كيف تُعِدّ تقرير المبيعات؟ قالب للتقرير الأسبوعي والشهري

قبل اجتماع يوم الاثنين بيوم يطلب مدير المبيعات تقريرًا. يرسل ثلاثة مندوبين ثلاثة ملفات Excel مختلفة: رتّب أحدهم الفرص حسب المرحلة، والثاني حسب العميل، واكتفى الثالث بسرد الصفقات المغلقة. المجاميع لا تتطابق، والإجابة عن سؤال «كم بعنا هذا الشهر؟» تتغير بحسب الملف الذي يُنظر إليه. الساعات التي تُصرف على إعداد التقرير تذهب إلى توفيق الأرقام لا إلى تفسيرها. والمشكلة في الغالب ليست في شكل التقرير، بل في عدم وضوح البيانات والتعريفات التي أُنتج منها.

تقرير المبيعات وثيقة ملخصة قصيرة تبيّن، بتعريفات موحدة، ما الذي أنجزه فريق المبيعات خلال فترة محددة، وفي أي مرحلة توجد الفرص، وكم بلغت المبيعات المغلقة. ستجدون أدناه هيكل التقرير الأسبوعي والشهري، وطريقة حساب المؤشرات، ومثالًا لتقرير من صفحة واحدة، ونصائح عملية لـ Excel ولوحة المعلومات.

ما المؤشرات التي يجب أن يتضمنها تقرير المبيعات؟

زيادة عدد المؤشرات لا تجعل التقرير أفضل؛ يجب أن يرتبط كل مؤشر بقرار. وللتقرير الأسبوعي تقدّم المؤشرات الستة أدناه هيكلًا يكفي معظم فرق مبيعات B2B.

لا تُدخلوا الفرص المفتوحة في مقام نسبة الفوز؛ انظروا إلى الصفقات المغلقة فقط. فإذا أضفتم الفرص المفتوحة إلى المقام ظهرت النسبة أقل من حقيقتها بسبب أعمال لم تُحسم بعد.

ماذا يُضاف إلى تقرير المبيعات الشهري؟

يضيف التقرير الشهري إلى التقرير الأسبوعي المقارنة بين الفترات والتفصيلات وتحليل الخسارة. يمكنكم نقل القائمة أدناه كما هي إلى قالبكم.

• الشهر السابق والشهر نفسه من العام الماضي: إذا كان عملكم موسميًا فالنظر إلى الشهر السابق وحده مضلل.
• التفصيل حسب مندوب المبيعات: يُقرأ المبلغ وعدد الفرص ونسبة الفوز معًا؛ فالمبلغ وحده كثيرًا ما يكون مضللًا.
• التوزيع حسب مجموعة المنتجات أو الخدمات: من أي مجموعة تأتي الإيرادات، وأيها متأخرة عن الهدف؟
• التوزيع حسب مصدر الفرصة: يميّز القناة التي تجلب أعمالًا فعلًا من القناة التي تجلب طلبات كثيرة فقط.
• متوسط مدة الإغلاق: متوسط الفرق بين تاريخي فتح الفرص المكسوبة وإغلاقها.
• أسباب خسارة الفرص: سبب يُختار من قائمة قصيرة مثل السعر أو المنافس أو التوقيت أو الميزانية؛ فالنص الحر لا يمكن عدّه.
• نظرة على الفترة المقبلة: مجموع الفرص التي يقع تاريخ إغلاقها المتوقع في الشهر المقبل. ليس توقعًا قاطعًا، بل مؤشر اتجاه للإدارة.

مثال لتقرير المبيعات: ترتيب في صفحة واحدة

التقرير الذي لا يتسع لصفحة واحدة لا يُقرأ. يبقى الترتيب أدناه نفسه للتقرير الأسبوعي والشهري؛ ولا يكبر سوى جدول الأرقام.

1. العنوان والفترة: اسم التقرير، والمدى الزمني، ومن أعدّه، ومصدر البيانات.
2. جمل الملخص: ثلاث جمل تُقرأ من النظرة الأولى. مثلًا: «تباطأ دخول الفرص الجديدة؛ تتراكم الأعمال في مرحلة عرض السعر؛ تجاوزت فرصتان كبيرتان تاريخهما المتوقع».
3. جدول الأرقام: المؤشرات أعلاه، جنبًا إلى جنب مع الفترة السابقة.
4. توزيع المراحل: ملخص مرئي قصير للقمع؛ تُميَّز المرحلة التي يقع فيها التراكم.
5. الفرص المتأخرة: اسم الفرصة، والمسؤول، والتاريخ المتوقع، والخطوة التالية. يجب ألا يتجاوز ذلك شاشة واحدة.
6. المخاطر والقرارات: القرارات المطلوبة من الإدارة؛ مثل اعتماد خصم أو طلب موارد إضافية.
7. الفترة المقبلة: الأعمال المتوقع إغلاقها وهدف الفترة.

لا تقرؤوا التقرير من أوله إلى آخره في الاجتماع. قولوا أولًا جمل الملخص الثلاث، ثم خصّصوا الوقت للفرص المتأخرة والقرارات المعلّقة فقط. جدول الأرقام ملحق يُفتح إذا سُئل عنه في الاجتماع، أما مكان اتخاذ القرارات فهو القسمان الثاني والسادس. هذا الترتيب يتيح لكم استخدام الاجتماع الأسبوعي لحل المشكلات بدلًا من الاستماع إلى الأرقام.

