كيف يتم تكهين الأصول الثابتة في تركيا؟ المحضر والاعتماد والشطب من السجلات

في المستودع الخلفي ركن مألوف: شاشات مكسورة، وطابعات لا تعمل، وأجهزة تنتظر الإصلاح ولا يتبناها أحد. أما في قائمة الجرد فما زال مكتوبًا أمامها «مسلَّم كعهدة» أو «معطّل». وعندما يحين موعد الجرد لا يستطيع أحد أن يشرح مصير هذه الأجهزة؛ فهي موجودة في السجل وفي المستودع، لكنها لا تُستخدم، وليس واضحًا لمن تعود. يُطرح السؤال نفسه كل عام، وتُرحَّل الإجابة إلى العام التالي. والجزء الصعب ليس التخلص من الجهاز، بل توثيق التخلص منه: من اتخذ القرار، وبناءً على ماذا، ومتى شُطب من السجل؟ في هذا المقال نشرح كيف يتم تكهين الأصول الثابتة في تركيا: الخطوات الواجب اتباعها، والمعلومات التي يتضمنها محضر التكهين، وسؤال الحد.

تكهين الأصل الثابت هو إخراج أصل أنهى عمره التشغيلي، أو لا يمكن إصلاحه، أو لا جدوى من إصلاحه، من الاستخدام بناءً على رأي فني واعتماد صاحب الصلاحية ومحضر، ثم شطبه من سجل الجرد. وللعملية وجهان: الجانب التشغيلي (رصد الجهاز، والاعتماد، والمحضر، والتخلص منه) والجانب المحاسبي (الشطب من السجلات، والآثار الضريبية). ويتناول هذا المقال الجانب الأول في الغالب.

كيف يتم تكهين الأصل الثابت خطوة بخطوة؟

1. وثّقوا الحالة. من أبلغ عن العطل ومتى، ولدى من كان الجهاز آخر مرة؟ هذه المعلومة هي السطر الأول في المحضر.
2. احصلوا على رأي فني. ليبلغ قسم تقنية المعلومات أو الصيانة أو الخدمة المختصة كتابيًا بإمكانية إصلاح الجهاز، وبما إذا كان الإصلاح يستحق التكلفة.
3. أغلقوا العهدة. إذا كان الجهاز ما زال مسجلًا باسم موظف، فاستلموه وأغلقوا العهدة؛ فلا ينبغي أن يبقى السجل باسم أحد.
4. افصلوا الجهاز وضعوا عليه ملصقًا. لا ينبغي أن تختلط الأجهزة المعدّة للتكهين بالأجهزة العاملة؛ بل تُحفظ في منطقة منفصلة بملصق «بانتظار اعتماد التكهين».
5. أعدّوا المحضر. املؤوا محضر التكهين بالمعلومات الواردة في القالب أدناه.
6. احصلوا على الاعتماد. حددوا مسبقًا من يعتمد التكهين بحسب القيمة والنوع؛ ولا تنتقلوا إلى التخلص قبل اكتمال التواقيع.
7. أبلغوا المحاسبة. أرسلوا المعلومات اللازمة للشطب من السجلات (رقم العهدة، وتاريخ الشراء، والمحضر) إلى مستشاركم المالي أو فريق المحاسبة.
8. تخلّصوا من الجهاز. بالبيع أو إعادة التدوير أو الإتلاف؛ وفي الأجهزة الحاملة للبيانات تحققوا بشكل منفصل من حذف البيانات.
9. أغلقوا السجل. اجعلوا الحالة في سجل الجرد «مُكهَّن»، وأضيفوا تاريخ الإغلاق ورقم المحضر، واحتفظوا بالمستندات.

أسئلة ينبغي طرحها قبل التكهين

ليس كل جهاز معطّل مصيره التكهين بالضرورة. والإجابة عن الأسئلة التالية قبل القرار تقلل التكهين غير الضروري وعبء الإصلاح غير الضروري معًا:

• هل يمكن إصلاح العطل، وهل للإصلاح جدوى مقارنة بشراء جهاز جديد؟
• هل يمكن استخدام قطع الجهاز في إصلاح جهاز آخر؟ وإذا كان كذلك، فهل ستُسجَّل في مخزون قطع الغيار؟
• هل يمكن استخدام الجهاز في قسم آخر بعبء تشغيل أقل؟
• هل ما زالت الشركة المصنّعة أو الخدمة توفر قطع الغيار والدعم لهذا الجهاز؟
• هل توجد على الجهاز بيانات الشركة؛ وإذا وُجدت، فمن المسؤول عن حذفها؟
• أي الخيارات سيُطبَّق: البيع أم إعادة التدوير أم الإتلاف، ومن سيتولى ذلك؟

نموذج محضر تكهين الأصول الثابتة: ما المعلومات التي يتضمنها؟

يختلف شكل المحضر من مؤسسة إلى أخرى؛ والحقول التالية تقدم إطارًا شائعًا ومفيدًا:

هل يوجد حد لتكهين الأصول الثابتة؟

يُطرح هذا السؤال بمعنيين مختلفين، وإجابتاهما مختلفتان.

