كيف يتم جرد الأصول الثابتة؟ التحضير ويوم الجرد ومحضر الفروقات

الأسبوع الأخير من السنة. تخرج قائمة الجرد من الطابعة، وتتوزع الفرق على الطوابق بورقة وقلم. بعد ساعة يعثر فريق في أحد الطوابق على عدة أجهزة «غير مدرجة في القائمة»، ويدوّن فريق في طابق آخر بنودًا تظهر في القائمة لكنها ليست في مكانها. ينتهي العد، لكن العمل الحقيقي يبدأ الآن: خطأ من هذه الفروقات، وأيها فقد حقيقي، وأيها نقل لم يُسجَّل؟ ما يمنح الجرد قيمته ليس الأرقام نفسها، بل كيفية حل الفروقات وتحديث السجل. وتتناول قائمة التحقق التالية ذلك على ثلاث مراحل.

جرد الأصول الثابتة هو التحقق بندًا بندًا من أن الأصول المسجلة موجودة فعلًا في الموقع، ولدى الشخص الصحيح، وفي المكان الصحيح، وبالحالة المتوقعة. وفي النهاية يجب أن تتوفر قائمة محدثة وفروقات مفسَّرة.

متى يُجرى جرد الأصول؟

يختلف التكرار بحسب سياسة المؤسسة ونظامها المحاسبي. تجري شركات كثيرة جردًا شاملًا في نهاية السنة؛ وإلى جانب ذلك تستدعي حالات معينة إجراء الجرد. ومن الصواب أن تسألوا محاسبكم عن عمليات الجرد المطلوبة من الناحية المحاسبية.

• الجرد الشامل في نهاية السنة أو الفترة.
• قبل انتقال المكتب أو المستودع وبعده.
• تغيّر قسم أو مدير.
• الاشتباه في فقد أو عدم تطابق في العهدة.
• التحضير قبل التدقيق الداخلي أو الخارجي.
• مباشرة بعد الانتقال إلى نظام جرد جديد، للتحقق من السجل مقابل الواقع.

كيف يتم جرد الأصول الثابتة؟ ثلاث مراحل

1. التحضير: ما يجب فعله قبل الجرد

1. حددوا النطاق والتاريخ. ما المواقع ومجموعات الأصول التي ستُجرد؟ ويُعلَن يوم الجرد ومدته مسبقًا لجميع الأقسام.
2. أعدّوا القائمة المحدثة. يُجرى الجرد مقابل القائمة المسجلة؛ لذا يجب أن تكون القائمة في صيغتها النهائية قبل الجرد، مع التأكد من أن أحدًا لا يحتفظ بنسخة خفية.
3. جمّدوا الحركات. لا تُسجَّل أثناء الجرد عمليات نقل أو إرجاع أو عهد جديدة؛ وإلا تغيّر سجل الأصل المعدود في اليوم نفسه.
4. افصلوا الفرق. ليكن القائمون بالعد أشخاصًا غير الذين يحفظون السجل؛ فلا يتحقق أحد من سجله الخاص.
5. تحققوا من الملصقات والباركود. إذا اكتُشفت الأصول ذات الملصقات غير المقروءة أو الناقصة قبل يوم الجرد، يتسارع الجرد.
6. أعدّوا نموذج الجرد. تكفي حقول الموقع، ووصف الأصل، ورقم العهدة، والرقم التسلسلي، والحالة، والملاحظة.

مثال على إعلان: سيُجرى جرد الأصول الثابتة يوم [التاريخ] في [المواقع]. وتُوقف أثناء الجرد عمليات التسليم كعهدة والإرجاع والنقل. يُرجى إبقاء المعدات التي في عهدتكم وملصقاتها ظاهرة؛ وإذا لم يكن جهازكم في مكانه، فأبلغوا فريق الجرد.

2. يوم الجرد: الخطوات في الموقع

1. حددوا ترتيب المواقع، ولا تنتقلوا إلى موقع قبل إنهاء الموقع الحالي.
2. طابقوا كل أصل مع السجل في القائمة بالملصق أو الباركود أو الرقم التسلسلي؛ فعبارة «واحد من الطراز نفسه» لا تكفي.
3. اكتبوا في النموذج موقع الأصل، ولدى من هو، وحالته المادية.
4. لا تتجاوزوا الأصول غير المدرجة في القائمة أو التي بلا ملصق؛ بل سجّلوها في قسم منفصل من النموذج، والتقطوا لها صورة إن أمكن.
5. في نهاية اليوم ادمجوا جميع النماذج في قائمة واحدة، واستخرجوا البنود التي لم تُعدّ.

3. مراجعة الفروقات: فهم الفرق وإغلاقه

ما العمل إذا ظهر في الجرد أصل ثابت غير مدرج في القائمة؟

الأصل غير المدرج في القائمة يدل في الغالب على نقص في السجل، لا على فقد. ومع ذلك يجب التصرف بحذر: فقد يعني ذلك أيضًا أن الموظف يستخدم جهازًا لا يعود إليه.

