أمثلة على الإعلانات الداخلية في الشركة: قوالب جاهزة للترقية والعطلات والإعلان العاجل

تخيّلوا إعلانًا كهذا:

«السادة الموظفون الكرام، نحيطكم علمًا بأنه ستُجرى بعض التعديلات في الفترة المقبلة. نرجو اتخاذ اللازم.»

لا يستطيع القارئ أن يفهم ما الذي تغيّر، ولا إن كان الأمر يعنيه، ولا ما الذي يجب عليه فعله. والنتيجة مألوفة: يقرأ الموظفون الإعلان ثم يسألون مديريهم أو قسم الموارد البشرية «حسنًا، ماذا نفعل؟»، فيزيد الإعلان العمل بدلًا من أن يقلّله. صعوبة كتابة الإعلان الداخلي ليست في إيجاد الكلمات، بل في تقديم المعلومات الصحيحة بالترتيب الصحيح. نقدّم في هذا المقال مبادئ الكتابة، وأربعة قوالب جاهزة، وطريقة للتحقق من أن الإعلان وصل فعلًا.

الإعلان الداخلي في الشركة رسالة رسمية موجّهة إلى جمهور محدد، تنقل فيها الإدارة أو إحدى الوحدات إلى الموظفين كتابيًا قرارًا أو تغييرًا أو معلومة.

كيف يُكتب إعلان للموظفين؟ خمسة مبادئ للكتابة

1. اكتبوا في الجملة الأولى ما الذي تغيّر. جمل التمهيد مثل «نود إعلامكم بأمر مهم» تأخذ من وقت القارئ؛ ادخلوا في الموضوع مباشرة.
2. حدّدوا من يعنيه الأمر. هل يشمل الإعلان الشركة كلها أم موقعًا أو قسمًا واحدًا فقط؟ يجب أن يدرك من لا يعنيه الأمر ذلك من السطر الأول.
3. اكتبوا التاريخ بوضوح. بدلًا من «في الأيام المقبلة» استخدموا تعبيرًا محددًا مثل «اعتبارًا من صباح الاثنين»؛ واذكروا تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء إن لزم.
4. قولوا في جملة واحدة الخطوة المطلوبة من الموظف. إذا كان هناك إجراء مطلوب فاكتبوا ما الذي سيفعله، ومن أين، وحتى متى.
5. حدّدوا شخصًا أو قناة للأسئلة. إذا لم يعرف الموظف لمن يكتب، فسيطرح سؤاله على الجميع.

بشأن الطول هناك قاعدة واحدة: يجب أن تشرح الفقرة الأولى الإعلان حتى لو لم يُقرأ شيء غيرها. أما التفاصيل والمبررات والأسئلة الشائعة فتأتي تحتها. يمكن أن تكون النبرة رسمية، لكن النبرة الرسمية المكتوبة بجمل قصيرة وكلمات بسيطة تُقرأ أكثر من الصياغات المزخرفة.

مثال مصحَّح — الموضوع: تغيير نظام المطعم اعتبارًا من الاثنين. اعتبارًا من صباح الاثنين سيقدّم المطعم خدمته على فترتين؛ وقد حُدّد موعدا الفترتين في (الساعة) و(الساعة). يعني هذا التعديل موظفي المكتب الرئيسي. يُرجى إبلاغ مديركم المباشر بالفترة التي ستحضرونها حتى تاريخ (التاريخ). ولأسئلتكم يمكنكم الكتابة إلى فريق (الوحدة).

الفرق بين النص الغامض في البداية وهذا النص ليس في كمية المعلومات، بل في ترتيبها. في النص الثاني يعرف القارئ من الجملة الأولى ما الذي تغيّر، ومن الثانية من يعنيه الأمر، ومن الثالثة ما الذي يجب عليه فعله؛ فلا يحتاج إلى طرح أسئلة.

أخطاء شائعة عند كتابة الإعلانات

• ترك سطر الموضوع فارغًا أو عامًا. عبارة «إعلان مهم» لا تقول شيئًا؛ يجب أن يحمل سطر الموضوع التغيير نفسه.
• حشر أكثر من موضوع في إعلان واحد. قد يكون لكل موضوع جمهوره وتاريخه؛ وكتابة إعلانات منفصلة تسهّل القراءة والعثور عليها لاحقًا.
• استخدام الاختصارات والمصطلحات الداخلية. قد لا يفهم النص موظف جديد أو شخص من قسم آخر.
• إخفاء الخطوة المطلوبة من الموظف. المهمة التي تُذكر في جملة واحدة في آخر النص كثيرًا ما تفوت القارئ.
• استخدام نبرة آمرة. بدلًا من «يُرجى بشدة اتخاذ اللازم» اشرحوا ما الذي تغيّر ولماذا؛ فذلك يزيد التعاون.

قالب إعلان مؤسسي: هيكل يمكنكم نسخه وتكييفه

مثال على إعلان ترقية داخلي

الموضوع: تعيين (الاسم الكامل) في منصب (المنصب الجديد). — عُيّن زميلنا (الاسم الكامل) اعتبارًا من (التاريخ) في منصب (المنصب الجديد). كان (الاسم الكامل) يعمل في وحدة (الوحدة) بصفة (المنصب السابق)، وبرز بأعماله في مجال (جملة قصيرة عن الإسهام). سيتولى في منصبه الجديد مسؤولية (مجال المسؤولية) وسيعمل تحت إشراف المدير (الشخص المسؤول عنه). ولطلباتكم المتعلقة بـ(الموضوع) يمكنكم التواصل مع (الاسم الكامل) اعتبارًا من (التاريخ). نتمنى له التوفيق في منصبه الجديد.

