كيف تُعدّون عرض السعر؟ 8 أقسام لعرض يقول له العميل «نعم»

يكتب العميل في المساء: «هل يمكنني الحصول على سعر؟» في صباح اليوم التالي تستخرجون ملف PDF من Excel وترسلونه، ثم يمر أسبوع دون أي رد. وعندما تتصلون يسأل العميل: «وصلتنا عروض أخرى أيضًا، ما الذي يشمله عرضكم بالضبط؟» لم يذكر العرض ما الذي يشمله، ولا متى ينتهي سريانه، ولا من تلزم موافقته؛ كان فيه رقم فقط. والرقم ليس إلا جزءًا من القرار. عرض السعر هو الوثيقة التي تجعل العميل قادرًا على الدفاع عن هذا الرقم داخل شركته.

عرض السعر وثيقة يُبلغ فيها البائع كتابيًا بالمنتج أو الخدمة التي يقدّمها استجابةً لحاجة محددة، وبنطاقها وسعرها وشروطها. في هذا المقال نشرح الأقسام الثمانية لعرض السعر، ونصائح عملية لنموذج العرض والعرض التقديمي ورسالة البريد الإلكتروني، والمكان الذي ينبغي أن تحفظوا فيه العرض.

الأقسام الثمانية لعرض السعر

1. ملخص الحاجة: اكتبوا مشكلة العميل بكلماته هو في جملتين أو ثلاث. إذا رأى العميل مشكلته في العرض، فسيقرؤه حتى النهاية.
2. الحل المقترح والنطاق: ما الذي سيُنجز، وما الذي سيُسلَّم، وما الذي يقع خارج النطاق. سطر «خارج النطاق» يقلّل الخلاف اللاحق من نوع «كنا نظن أن هذا مشمول أيضًا».
3. البنود: وصف كل بند وكميته ووحدته وسعر الوحدة. ولتظهر الخصومات وضريبة القيمة المضافة في أسطر مستقلة.
4. السعر وشروط الدفع: الإجمالي العام والعملة ووضع ضريبة القيمة المضافة وخطة الدفع. نقدًا أم بالأجل، وكم في كل مرحلة؟
5. جدول التسليم والتنفيذ: تاريخ التسليم أو خطوات البدء والانتهاء، والتحضيرات المطلوبة من العميل.
6. الصلاحية: حتى أي تاريخ يبقى العرض ساريًا. اكتبوا تاريخًا تقويميًا بدلًا من عبارات نسبية مثل «اعتبارًا من الإرسال».
7. الشروط والافتراضات: الافتراضات التي تؤثر في السعر (سعر الصرف، المواد الخام، الطلبات الإضافية)، وشروط الصيانة والدعم، وقواعد الإلغاء والتعديل.
8. الخطوة التالية والتواصل: ما الذي يجب فعله لقبول العرض، ولمن يُكتب، واسم من أعدّ العرض. يجب ألا يترك العرض سؤال «ماذا تريدون مني أن أفعل؟» بلا جواب.

كيف يُعدّ نموذج عرض السعر؟

نموذج عرض السعر هو القالب الثابت الذي تتكرر فيه الأقسام الثمانية السابقة بالترتيب نفسه في كل عرض. فكّروا في النموذج على طبقتين: جزء لا يتغير (بيانات الشركة، الشروط العامة، سياسة الدفع، شروط الصيانة) وجزء يُملأ في كل عرض (العميل، ملخص الحاجة، البنود، السعر، الصلاحية). إذا حفظتم الجزء الثابت في مكان واحد، فلن تبقى نسخ قديمة متداولة عندما يتغير أحد الشروط.

• ينبغي ألا يصدر العرض إذا بقيت الحقول الإلزامية فارغة؛ وتاريخ الصلاحية واسم من أعدّ العرض هما أكثر الحقول نسيانًا.
• ليُولَّد رقم العرض وتاريخه بالتسلسل؛ فالرقم المكتوب يدويًا سيتكرر يومًا ما في عرضين.
• ينبغي ألا يُكتب الإجمالي يدويًا، بل أن يُحسب من البنود، وأن يكون ترتيب الخصم وضريبة القيمة المضافة واحدًا في كل عرض.

كيف يُعدّ العرض التقديمي لعرض السعر؟

في العروض الكبيرة أو كثيرة البنود لا يكفي إرسال العرض وحده؛ بل يلزم عرض تقديمي قصير أيضًا. العرض التقديمي لا يعيد قراءة العرض، بل يجيب عن أسئلة صاحب القرار: ما مشكلتنا؟ كيف يحلّها الحل المقترح؟ كم يكلّف وما الذي يشمله؟ ما المخاطر والافتراضات؟ إلى متى لدينا وقت لاتخاذ القرار؟ إذا بنيتم العرض التقديمي على هذه الأسئلة الخمسة، فستجيب كل شريحة عن سؤال منها.

لا تخرجوا في العرض التقديمي عن الأرقام الواردة في العرض؛ فإذا اختلف السعر الذي سمعه العميل في العرض التقديمي عن السعر الذي قرأه في العرض، فسيشك في الاثنين. وأضيفوا الأسئلة والاعتراضات التي تصل بعد الاجتماع إلى نسخة العرض.

كيف تُكتب رسالة البريد الإلكتروني لعرض السعر؟

رسالة البريد هي باب العرض، فالعميل يقرأ سطر الموضوع وأول جملتين قبل أن يفتح المرفق. الهيكل التالي مناسب لمعظم عروض B2B؛ استبدلوا ما بين القوسين المعقوفين بمعلوماتكم.

