الوحدة 24 / 33
نظام إدارة الوثائق: ضبط الإصدارات والنشر الموجّه وتأكيد القراءة
الوثيقة الصحيحة، بالإصدار الصحيح، للشخص الصحيح.نظام إدارة الوثائق هو برنامج يحفظ السياسات والإجراءات والوثائق المؤسسية في مركز واحد مع ضبط الإصدارات، وينشر الإصدار الصحيح للأشخاص المعنيين، ويثبت قراءته. وتتابع وحدة إدارة الوثائق والسياسات في YazSis KurumsalPortal الفئة المستهدفة وحالة القراءة والموافقة الرقمية، فيعمل فريق الجودة والموارد البشرية وأصحاب العمليات على وثيقة واحدة سارية.
لمن؟الجودةالموارد البشريةجميع أصحاب العمليات
YAZSIS / KURUMSALPORTAL
التدقيق والامتثال
نتيجة الأعماللا تكتفِ بالتسجيل.
لا تكتفِ بالتسجيل.
أدر العملية.
يدمج KurumsalPortal كل وحدة في العمليات الفعلية من خلال الصلاحيات والإشعارات والموافقات والتقارير والتكامل.
الإمكانات الأساسية
انقل التحكم إلى النظام مع إدارة الوثائق والسياسات.
كل خطوة قابلة للتتبع بالمسؤول والوقت والحالة وسجل الإجراءات.
وثائق مركزية وضبط الإصدارات
تُحفظ الوثائق في مركز واحد، ويُوافَق على كل إصدار جديد قبل نشره، وتُؤرشَف الإصدارات فيتضح أي وثيقة هي السارية.
النشر للفئة المستهدفة
يُنشر الإصدار الموافق عليه للفئة المستهدفة المختارة، فتصل السياسة أو الإجراء إلى الموظفين المعنيين بإصدارها الصحيح.
القراءة والموافقة والوصول المخوَّل
تُتابَع قراءة الوثيقة وحالة الموافقة الرقمية، ويُتاح الوصول للمخوَّلين فقط، فيصبح إبلاغ الموظفين موثقًا بالدليل.
كيف تعمل؟
تسجيل ومتابعة ونتيجة في خمس خطوات.
تتكيف مسارات العمل مع قواعد الموافقة والأدوار والإشعارات لديك.
مترابط لا معزول
تدفق البيانات مع الأنظمة الأخرى: لنحدد النطاق معًا.
تعمل KurumsalPortal بشكل مستقل. وإذا احتجت إلى تدفق بيانات مع نظام ERP أو نظام الحضور أو المحاسبة أو أنظمة أخرى، نحدد معًا خلال تحليل الاحتياجات البيانات التي تُنقل وطريقة نقلها.
استكشف قدرات التكاملERPPDKSAPIإدارة الوثائق والسياساتالبريد الإلكترونيSMSتقرير
الأسئلة الشائعة
نظام إدارة الوثائق: الأسئلة الشائعة
هل يمكن إثبات أن الموظف قرأ سياسة ما؟
نعم. تتابع وحدة إدارة الوثائق والسياسات في YazSis KurumsalPortal حالة القراءة والموافقة الرقمية للسياسات والإجراءات المنشورة. وبذلك يُعرف أي الموظفين قرأ الإصدار الحالي من كل وثيقة، ويصبح إبلاغ الموظفين موثقًا بالدليل.
ماذا يحدث للإصدار القديم عند تحديث الوثيقة؟
في وحدة إدارة الوثائق والسياسات ضمن YazSis KurumsalPortal تُدار الوثائق بضبط الإصدارات: يُعَد الإصدار الجديد، ويُوافَق عليه، ويُنشر للفئة المستهدفة، ثم يُؤرشَف. وبفضل هذا المسار يعمل الموظفون بوثيقة واحدة سارية، بينما يبقى تاريخ الإصدارات محفوظًا في الأرشيف.
هل يمكن نشر الوثيقة للموظفين المعنيين فقط؟
نعم. في وحدة إدارة الوثائق والسياسات ضمن YazSis KurumsalPortal تُنشر الوثيقة الموافق عليها للفئة المستهدفة المختارة، ويُقيَّد الوصول حسب الصلاحيات. ولأن حالة القراءة تُتابَع ضمن هذه الفئة أيضًا، يتضح بجلاء من أُبلغ بالوثيقة.
الخطوة التالية
اطلب عرضًا