ما هو PDKS وما فائدته؟ وكيف يعمل نظام الحضور والانصراف للموظفين؟

عند نهاية كل شهر يطرح المحاسب السؤال نفسه: من حضر كم يومًا، ومن تأخر، ومن كان في إجازة؟ سجلات القارئ عند الباب في ملف، ونماذج الإجازة في البريد الإلكتروني، وجدول الورديات على ورقة معلقة على الجدار. وبينما يحاول أخصائي الموارد البشرية مطابقة المصادر الثلاثة يدويًا، يقول أحد الموظفين: «كنت هنا في ذلك اليوم»، ولا يوجد سجل واحد يؤكد ذلك. هنا تحديدًا يأتي دور PDKS. في هذا المقال نشرح بلغة بسيطة ما هو PDKS، ومعنى الاختصار، وكيف يتحول التسجيل إلى كشف الحضور، وما الذي يجب الانتباه إليه عند الاختيار.

PDKS (اختصار للعبارة التركية Personel Devam Kontrol Sistemi، أي نظام مراقبة حضور الموظفين) نظام يسجل حركات دخول الموظفين إلى مكان العمل وخروجهم منه، ويحسب من هذه السجلات ساعات العمل والتأخير والخروج المبكر والغياب. تسمي بعض المؤسسات العمل نفسه «برنامج متابعة الموظفين» أو «نظام البوابات الدوارة» أو «الدخول بالبطاقة»؛ والجهاز الموجود عند الباب ليس إلا جزءًا من النظام.

ما فائدة PDKS؟

• يحفظ الدخول والخروج وساعات العمل لكل شخص في سجل واحد؛ فلا يعود سؤال «من دخل ومتى» موضع خلاف.
• يعرض التأخير والخروج المبكر والغياب كلًّا على حدة؛ فيرى المدير في قائمة ما ينقص في كل يوم.
• يفصل أيام الإجازة عن الغياب. الغياب الذي لا يطابق سجل إجازة استثناء حقيقي ويجب فحصه.
• ينتج المادة الخام لكشف الحضور الشهري. كشف الحضور هو ملخص هذه الحركات بعد دمجها مع بيانات الإجازات والورديات والعمل الإضافي.
• يوفر بيانات نظيفة لإعداد الرواتب؛ فيقل عدد الأرقام التي تُصحح يدويًا في نهاية الشهر.

كيف يعمل نظام PDKS؟ خمس خطوات

1. تُستقبل البيانات. تصل حركات الدخول والخروج إلى النظام من مصدر مثل قارئ البطاقات أو الجهاز الطرفي أو البوابة الدوارة.
2. تُربط بالموظف. تُربط كل حركة بسجل الموظف الصحيح؛ فيُتابَع دخول الشخص وخروجه وساعات عمله في مكان واحد.
3. تُفحص الاستثناءات. من نسي بطاقته، أو مررها مرتين، أو لم يُسجَّل خروجه، أو تأخر، يُفرز بوصفه استثناءً.
4. تكتمل الموافقة. يوافق المدير أو الموارد البشرية على الاستثناء مع سببه أو يصححه؛ فيصبح السجل نهائيًا.
5. يُستخرج كشف الحضور. من السجلات الموافق عليها يخرج كشف الحضور الشهري ويُنقل إلى إعداد الرواتب.

جهاز PDKS ومصادر البيانات: من أين تأتي بيانات الدخول والخروج؟

برنامج PDKS وجهاز PDKS الذي يجمع البيانات شيئان مختلفان. ويمكن تغذية البرنامج نفسه من مصدر واحد أو أكثر من المصادر التالية.

هل PDKS وكشف الحضور شيء واحد؟

لا. ينتج PDKS الحركة اليومية: «الموظف أ دخل في 08:58 وخرج في 18:10». أما كشف الحضور فهو ملخص هذه الحركات على مدار الشهر بعد دمجها مع بيانات الإجازات والورديات والعمل الإضافي: «الموظف أ عمل هذا الشهر 20 يومًا، وكان في إجازة سنوية يومين، وفي إجازة مرضية يومًا واحدًا». كشف الحضور الصحيح يحتاج إلى سجل حركات صحيح؛ ولهذا يُذكر المفهومان معًا.

كيف تتحول حركات يوم واحد إلى كشف الحضور؟

يوضح الجدول التالي بالأمثلة كيف تمر الحركة الخام بخطوتي الاستثناء والموافقة ثم تنعكس في كشف الحضور. لا توجد أسماء موظفين، والحالات افتراضية.

