كيف يُجرى جرد المخزون؟ التحضير قبل الجرد ويوم الجرد وفحص الفروقات

في الأسبوع الأخير من السنة طُبعت قوائم الجرد. يعدّ أمين المستودع الرف الأول، وينظر إلى الرقم على الشاشة ويهز رأسه: النظام يُظهر أربعين، وعلى الرف ستة وثلاثون. أين الوحدات الأربع؟ أهو صرف طلبية لم يُسجَّل، أم شحنة واردة وُضعت على الرف الخطأ، أم أن العدّ نفسه خاطئ؟ وحين لا يُعثر على جواب يطول اليوم، ويتعب الفريق، ويتحول الجرد إلى عبء يُنسى حتى السنة التالية. هكذا يبدأ يوم الجرد في كثير من المنشآت: الأرقام لا تتطابق، ويقترب الموظفون من تبادل الاتهامات، وفي نهاية اليوم «تُصحَّح» الفروقات واحدًا تلو الآخر. نشرح في هذا المقال كيف يُخطَّط لجرد المخزون، ومن يجريه، وكيف يُتصرَّف عند ظهور فرق.

جرد المخزون عملية عدّ نوع وكمية المنتجات الموجودة فعلًا في المستودع أو المتجر ومقارنتها بالمخزون المسجل. وهدفه مطابقة السجل مع الواقع وإظهار سبب الاختلاف؛ أما تصحيح رقم على الورق فهو الخطوة الأخيرة فقط.

لماذا يُجرى جرد المخزون؟

• لمعرفة ما إذا كان المخزون المسجل يعكس الواقع؛ إذ تستند قرارات الشراء والبيع إلى هذا الرقم.
• لاكتشاف الفقد والتلف وسوء التخزين والحركات غير المسجلة مبكرًا.
• لكي تعمل المستويات الحرجة ونقاط إعادة الطلب بشكل صحيح؛ فالمخزون الافتتاحي الخاطئ ينتج تنبيهات خاطئة.
• لكي تتمكن الإدارة المالية والتدقيق من الثقة بقيمة المخزون.
• لمعرفة نقاط الضعف في عمليات المستودع، أي في أي مجموعة منتجات وأي نوع من الحركات تظهر الفروقات.

من يجري جرد المخزون؟

المبدأ الأساسي ألّا يراجع من يعدّ سجله هو. يمكن للشخص الذي يدير المستودع أن يكون ضمن الجرد، ويوجّه الفريق لأنه يعرف الأرقام جيدًا؛ لكن أن يعدّ الرف وحده ويقارنه بسجله يجعل النتيجة متحيزة. التوزيع التالي مفيد لمستودع صغير أو متوسط الحجم:

في الفريق الصغير قد لا يمكن إسناد كل هذه الأدوار إلى أشخاص مختلفين. عندها احرصوا على الأقل على أن يكون من يعدّ ومن يُدخل البيانات شخصين مختلفين، واتركوا اعتماد التصحيح لمدير أعلى. فأن يرى شخصان عمل أحدهما الآخر أكثر أمانًا بكثير من أن يعدّ شخص واحد ويصحح بنفسه.

التحضير قبل الجرد

• حدّدوا نطاق الجرد: المستودع كله، أم مجموعة منتجات معينة، أم رفوف معينة؟
• أعلنوا يوم الجرد وساعته، وأبلغوا الفرق المعنية بأنه لن تكون هناك حركات إدخال أو إخراج أثناء الجرد.
• سجّلوا سندات التسليم المعلّقة والطلبيات المفتوحة والتحويلات قبل الجرد.
• رتّبوا المستودع: ضعوا الكراتين المبعثرة في أماكنها، وانقلوا المنتجات التالفة والمنتظرة للإرجاع إلى منطقة منفصلة.
• جهّزوا قوائم الجرد؛ وليكن اسم المنتج ووحدته (قطعة، كرتونة، كغ) مكتوبين بوضوح في القائمة، وليعدّ العادّون دون أن يروا الكمية المسجلة.
• تحققوا من الأدوات مثل قارئ الباركود والملصقات والأقلام والإضاءة.
• قدّموا لفريق العدّ إحاطة قصيرة: كيف يُسجَّل المنتج إذا وُجد على رف آخر أيضًا، وكيف تُعدّ الكرتونة المفتوحة؟

يوم الجرد خطوة بخطوة

1. أوقفوا حركات الإدخال والإخراج، أو ميّزوا الحركات التي تتم بعد بدء الجرد بشكل منفصل.
2. قسّموا المستودع إلى مناطق أو صفوف رفوف، وعيّنوا فريقًا مسؤولًا لكل منطقة.
3. لا تُظهروا للعادّين الكمية المسجلة في النظام؛ وليكتبوا ما عدّوه في قائمة جرد فارغة.
4. ضعوا ملصقًا أو علامة على كل منطقة تم عدّها؛ وليكن الفصل بين الرفوف المعدودة وغير المعدودة واضحًا.
5. بعد انتهاء العدّ قارنوا القائمة بالكمية المسجلة في النظام واستخرجوا البنود التي ظهر فيها فرق.
6. اطلبوا من فريق ثانٍ إعادة عدّ البنود المختلفة؛ فإذا تطابق العدّان كان الفرق حقيقيًا.
7. ليوقّع مسؤول الجرد على النتائج، ولتُحفظ مع تاريخ الجرد.

