نموذج طلب إجازة: الحقول التي يجب أن يتضمنها النموذج وخطوات الاعتماد

على مكتب الموارد البشرية نموذج إجازة: التواريخ مكتوبة والتوقيع موجود، لكن خانة «العودة إلى العمل» فارغة. هل طلب الموظف 12 يومًا أم 10؟ يقول المدير «اعتمدتُه»، لكن الورقة لا توضح نوع الإجازة، وخانة الرصيد المتبقي مشطوبة بخط اليد. عندما يُصمَّم النموذج ناقصًا، يتحول كل حقل ناقص لاحقًا إلى سلسلة مكالمات ومذكرة تصحيح وجدل حول الرصيد. ستجدون في هذا المقال نموذج طلب إجازة يمكنكم نسخه وتكييفه وفق شركتكم، ومثالًا معبأً، وخطوات الاعتماد.

نموذج الإجازة وثيقة تسجّل في صفحة واحدة طلب الموظف للإجازة ونوعها وتواريخها وخطوات اعتمادها. نموذج طلب الإجازة الجيد يجعل الطلب مفهومًا من القراءة الأولى، ويُظهر الرصيد المتبقي، ويتيح تتبع سلسلة الاعتماد بحسب ترتيب التوقيعات.

نموذج طلب إجازة: 12 حقلًا

نموذج طلب إجازة سنوية: حقول إضافية

إضافة بضعة حقول إلى النموذج نفسه للإجازة السنوية تقلل الجدل حول الرصيد. يمكن جمعها في خانة مستقلة أسفل النموذج:

• تاريخ استحقاق الإجازة وفترة الإجازة (عن أي سنة يُستخدم الحق)
• إجمالي الاستحقاق، والأيام المستخدمة سابقًا، والأيام المتبقية
• إذا كانت الإجازة مقسّمة: ترتيب الجزء وخطة الأجزاء المتبقية
• إذا سبق تعديل الرصيد: توضيح موجز لذلك

حقول إضافية للإجازة بالساعات والإجازة بدون أجر

يمكن استخدام النموذج نفسه للإجازة بالساعات والإجازة بدون أجر؛ ويكفي استبدال بعض الحقول بغيرها. في الإجازة بالساعات تُكتب ساعة البدء وساعة الانتهاء وإجمالي الساعات، وما إذا كان الموظف سيعود إلى العمل، بدلًا من حقل الأيام. أما في الإجازة بدون أجر فالمهم أثرها على الحسابات:

• في الإجازة بالساعات: ساعة البدء وساعة الانتهاء وإجمالي الساعات
• من أي رصيد تُخصم الإجازة بالساعات (الإجازة السنوية أو إجازة العذر أو لا شيء)
• في الإجازة بدون أجر: موافقة الموظف على عدم صرف الراتب عن هذه الأيام
• في الإجازة بدون أجر: عدد الأيام لقسم المحاسبة ولإخطار SGK (مؤسسة الضمان الاجتماعي في تركيا)
• في الإجازة التي قد تطول: تاريخ إعادة التقييم

كيف تسير عملية اعتماد الإجازة؟

1. يملأ الموظف النموذج ويوقّعه ويرسله إلى مديره.
2. يراجع المدير خطة العمل، ويتحقق مما إذا كانت هناك إجازة أخرى في الفريق في الأيام نفسها.
3. يكتب المدير قراره في النموذج: اعتماد أو رفض أو اقتراح تاريخ آخر. وفي حالتي الرفض واقتراح تاريخ آخر يُذكر السبب في جملة قصيرة.
4. تتحقق الموارد البشرية من الرصيد ونوع الإجازة، ثم تعطي اعتمادها.
5. تُسجَّل الإجازة في السجل وفي تقويم الفريق، ويُحدَّث الرصيد.
6. يُبلَّغ الموظف بالنتيجة ويُحفظ النموذج في الملف.