أكثر الاستثناءات شيوعًا في PDKS

الاستثناء هو الحركة التي يقول عنها النظام: «لا يمكن اعتبار هذا السجل صحيحًا من تلقاء نفسه». عملية مراقبة الحضور الجيدة لا تخفي الاستثناءات، بل تجعلها ظاهرة وتسندها إلى مسؤول. ومن الأمثلة المعتادة:

• يوم لم يُسجَّل فيه الخروج أو لم يُسجَّل فيه الدخول.
• تمرير الشخص نفسه بطاقته مرتين بفارق دقائق.
• موظف نسي بطاقته ويطلب تسجيلًا يدويًا.
• الدخول بعد الوقت المخطط (التأخير) والخروج قبله (الخروج المبكر).
• يوم بلا حركة ولا يوجد له سجل إجازة.
• سجلات ليلية تمتد فيها نهاية الوردية إلى اليوم التالي.

متابعة الحضور بالورق أو Excel أو WhatsApp: أين تنجح وأين تتعطل؟

في فريق من خمسة عشر إلى عشرين شخصًا يعملون في مكان واحد ودون ورديات، يفي كشف التوقيعات أو ملف Excel بسيط بالغرض غالبًا. تبدأ المشكلة عندما يكبر الفريق ويتعقد شكل العمل:

• عند إضافة الورديات أو الفروع أو العمل الميداني يتوزع سجل الشخص نفسه على عدة ملفات.
• لا يظهر من عدّل سجلًا بأثر رجعي ولا سبب التعديل.
• لأن الإجازات تُحفظ في ملف منفصل، قد يبدو يوم الإجازة في نهاية الشهر غيابًا.
• رسالة «سأتأخر اليوم» المكتوبة في WhatsApp لا تتحول إلى سجل؛ ولا يتذكرها أحد في نهاية الشهر.
• عند إقفال الشهر تكون لدى كل شخص نسخة مختلفة، ويدور النقاش حول أيها الصحيحة.

هذا لا يعني أن Excel أداة سيئة. في هيكل صغير وبسيط يكون البدء بـ Excel معقولًا. المهم، عندما يبدأ عدد الأخطاء في الازدياد، أن تطرحوا السؤال: «هل ندير هذا العمل، أم نعيد بناءه كل شهر؟» إذا كان الجواب هو الثاني، فقد حان وقت الانتقال إلى نظام، بغض النظر عن حجم الفريق.

كيف يعمل PDKS ومراقبة الحضور في YazSis KurumsalPortal؟

تجمع وحدة إدارة الحضور والانصراف الخطوات الخمس السابقة في شاشة واحدة. فهي تدمج حركات PDKS وتربطها بالموظف المعني، وتتابع التأخير والخروج المبكر والغياب بوصفها استثناءات منفصلة. وعندما تُفحص الاستثناءات ويُوافق عليها يصبح سجل الحضور نهائيًا. وتُطابق سجلات الحضور مع سجلات الإجازات، فتُفصل أيام الإجازة عن الغياب، ويُستخرج كشف الحضور من هذه البيانات النظيفة. ويستخدم الوحدة فريق الموارد البشرية ومسؤولو الرواتب ومديرو الأقسام.

ستة أسئلة عند اختيار برنامج PDKS

1. ما شكل كشف الحضور الذي نريد الحصول عليه في نهاية الشهر؟ حدّدوا المخرجات قبل الجهاز.
2. من أي جهاز وبأي طريقة تأتي البيانات، وهل يستطيع جهازنا الحالي تزويد النظام الجديد بالبيانات؟
3. من يصحح سجل الموظف الذي نسي بطاقته أو لم يُسجَّل خروجه، وبأي موافقة؟
4. هل تُطابق بيانات الإجازات والورديات مع سجل الحضور، أم تبقى في ملف منفصل؟
5. من يستطيع رؤية بيانات الدخول والخروج؟ هل يرى مدير القسم فريقه فقط؟
6. ما الذي سيُنقل إلى نظام الرواتب، وهل نطاق هذا التدفق واضح في العقد؟

إذا كنتم تريدون إدارة بيانات الحضور لا تسجيلها فقط، يمكنكم مراجعة سير عمل الوحدة كاملًا في صفحة إدارة الحضور والانصراف، والبنية العامة للبوابة في صفحة KurumsalPortal.