المنتج الذي لم يُعدّ منتجٌ مجهول، حتى لو كان مسجلًا.

قواعد يجب الانتباه إليها في جرد المخزون

• ثبّتوا الوحدة. فعندما تختلط الكرتونة بالقطعة يظهر فرق كبير في منتج واحد.
• إذا وجدتم المنتج نفسه في أكثر من مكان فاجمعوا كل الأماكن، ولا تكتبوا مكانًا واحدًا منفردًا.
• إذا كانت هناك بضائع أمانة أو بضائع بالوكالة أو بضائع مملوكة للعملاء فاعدّوها في قائمة منفصلة.
• لا تخلطوا بالجرد البضائع التي في الطريق أو التي شُحنت أو التي لم تُستلم بعد.
• لا تمسحوا ولا تكتبوا فوق المكتوب في قائمة الجرد؛ وإذا وُجد خطأ فاشطبوه وأعيدوا كتابته ووقّعوا بالأحرف الأولى.
• لا تُدخلوا التصحيح لحظة رؤية الفرق؛ ابحثوا عن السبب أولًا.

من أين نبدأ إذا ظهر فرق؟

نشرح جذور الفروقات في مقال منفصل؛ وهنا نقدم فقط خريطة طريق قصيرة تفيدكم يوم الجرد.

ماذا يُفعل بعد الجرد؟

لا ينتهي الجرد لحظة تصحيح الأرقام. فالقيمة الحقيقية هي أن تعيدوا ما تعلمتموه من الجرد إلى العمليات:

1. لخّصوا نتائج الجرد حسب مجموعة المنتجات والمستودع، وحدّدوا الأماكن التي تتركز فيها الفروقات.
2. أدخلوا التصحيح مع مبرره للفروقات التي عُرف سببها، وارفعوا ما لم يُعرف سببه إلى المخوَّل للاعتماد.
3. صنّفوا الأسباب: حركة غير مسجلة، أو تخزين في مكان خاطئ، أو خطأ في الوحدة، أو تلف أو فقد. وإذا تكررت الفئة نفسها في الجرد التالي فهذا يعني وجود ثغرة في العملية.
4. حدّثوا قواعد تسجيل الحركات حيث يلزم؛ مثلًا افتحوا نوع حركة منفصلًا لصرف العينات.
5. اكتبوا تاريخ الجرد التالي ونطاقه في التقويم من الآن.

مثال قصير: تاجر جملة لديه مستودعان

يحتفظ المستودع المركزي ومستودع الفرع لدى تاجر جملة بمجموعات المنتجات نفسها. وفي جرد نهاية السنة يظهر نقص في مجموعة منتجات بالمستودع المركزي، وزيادة في المجموعة نفسها بمستودع الفرع. وفي المجموع يكاد الفرق يكون معدومًا. ويُظهر الفحص أن تحويلًا بين المستودعين سُجّل في المركز كإخراج، ولم يُسجَّل بعد في الفرع كإدخال. لو جرى النظر إلى الجرد على مستوى كل مستودع وحده لما لوحظ أن الفرقين يفسّر أحدهما الآخر، ولأُدخل تصحيح منفصل لكل منهما. فإذا كان لديكم أكثر من مستودع يجب قراءة الفرق لا في المجموع، بل على مستوى المستودع والتحويل.

متى يكفي الجرد بـ Excel والورق، ومتى لا يكفي؟

في منشأة ذات منتجات قليلة ومستودع واحد تكفي قائمة جرد مطبوعة وجدول Excel. فوضع قائمة الجرد بجانب الكمية المسجلة وإيجاد الفرق أمر سهل. أما في المنشآت ذات البنود الكثيرة أو المستودعات المتعددة فلا تبقى القائمة محدّثة، ولا تُسجَّل في الجدول الحركات التي تأتي أثناء الجرد، ويُبحث بأثر رجعي عن الحركة التي نشأ منها الفرق. الجدول يسجل الجرد لكنه لا يُظهر تاريخ الحركات.

كيف يُتحقَّق من الجرد في KurumsalPortal؟

في وحدة «إدارة المخزون والمستودعات» تُعرَّف المنتجات بفئتها وبيانات الباركود الخاصة بها، وتُكتب حركات الإدخال والإخراج والتحويلات بين المستودعات في سجل حركات واحد. ويُتحقَّق من جرد المستودعات بمقارنته بالسجلات، وتظهر المنتجات التي تنخفض إلى المستوى الحرج. يبقى فريقكم هو من يجري العدّ؛ وتضع الوحدة نتيجة الجرد بجانب السجل وتسهّل فحص الحركات التي مرّ بها الفرق. أما قارئ الباركود والأجهزة التي ستُستخدم فيُتفق عليها خلال المشروع.

تتشارك الوحدة البنية التحتية نفسها للمستخدمين والصلاحيات والإشعارات مع الوحدات الأخرى في KurumsalPortal؛ ويُحدَّد عند التثبيت من يقوم بأي عملية. وإذا أردتم متابعة حركات مخزونكم ومستودعاتكم المتعددة والتحقق من الجرد من شاشة واحدة، يمكنكم الاطلاع على صفحة «إدارة المخزون والمستودعات».