أكثر ما يُنسى في إعلان الترقية هو أثر تغيير المنصب على سير العمل. فإلى جانب جملة التهنئة، يجب أن يتضمن الإعلان أيضًا إجابة سؤال «لمن أكتب في هذا الشأن من الآن فصاعدًا؟».

مثال على إعلان العطلة ونظام العمل

الموضوع: نظام العمل في (اسم العيد/العطلة). — ستكون شركتنا مغلقة بين (التاريخ) و(التاريخ). ويُستأنف الدوام يوم (التاريخ) اعتبارًا من (الساعة). وسيُبلغ مشرفو الورديات عن نظام العمل في الأقسام ذات الورديات بشكل منفصل. وخلال هذه المدة يمكنكم في الحالات العاجلة التواصل مع (الشخص) عبر (الهاتف). نتمنى للجميع عطلة هادئة وصحية.

أمثلة على إعلانات تغيير السياسة والحالات العاجلة

تغيير سياسة — الموضوع: نظام جديد لطلبات الإجازة. اعتبارًا من (التاريخ) ستُستقبل طلبات الإجازة عبر البوابة فقط. يعني هذا التعديل جميع موظفينا. يمكنكم فتح طلبكم من متصفح هاتفكم، ورؤية رصيدكم المتبقي وحالة الاعتماد من المكان نفسه. وحتى تاريخ (التاريخ) ستُعالَج أيضًا الطلبات الواردة بالطريقة القديمة. ولأسئلتكم يمكنكم الكتابة إلى فريق الموارد البشرية.

إعلان عاجل — الموضوع: عاجل — (الموضوع). يتعيّن على موظفي (القسم/الموقع) تنفيذ إجراء (ما يجب القيام به) اليوم اعتبارًا من (الساعة). السبب: (جملة واحدة). لمزيد من المعلومات تواصلوا مع (الشخص) عبر (الهاتف). وعند حدوث أي تطور سيصدر إعلان ثانٍ عبر هذه القناة.

للإعلان العاجل مبدأ واحد: اكتبوا أولًا ما يجب فعله ثم السبب، وادعموا الإعلان بقناة تصل إلى من لا يستخدمون البريد الإلكتروني، مثل الرسائل النصية القصيرة SMS.

البريد الإلكتروني وWhatsApp ولوحة الإعلانات: متى تكفي ومتى لا تكفي؟

في الفريق الصغير يكفي البريد الإلكتروني أو مجموعة WhatsApp في أغلب الأحيان؛ فالجميع يعرف من يعنيه الأمر وتصل الرسالة بسرعة. ولوحة الإعلانات مفيدة أيضًا في الموقع الميداني أو عند مدخل المكتب. لكن مع نمو الشركة تظهر هذه المشكلات:

• لا يُعرف إلى من وصل الإعلان، ومن قرأه، ومن لم يره.
• يذهب الإعلان إلى الجميع؛ فيتعب من لا يعنيهم الأمر من الإشعارات غير الضرورية، وتضيع الإعلانات المهمة أيضًا.
• لا يصل ما يُرسَل بالبريد الإلكتروني إلى موظفي الميدان والإنتاج الذين ليس لديهم بريد مؤسسي.
• تضيع الرسالة وسط تدفق رسائل المجموعة؛ وبعد أسبوع يصعب العثور على الإعلان ويضيع السجل.
• يُدار وقت النشر يدويًا؛ فيبقى الإعلان مرتبطًا بساعات دوام شخص واحد.

كيف تتحققون من وصول الإعلان؟

تُدير وحدة «إدارة الإعلانات والأخبار» في YazSis KurumsalPortal الإعلان في خمس خطوات: تُعدّون المحتوى، وتختارون الجمهور المستهدف، وتحدّدون وقت النشر، وترسلون الإشعار، وتحصلون على تقرير القراءة. يُحفظ كل إعلان بفئة، ويُوجَّه على مستوى الشخص أو الفريق أو القسم أو الموقع. وإلى جانب النشر في البوابة يمكن إرساله أيضًا بالبريد الإلكتروني والرسائل النصية؛ ويتم الإرسال من حسابات SMTP وNetGSM الخاصة بالمؤسسة نفسها. وتُظهر بيانات القراءة وتقرير التوزيع إلى أي من الأشخاص المستهدفين وصل الإعلان ومن لم يقرأه بعد.

توقيت الإعلان لا يقل أهمية عن محتواه. يجب أن تصل الرسالة إلى موظفي الورديات قبل بدء الوردية؛ أما الرسالة المرسلة في الصباح الباكر إلى شخص في إجازة أو خرج لتوّه من وردية ليلية فتبقى في الأسفل دون قراءة. وعندما يمكنكم تحديد وقت النشر مسبقًا، تستطيعون إعداد الإعلان في ساعات الدوام وجدولته في الساعة التي يُرجَّح أن يراه فيها الجمهور المستهدف. وعندما ترون في التقرير من لم يقرؤوا، فإن تذكيرًا قصيرًا أو إبلاغًا شفهيًا من المدير المعني يكون في الغالب أكثر فاعلية من تكرار النص نفسه.

لإدارة الجمهور المستهدف والتوقيت وتتبع القراءة معًا، يمكنكم الاطلاع على صفحة «إدارة الإعلانات والأخبار».