ستة أخطاء شائعة في نموذج طلب الإجازة

1. لا يوجد تاريخ العودة إلى العمل؛ فيفسّر الموظف والمدير تاريخ الانتهاء على أيام مختلفة.
2. نوع الإجازة غير مكتوب؛ فيُختلف لاحقًا هل كانت إجازة عذر أم إجازة سنوية.
3. لم يُوضَّح ما إذا كان عدد الأيام يشمل عطلات نهاية الأسبوع والعطلات الرسمية.
4. كتب مقدم الطلب الرصيد المتبقي بنفسه، والرقم قديم.
5. تاريخ الاعتماد ناقص؛ فلا يُعرف كم انتظر الطلب.
6. لا توجد بيانات البديل؛ فعند بدء الإجازة لا يُعرف من يتولى العمل.

عند تصميم النموذج تسهّل ثلاث قواعد صغيرة عملكم: اكتبوا التواريخ بالصيغة نفسها في كل مكان، وضعوا بجانب كل توقيع التاريخ والاسم، واجعلوا النموذج في صفحة واحدة. إذا امتد إلى صفحتين، فغالبًا هناك حقل غير ضروري أو أن الأمر يحتاج إلى نموذج منفصل.

مثال على نموذج معبأ

المثال المعبأ أدناه خيالي بالكامل؛ الأشخاص والأرقام لتوضيح طريقة قراءة النموذج فقط.

عند قراءة المثال انتبهوا إلى أربع نقاط. تاريخ الانتهاء يوم الجمعة وتاريخ العودة يوم الاثنين؛ فلا تُحتسب عطلة نهاية الأسبوع على حدة، ولا يختلط التاريخان. عدد الأيام مكتوب، لذا يمكن التحقق من فرق الرصيد (من 11 إلى 6) بنظرة واحدة. قرارا المدير والموارد البشرية مؤرخان، فيظهر في كم يومًا حُسم الطلب. وخانة البديل ممتلئة، فيُعرف عند بدء الإجازة إلى من سُلِّم العمل.

النموذج الورقي وصورة WhatsApp وExcel: أين تنجح كل طريقة وأين تتعثر؟

المشكلة المشتركة بين الطرق الثلاث أن النموذج سجل قائم بذاته لكنه لا يحدّث الرصيد ولا التقويم. حتى لو كان نموذج الإجازة مكتملًا وموقّعًا، فإذا نسي أحدهم خصم الأيام من الرصيد، يبدأ الطلب التالي برقم خاطئ. النموذج دليل وليس نظام سجلات؛ نظام السجلات هو المكان الذي تُنقل فيه نتيجة النموذج إلى الرصيد والتقويم. وعندما يؤدي الشخص نفسه هاتين المهمتين يدويًا وواحدة تلو الأخرى، يكثر التعثر: يُعتمد النموذج، ويُحدَّث السجل في الأسبوع التالي، وفي الأثناء يُقيَّم طلب ثانٍ بناءً على الرقم القديم.

دون الحاجة إلى نموذج: طلب من الهاتف واعتماد متعدد المستويات

في YazSis KurumsalPortal تنقل وحدة إدارة الإجازات عبر الهاتف خطوات النموذج إلى مسار رقمي. ينشئ الموظف طلب الإجازة من متصفح هاتفه دون تثبيت تطبيق، ويسير المسار على النحو التالي:

1. إنشاء الطلب.
2. التحقق من الرصيد.
3. الإرسال إلى المدير.
4. إتمام اعتماد الموارد البشرية.
5. التسجيل في التقويم.

ما يقابل ترتيب التوقيعات في النموذج الورقي هو سلسلة الاعتماد: لا تصبح الإجازة نهائية قبل اكتمال الاعتماد المتدرج، وتبقى كل خطوة مسجلة. تُسجَّل الإجازة المعتمدة في تقويم الفريق ويُحدَّث الرصيد، ويمكن أيضًا استخراج السجلات في تقرير XLSX. أما أي حقول النموذج ستُحفظ في البوابة وبأي شكل فيتوقف على الإعداد؛ ولا يدّعي هذا المقال أن الوحدة تتضمن جميع الحقول الاثني عشر المذكورة أعلاه.

إذا أردتم تحويل النموذج الورقي إلى مسار طلبات يُملأ من الهاتف، يمكنكم الاطلاع على الوحدات في صفحة KurumsalPortal.