كيف تختارون تطبيق المراسلة الداخلية للشركة؟ 7 معايير ومقارنة

اختار فريق مشروع أداة المراسلة بنفسه، وبعد بضعة أسابيع انتقل فريق آخر إلى أداة أخرى. وفي نهاية العام يُبحث داخل ثلاثة تطبيقات للعثور على المكان الذي كُتب فيه قرار ما؛ وحساب موظف ترك العمل ما زال مفتوحًا؛ وملفات العمل محفوظة في الحساب الشخصي للموظف. لم تكن أي من الأدوات سيئة، فكلها سريعة وسهلة. ما كان ينقص هو ارتباط المراسلات بنظام السجلات والصلاحيات والبيانات في الشركة. ولهذا لا ينبغي أن يُبنى اختيار أداة المراسلة الداخلية على سؤال «أيها الأكثر استخدامًا؟»، بل على المعايير التالية.

تطبيق المراسلة الداخلية للشركة برنامج يُدير المراسلات الفردية والجماعية للموظفين ومشاركة الملفات والصور على منصة تحت سيطرة المؤسسة؛ ويُسمى أيضًا المراسلة المؤسسية. والفرق بينه وبين تطبيق الدردشة الشخصي أن المراسلات لا تبقى في حساب الموظف بل في نظام المؤسسة.

كيف يُختار تطبيق المراسلة الداخلية للشركة؟ سبعة معايير

يمكنكم استخدام الجدول أدناه كبطاقة تقييم: امنحوا كل أداة مرشحة 0 أو 1 أو 2 نقطة في كل صف، وقارنوا لا المجموع بل الصفوف التي حصلت فيها على صفر. والأداة التي تحصل على صفر في معيار لا غنى عنه لشركتكم يجب أن تُستبعد مهما كانت جيدة في المعايير الستة الأخرى.

تطبيقات المراسلة المؤسسية: ثلاثة خيارات جنبًا إلى جنب

لا نقول في الجدول إن خيارًا ما «أفضل» أو «أسوأ» من غيره؛ فكل منها أنسب لحاجة مختلفة. المهم أن تقرروا مسبقًا ما المعايير التي تعدّها شركتكم ضرورية. إذا كنتم تبحثون عن دردشة سريعة فقط فقد يكفي الخيار الأول. أما إذا كانت القرارات والاعتمادات والملفات تتداول أيضًا في هذه المراسلات، فإن معياري السجل والصلاحيات يتقدمان.

إذا كنتم تتجهون إلى منتج دردشة مؤسسي مستقل، فاطلبوا قبل العقد إجابات مكتوبة عن هذه الأسئلة: أين تُحفظ المراسلات، وبأي صيغة تستعيدون بياناتكم عند انتهاء العقد، وهل تديرون المستخدمين من قائمة المستخدمين الحالية لديكم، ومن يغلق حساب الموظف المغادر؟ هذه الأسئلة صالحة أيًّا كان المنتج، وغموض الجواب معلومة بحد ذاته.

متى يكفي الاستمرار في تطبيق الدردشة الشخصي، ومتى لا يكفي؟

في فريق من خمسة إلى عشرة أشخاص، في المكتب نفسه، وضمن نظام تُحفظ فيه القرارات التي تتطلب سجلًا في مكان آخر، يكون تطبيق الدردشة الشخصي كافيًا جدًا؛ ولا داعي لفرض أداة جديدة على أحد. ومع نمو الشركة تبدأ هذه المشكلات بالظهور:

• يضيع تحت سيل الرسائل متى اتُّخذ القرار ومن اتخذه، فلا يُعثر عليه إلا بالبحث.
• تبقى مراسلات العمل والملفات على هاتف الموظف الذي ترك العمل.
• لا تعرف المؤسسة من أُضيف إلى المجموعات ومن أُخرج منها.
• لأن الموظفين يديرون مراسلات العمل والمراسلات الخاصة في التطبيق نفسه، يصبح ضغط الرسائل خارج الدوام غير واضح الحدود.
• يستخدم العاملون في الميدان والإنتاج تطبيقات مختلفة، فيُكتب الموضوع نفسه في عدة أماكن.