• حد الاعتماد الداخلي. من يعتمد تكهين أصل بقيمة معينة تحدده مصفوفة الصلاحيات الخاصة بالشركة. فمثلًا قد يعتمد مدير القسم الأجهزة منخفضة القيمة، وتعتمد الإدارة العليا أو الشؤون المالية الأجهزة مرتفعة القيمة. وتدوين هذه الحدود مسبقًا ينهي الجدل في كل عملية تكهين.
• المبلغ في الجانب الضريبي. تنص المادة 313 من قانون الإجراءات الضريبية التركي رقم 213 على أن الأدوات والمعدات والمفروشات والأصول الثابتة المستخدمة في المنشأة التي لا تتجاوز قيمتها مبلغًا معينًا يمكن تسجيلها مصروفًا مباشرة دون إخضاعها للإهلاك. ولأن هذا المبلغ يُعاد تحديده من وقت لآخر، فقد لا يكون الرقم الوارد في نص القانون محدثًا؛ لذلك لا نذكر رقمًا في هذا المقال. اسألوا مستشاركم المالي عن المبلغ الحالي وعن أثره في حالتكم.

وكمثال على حد الاعتماد الداخلي، يمكن استخدام مصفوفة صلاحيات بسيطة كالتالية. المجموعات والمعتمِدون أمثلة فقط؛ فكيّفوها بحسب مؤسستكم.

لم نجد في نص قانون الإجراءات الضريبية التركي الذي اطلعنا عليه حكمًا مستقلًا يربط تكهين الأصول الثابتة بمبلغ معين. ومع ذلك قد تسري قواعد مختلفة على المؤسسات العامة أو الجهات الخاضعة لتنظيم خاص؛ لذا تحققوا من التشريعات المنطبقة عليكم مع مختصكم.

مثال قصير: طابعة لا تعمل

في أحد المكاتب تعلق الأوراق باستمرار في طابعة الطابق الثاني. يبلغ موظف عن ذلك ويُفتح سجل. تبلغ الخدمة الفنية كتابيًا بأن الطابعة أنهت عمرها التشغيلي وأن تكلفة إصلاحها ستقارب تكلفة جهاز جديد. تغلق الشؤون الإدارية العهدة، وتنقل الجهاز إلى ركن منفصل، وتعدّ محضر التكهين. تعتمد الشؤون المالية، وتُرسل معلومات القيمة الدفترية إلى المحاسبة. يُسلَّم الجهاز إلى شركة إعادة تدوير، وتُغلق حالته في الجرد على أنه «مُكهَّن». والنتيجة: في جرد نهاية العام لا يضطر أحد إلى البحث عن إجابة بشأن هذه الطابعة، لأن تاريخ كل خطوة وسببها واعتمادها مسجلة.

أين تتعثر عملية التكهين على Excel والورق؟

في منشأة صغيرة قد يكون المحضر قالب Word، والجرد جدول Excel؛ وإذا كان عدد الأجهزة المكهَّنة سنويًا قليلًا، فهذا يؤدي الغرض. لكن المشكلات تظهر في ثلاثة مواضع: يُوقَّع المحضر بينما يبقى الجهاز في الجدول «مسلَّم كعهدة»؛ ويُرسل الجهاز إلى الإصلاح فلا يتابع أحد عودته، فيظهر لأشهر «قيد الإصلاح»؛ وتتوزع المحاضر على مجلدات مختلفة، فيدور الجدل في الجرد حول ما إذا كان الجهاز مكهَّنًا أم مفقودًا. والحل هو حفظ الحالة في مكان واحد وتدوين تاريخ وملاحظة مع كل انتقال. وحتى إن بقيتم على Excel، فإن تعبئة عمود «الحالة» من قائمة ثابتة (متاح، مسلَّم كعهدة، قيد الإصلاح، معطّل، مُكهَّن، مفقود) بدلًا من النص الحر، وتحديث عمود التاريخ مع كل تغيير، يساعدان على تقليل الأجهزة التي تضيع في المنتصف.

الانتقال من «معطّل» إلى «مُكهَّن» في KurumsalPortal

في وحدة إدارة الأصول والعهد توجد لكل أصل ثابت بطاقة جرد بباركود، ويُتابَع الأصل بإحدى الحالات: متاح، ومسلَّم كعهدة، وقيد الإصلاح، ومعطّل، ومُكهَّن، ومفقود. وتتراكم حركات العطل والإصلاح والتكهين في سجل حركات البطاقة؛ فيظهر في بطاقة واحدة لدى من كان الجهاز، ومتى تعطل، وهل أُرسل إلى الإصلاح، ومتى كُهِّن. ومتابعة الفقد والتكهين بحالتين منفصلتين تمنعكم من الخلط بين نتيجتين مختلفتين في الجرد.

لم تُصمَّم الوحدة للقيود المحاسبية، بل لمتابعة دورة حياة الأصل. وإغلاق سجل الجرد في التاريخ نفسه الذي يُرسل فيه المحضر إلى المحاسبة يساعد على تطابق السجلين. يمكنكم نقل قائمة Excel الحالية إلى الوحدة بالاستيراد الجماعي، ثم الحصول على تقرير XLSX واستخدام القائمة المحدثة في الجرد والتدقيق. وتجدون معلومات عن وحدات KurumsalPortal الأخرى في صفحة KurumsalPortal.

لمتابعة أصولكم الثابتة المعطلة وقيد الإصلاح والمكهَّنة في بطاقة واحدة، يمكنكم الاطلاع على صفحة إدارة الأصول والعهد.