخرًا بخطوة عن الوضع الفعلي.
• يُجرى الجرد مرة واحدة فقط في السنة؛ وكلما تراكمت الفروق صعب العثور على أسبابها.
• تبقى معلومات المستوى الحرج أو العطل في السجل لكنها لا تُعرض على أحد؛ ولأنه لا يوجد تنبيه يتأخر القرار أيضًا.

متى يكفي Excel لحفظ الجرد، ومتى يتعثر؟

لعدد قليل من المنتجات ومستودع واحد يكون Excel كافيًا في الغالب؛ فالجدول صغير ويديره شخص واحد. تبدأ الصعوبة عندما يزداد عدد الحركات وعدد المستخدمين. في الأصول، تنتقل القطعة من يد إلى يد ولا يُحدَّث الجدول، فتتقادم معلومة «لدى من». وفي المخزون، يكتب أشخاص مختلفون الإدخال والإخراج في أوقات مختلفة؛ فينقسم المنتج نفسه على صفين، ولا يتطابق الجدول مع الرف يوم الجرد. فضلًا عن ذلك، لا يُصدر الجدول تنبيهًا بنفسه: فالمنتج الذي ينخفض إلى المستوى الحرج لا يُلاحَظ إلا عندما ينظر أحدهم إلى الجدول.

نوعان من الجرد في البوابة، وبنية واحدة

يلبّي YazSis KurumsalPortal نوعي السجلات بوحدتين منفصلتين. تتابع إدارة الأصول والعهد الأصول عبر بطاقة جرد بباركود ورقم عهدة فريد؛ ويظهر في البطاقة صاحب العهدة والموقع والحالة، وتتراكم حركات التسليم والإرجاع والنقل والعطل والإصلاح والإتلاف والفقدان في سجل الحركات. أما إدارة المخزون والمستودعات فتعرّف المنتجات بالفئة والباركود، وتحفظ حركات الإدخال والإخراج والنقل في مستودعات متعددة ضمن دفتر حركات واحد، وتتحقق من نتائج الجرد وتُظهر مستويات المخزون الحرجة.

تعمل الوحدتان على البنية نفسها للمستخدمين والصلاحيات والإشعارات. وبينما تعمل الشؤون الإدارية وتقنية المعلومات على جانب الأصول، والمستودع والمشتريات على جانب المخزون، لا يرى كل دور إلا نطاقه. وإذا كانت قائمة أصولكم الحالية في Excel فيمكن استيرادها دفعة واحدة، كما يمكن استخراج السجلات في تقرير XLSX. أما الأجهزة مثل قارئ الباركود فيُتفق عليها خلال المشروع.

ما تبدؤون به تحدده المشكلة الأكثر إزعاجًا لكم في تلك اللحظة. إذا كان لا يُعرف لدى من توجد الأجهزة، ولا يمكن استرداد المعدات من المغادرين، فمن المنطقي البدء بجانب الأصول. وإذا كان الرف لا يتطابق مع السجل يوم الجرد، ولا يُلاحَظ نقص المادة إلا بعد نفادها، فإن الأولوية تكون لجانب المخزون. ولأن الوحدات يمكن إضافتها لاحقًا، فلستم مضطرين إلى تفعيل الاثنتين في الوقت نفسه.

لسجلات المكتب والأجهزة يمكنكم الاطلاع على صفحة إدارة الأصول والعهد، ولجانب المستودع والمنتجات على صفحة إدارة المخزون والمستودعات، ويمكننا أن نناقش معًا بأيهما تبدؤون حسب احتياجكم.