خمس مسائل تُحسم داخل الشركة قبل اختيار الأداة

1. النطاق: هل ستكون المراسلة لتنسيق الفريق فقط، أم قناة تمر عبرها القرارات والملفات أيضًا؟
2. القواعد: ما الموضوعات التي تُناقش في المراسلة، وما الموضوعات التي تُنقل إلى مسار عمل موثّق (إجازة، طلب، اعتماد)؟
3. الإدارة: من يفتح المجموعات ومن يغلقها، ومن يلغي وصول الموظف المغادر؟
4. الأوقات: هل يُنتظر الرد خارج الدوام، وهل حُدّدت قناة منفصلة للحالات العاجلة؟
5. الانتقال: متى ستُغلق القناة القديمة، وكيف ستُعرَّف الأداة الجديدة للموظفين؟

كيف تُجرى تجربة صغيرة على الأدوات المرشحة؟

قبل ملء بطاقة التقييم جرّبوا أداتين مرشحتين مع فريق واحد في عمل حقيقي. فالتجربة تكشف أكثر بكثير مما تكشفه لقطات الشاشة.

1. اختاروا الفريق التجريبي. ليشارك فيه أشخاص من أدوار مختلفة: مدير، وموظف من الميدان أو الإنتاج، وموظف مكتبي.
2. انقلوا عملًا حقيقيًا. أديروا التنسيق الأسبوعي أو مشاركة ملفات مشروع ما عبر الأداة الجديدة.
3. جرّبوا الأسئلة الصعبة. إذا غادر موظف فأين تبقى المراسلات؟ من يستطيع رؤية محادثة ما؟ من أين تجدون ملفًا تمّت مشاركته قبل ثلاثة أسابيع؟
4. أخرجوا مستخدمًا. أغلقوا الحساب ولاحظوا ما يحدث للمراسلات السابقة.
5. اطرحوا على الموظفين سؤالًا واحدًا. هل تريدون ترك الطريقة القديمة؟ هذا الجواب يقول أكثر مما تقوله بطاقة التقييم.

كيف تستجيب «وحدة المراسلة» في KurumsalPortal لهذه المعايير؟

في YazSis KurumsalPortal تتعامل «وحدة المراسلة» مع المعايير السبعة على النحو التالي:

• السجل: تبقى المحادثات الفردية والجماعية والملفات المشتركة محفوظة داخل البوابة؛ وحتى إذا تغيّر الموظف أو الفريق تبقى مراسلات العمل في الذاكرة المؤسسية.
• الوصول: لا يصل إلى المحادثات إلا الأشخاص المخوّلون؛ ويُقيَّد من يمكنه الوصول إلى السجلات بتعريفات الصلاحيات.
• الملفات والصور: يمكن مشاركة الملفات والصور في المحادثات الفردية ومجموعات الفرق؛ ويبقى المحتوى في سجل المحادثة.
• الرسائل غير المقروءة والإشعارات: يرى المستخدم رسائله غير المقروءة بنظرة واحدة ويتلقى إشعارات بالرسائل الجديدة.
• موقع البيانات: تعمل البوابة على خادم العميل نفسه ولا تُرسل البيانات إلى سحابة طرف ثالث؛ ويعمل النظام على PHP وMySQL مع استضافة cPanel قياسية.
• المستخدمون والصلاحيات: تستخدم المراسلة البنية التحتية نفسها للمستخدمين والصلاحيات والإشعارات التي تستخدمها وحدات البوابة الأخرى؛ ويُدار المستخدمون والأدوار في بنية واحدة.
• سهولة الاستخدام: يستخدم الموظفون البوابة من متصفح الهاتف دون تثبيت تطبيق.

النتيجة العملية لوجود كل شيء تحت سقف واحد أن المراسلة لا تقف كجزيرة منفصلة. ولأن أعمالًا مثل الإجازات والإعلانات والمهام تجري أيضًا في بنية المستخدمين نفسها، يدخل الموظف إلى كل مكان بحساب واحد؛ ولأن المستخدمين والصلاحيات يُدارون في بنية واحدة، لا حاجة إلى البحث عن وصول الموظف المغادر في قائمة مراسلة منفصلة. أما الاعتمادات والطلبات التي تتطلب سجلًا، فالأصح إدارتها في وحداتها الخاصة لا في المراسلة؛ فالمراسلة للتنسيق ولا تحل محل آلية الاعتماد.

لتفاصيل الوحدة يمكنكم الاطلاع على صفحة «وحدة المراسلة»، وللوحدات الأخرى في البوابة على صفحة KurumsalPortal.