الموضوع: عرض سعر لـ[الشركة] – [رقم العرض]، ساري حتى [تاريخ انتهاء الصلاحية]. مرحبًا [الاسم]، أرسل إليكم في المرفق العرض الذي أعددناه بشأن [ملخص الحاجة] الذي شرحتموه في اجتماعنا بتاريخ [التاريخ]. ستجدون في العرض النطاق والبنود والسعر وشروط الدفع. أودّ الاتصال بكم يوم الخميس للإجابة عن أسئلتكم؛ وإن كان يوم آخر أنسب لكم فيكفي أن تكتبوا لي. مع التحية، [الاسم الكامل]

• ليتضمن سطر الموضوع رقم العرض وتاريخ الصلاحية؛ فيسهل البحث عنه لاحقًا.
• لتذكر الجملتان الأوليان حاجة العميل، لا تعريفًا بشركتكم.
• ليُظهر اسم الملف المرفق رقم النسخة؛ حتى يعرف العميل إذا وصله ملفان أيهما المحدَّث.
• اكتبوا في الختام خطوة محددة: في أي يوم ستتصلون أو حتى أي تاريخ تنتظرون الرد.

المراجعة الأخيرة قبل إرسال العرض

تصحيح العرض بعد وصوله إلى العميل متعب ويهزّ الثقة. قبل الإرسال اقرؤوا العرض مرة أخرى بعين العميل، واطرحوا هذه الأسئلة:

• هل اسم العميل والشخص المسؤول ورقم العرض صحيحة؟ الاسم المتبقي من عميل سابق خطأ شائع.
• هل يتطابق مجموع البنود والخصم وضريبة القيمة المضافة عند التحقق يدويًا؟
• هل العملة واحدة في كل سطر وفي الإجمالي، أم أنها مختلطة؟
• هل كُتب تاريخ الصلاحية تاريخًا تقويميًا، وهل هو في المستقبل؟
• هل يجد من يقرأ العرض لأول مرة جوابًا عن سؤال «ماذا عليّ أن أفعل الآن؟»؟
• هل أُخذت الموافقة اللازمة، وهل الملف المرفق هو النسخة المعتمدة نفسها؟

إذا تأكّد مدير أو زميل أيضًا من أجوبة هذه الأسئلة الستة، ينخفض هامش الخطأ بوضوح. اجعلوا هذه المراجعة جزءًا من خطوة الاعتماد في العروض الكبيرة.

ماذا تفعلون بعد إرسال العرض؟

لا ينتهي عمل العرض بإرساله. في يوم الإرسال سجّلوا تاريخ المتابعة في الفرصة البيعية؛ ليكون لديكم سبب للاتصال حتى لو بقي العميل صامتًا. في المتابعة الأولى اسألوا هل وصل العرض وهل لدى العميل أسئلة. إذا اعترض العميل فسجّلوا اعتراضه، وإذا لزم تعديل فافتحوا نسخة جديدة. ومع اقتراب تاريخ انتهاء الصلاحية ذكّروا العميل: فإعادة التفاوض على السعر بعد انتهاء صلاحية العرض تطيل العمل عليكم وعلى العميل معًا.

إعداد العروض بـExcel وWord والبريد الإلكتروني: أين ينفع وأين يُتعب؟

في منشأة تقدّم بضعة عروض أسبوعيًا ومنتجها ثابت وتسعيرها بسيط، يفي قالب Word أو Excel بالغرض. لكن مع زيادة عدد العروض والبنود والأشخاص الذين يعدّونها، تظهر هذه المشكلات:

• يتكاثر القالب كلما نُسخ؛ وعندما يتغير شرط تُحدَّث نسخة واحدة فقط.
• يُخمَّن من اسم الملف أي نسخة أُرسلت إلى العميل؛ وتتراكم التعديلات بأسماء مثل «نهائي» و«نهائي2».
• يبقى العرض وسجل محادثات العميل في مكانين مختلفين؛ وعندما يتغير مندوب المبيعات يضيع السياق.
• تُعطى موافقة المدير في البريد أو في تطبيق المراسلة؛ ولا يُوثَّق أي موافقة أُخذت على العرض.

حفظ العرض مع بطاقة العميل والفرصة البيعية في سجل واحد

تدير وحدة المبيعات / عروض الأسعار والعملاء بطاقات العملاء والفرص البيعية والمحادثات ونسخ العروض متعددة العملات والموافقات والمبيعات المغلقة في مسار مشترك. يتكون المسار من خمس خطوات: تسجيل العميل، فتح الفرصة، إعداد العرض، استكمال الموافقة، إعداد تقرير البيع. يمكن إعداد العروض بعملات مختلفة، وتُحفظ كل مراجعة نسخةً مستقلة، ويمرّ العرض بمسار الموافقة قبل تقديمه إلى العميل. ولأن كل عرض يُحفظ مع بطاقة العميل والفرصة المرتبطة به، يرى فريق المبيعات في سجل واحد أي عرض أُرسل إلى أي عميل.

في YazSis CRM AI يمر العرض بمراحل: مسودة، بانتظار الموافقة، مُرسَل، مقبول، مرفوض؛ مع خطوة لموافقة المدير. ويُخرج النظام العرض في صفحة جاهزة للطباعة تضم البنود والخصم وضريبة القيمة المضافة والإجمالي العام مع تاريخ الصلاحية واسم من أعدّه. يُستخدم YazSis CRM AI اليوم في مركز الدعم والمبيعات الخاص بـYazSis؛ ونحدد معكم نطاق الإعداد المخصّص لشركتكم بعد تحليل الاحتياجات.

يمكنكم الاطلاع على طريقة حفظ العرض مع بطاقة العميل والفرصة والموافقة في صفحة وحدة المبيعات / عروض الأسعار والعملاء.