1. ميّزوا الأصل بعلامة منفصلة؛ لا تحرّكوه من مكانه، وسجّلوا صورته ورقمه التسلسلي.
2. اكتبوا في النموذج لدى من هو وأين يوجد.
3. ابحثوا عن مصدره: قد يكون شراءً، أو تبرعًا، أو نقلًا من قسم آخر، أو سجلًا قديمًا.
4. عند التحقق من المصدر افتحوا بطاقة جرد جديدة وسجّلوا عهدته.
5. إذا تعذّر تحديد المصدر، فأبلغوا المدير، واستشيروا محاسبكم بشأن قيده المحاسبي.

بعد انتهاء الجرد: محضر الفروقات وتحديث السجل

لا يُعدّ الجرد منتهيًا قبل إغلاق الفروقات وتحديث السجل. وجمع الفروقات التي لم تُحل في محضر فروقات واحد يحدد المسؤولية، ويشكّل نقطة البداية للعام التالي. ويمكن أن يتضمن محضر الفروقات المعلومات التالية:

• تاريخ الجرد، ونطاقه، والفريق الذي أجراه.
• قائمة الفروقات: الأصل، ونوع الفرق، والمعلومات وقت ظهوره.
• المراجعة التي أُجريت لكل فرق، والنتيجة التي توصلت إليها.
• الفصل بين الفروقات المغلقة والمفتوحة؛ ولكل فرق مفتوح مسؤول وموعد نهائي.
• التصحيحات في السجل: نقل، أو تغيير حالة، أو بطاقة جديدة، أو تسجيل فقد أو تكهين.
• أسماء من أعدّ المحضر ومن اعتمده، والتاريخ.

من المهم وضع موعد نهائي للفروقات المفتوحة؛ وإلا انتقلت ملاحظة «لم يُعثر عليه» كل عام إلى الجرد التالي. وعندما يُغلق الفرق، يجب أن يبقى أثره في السجل أيضًا، حتى لا يتكرر البحث نفسه عن الأصل نفسه مرارًا.

أين ينجح الجرد على Excel والورق، وأين يتعثر؟

لعدد قليل من الأصول وموقع واحد، تكفي قائمة ورقية وملف Excel لإدارة الجرد. ومع زيادة عدد الأصول والمواقع تتكرر المشكلات نفسها: تظهر أخطاء عند إعادة إدخال النماذج الورقية في Excel، وتختلط الأصول من الطراز نفسه، وتتغير القائمة أثناء الجرد لأن الحركات لم تُجمَّد، ويُبحث عن أسباب الفروقات يدويًا واحدًا تلو الآخر. وتبقى نتائج الجرد في الملف، فيُعاد التحضير نفسه من البداية في العام التالي.

إذا كنتم ستجرون الجرد بالورق وExcel، فإن أربع عادات صغيرة تقلل المخاطر:

• استخرجوا قائمة الجرد من ملف واحد، وأقفلوا الملف طوال فترة الجرد.
• استخدموا ورقة منفصلة لكل موقع؛ وادمجوا الأوراق في قائمة واحدة في نهاية الجرد.
• دوّنوا الفروقات في اليوم نفسه مع أول تعليق وسبب؛ فالفرق الذي يُؤجَّل إلى اليوم التالي لا يُحل في الغالب.
• أرشفوا ملف الجرد، واستخدموه كقائمة بداية للعام التالي.

سجلات في البوابة تسهّل الجرد

في YazSis KurumsalPortal توجد في وحدة إدارة الأصول والعهد بطاقة جرد بباركود لكل أصل ثابت؛ ويظهر في البطاقة صاحب العهدة والموقع والحالة وسجل الحركات. ولأن القائمة الحالية يمكن نقلها دفعة واحدة من Excel، فلا حاجة إلى إدخال السجلات واحدًا تلو الآخر، ويمكن أيضًا الحصول على القائمة المحدثة كتقرير XLSX واستخدامها في الجرد. ويُتابَع الفرق الذي يظهر في الجرد في سجل حركات البطاقة: إذ يمكن نقل الأصل إلى إحدى الحالات معطّل، أو قيد الإصلاح، أو مُكهَّن، أو مفقود، أو تسجيل حركة نقل أو إرجاع.

وللبنود القائمة على الكمية، تتحقق وحدة إدارة المخزون والمستودعات من الجرد بمقارنته بالسجلات، وتُظهر مستويات المخزون الحرجة. أما قارئ الباركود والأجهزة التي ستُستخدم فيُتفق عليها خلال المشروع.

إذا أردتم تحويل الجرد من عمل مرهق يُجرى مرة في السنة إلى فحص منتظم، يمكنكم البدء من صفحة إدارة الأصول والعهد.