كيف يُعَدّ تقرير المبيعات الشهري في Excel؟

للحصول على تقرير موثوق في Excel يفيد ترتيب من ثلاث أوراق. في ورقة البيانات الخام تكون كل فرصة صفًا واحدًا: اسم الفرصة، والعميل، والمسؤول، والمرحلة، والمبلغ، وتاريخ الفتح، وتاريخ الإغلاق المتوقع، وحالة الإغلاق. وفي ورقة الحساب تُنتج دوال مثل COUNTIFS وSUMIFS المؤشرات من هذه الصفوف. أما ورقة الملخص فهي الصفحة الوحيدة التي يراها المدير. وبذلك تستخرجون الرقم من البيانات بدلًا من كتابته يدويًا.

Excel مناسب جدًا لفريق صغير وقائمة فرص قصيرة. أما المواضع التي يتعثر فيها فهي:

• تُلصق البيانات يدويًا من جديد كل أسبوع؛ وإذا سقط صف تغيّر المجموع بصمت.
• تُكتب أسماء المراحل بأشكال مختلفة («تم تقديم العرض»، «عرض»، «في مرحلة العرض») فتعدّها الدالة منفصلة.
• عندما ينسخ عدة أشخاص الملف ويعدّلونه يعود سؤال «أي نسخة هي المحدّثة؟».
• مؤشرات مثل الفرص المتأخرة تتطلب مقارنة التواريخ؛ وصيغة تاريخ خاطئة تفسد العمود كله.

لوحة معلومات تقرير المبيعات: ماذا يجب أن يظهر من النظرة الأولى؟

لوحة المعلومات هي الصورة الحية للتقرير، لكنها ليست ملزمة بعرض كل شيء. تكفي خمسة أمور تُقرأ من النظرة الأولى: وضع المبيعات المغلقة مقارنة بالهدف، والفرص المفتوحة موزعة على المراحل، والفرص المتأخرة، ونسبة الفوز، ومبلغ الإغلاق المتوقع للفترة المقبلة. وما زاد على ذلك يشتت الانتباه.

للوحة المعلومات حدّان: الأرقام صحيحة بقدر صحة البيانات المُدخلة فقط، وهي لا تجيب عن سؤال «لماذا». سبب تأخر الفرصة تعرفونه بالحديث مع مندوب المبيعات؛ واللوحة تُظهر فقط الموضع الذي يجب الحديث عنه.

أخطاء شائعة في تقرير المبيعات

• عرض المبلغ وحده: قد تجعل فرصة كبيرة واحدة الشهر يبدو جيدًا. والمبلغ الذي لا يُقرأ مع عدد الفرص ونسبة الفوز يخفي الأداء الحقيقي للفريق.
• ترك فرصة قديمة التاريخ مفتوحة: ما دامت صفقة تخلّى عنها العميل منذ زمن باقية في القمع، يبدو توزيع المراحل أفضل من حقيقته. أغلقوا الفرص المتأخرة في كل اجتماع أو اكتبوا لها تاريخًا جديدًا.
• تقديم التوقع كأنه يقين: تاريخ الإغلاق المتوقع تقدير. ويجب أن يُوسَم «المتوقع» و«المغلق» في التقرير بوسمين منفصلين.
• تغيير التقرير من دون استشارة أحد: عندما يتغير تعريف المؤشر تفسد المقارنة مع الفترات السابقة. وإذا كنتم ستغيّرون التعريف فأعيدوا حساب الفترات السابقة وفق التعريف الجديد.
• عدم اتخاذ قرار بعد التقرير: إذا لم يتحول التقرير في الاجتماع إلى قائمة «خطوات تالية» ذهب الجهد المبذول في إعداده سدى.

كيف يُقرأ تقرير المبيعات في KurumsalPortal وYazSis CRM AI؟

تحتفظ وحدة «المبيعات / عروض الأسعار والعملاء» في مسار مشترك ببطاقات العملاء، والفرص، والمحادثات مع العملاء، ومراجعات عروض الأسعار متعددة العملات، والاعتمادات، والمبيعات المغلقة. ويتيح تقرير الفرص والمبيعات والتحويل في الوحدة لمدير المبيعات أن يرى في التقرير نفسه عدد الفرص في كل مرحلة والمبيعات المغلقة. فبدلًا من تجميع جدول منفصل للتقرير، تقرؤونه مباشرة من سجلات الفرص وعروض الأسعار.

أما في YazSis CRM AI فيتكون قمع الفرص من مراحل «جديدة» و«تواصل» و«عرض توضيحي» و«عرض سعر» و«مكسوبة» و«خاسرة». تظهر في لوحة الفرص الفرص موزعة على المراحل ومبالغها وتواريخ إغلاقها المتوقعة؛ وتُميَّز الفرصة المتأخرة باللون الأحمر. ويمكن للفرصة المكسوبة أن تفتح سجل تحصيل اختياريًا. يُستخدم YazSis CRM AI اليوم في مركز الدعم والمبيعات الخاص بـ YazSis؛ ويُحدَّد نطاق التثبيت المهيّأ لشركتكم بعد تحليل الاحتياجات.

إذا أردتم رؤية المسار الممتد من سجلات عروض الأسعار والفرص إلى تقرير المبيعات، يمكنكم الاطلاع على صفحة وحدة «المبيعات / عروض الأسعار والعملاء».