أسئلة استبيان رضا الموظفين: بنك أسئلة نموذجي وطريقة التنظيم

عندما تجلس الموارد البشرية لإعداد استبيان الرضا، تخرج عادةً بقائمة أسئلة طويلة جدًا: بعضها مكرر، وبعضها يسأل عن موضوعين في آن واحد، ولا يتضح في أي منها ما الذي سيُفعل بالنتيجة. يُرسل النموذج كملف Word بالبريد الإلكتروني، وبعد بضعة أسابيع تعود ملفات كثيرة، ويتبين من اسم الملف وعنوان المرسل من أجاب بماذا. ولأن الموظفين يدركون ذلك، فإنهم إما لا يجيبون أو يكتبون ما يريد الجميع سماعه. المشكلة ليست في الأسئلة، بل في طريقة اختيارها وطريقة جمع الإجابات. يقدم هذا المقال أولًا بنك أسئلة نموذجيًا، ثم مبادئ تنظيم الاستبيان.

استبيان رضا الموظفين هو استبيان يجمع آراء الموظفين في عملهم ومديريهم وبيئة العمل والمؤسسة بالأسئلة نفسها وبالمقياس نفسه، ويهدف إلى تحويل النتائج إلى مجالات للتحسين.

قبل البدء بالاستبيان: المقياس وصياغة العبارات

كُتبت جميع العبارات في بنك الأسئلة بصيغة «أوافق / لا أوافق». واستخدام المقياس نفسه في جميع العبارات يسهّل مقارنة النتائج ورؤية التوزيع بين المحاور. ويكفي مقياس خماسي معظم الشركات (الجدول أدناه). وعند صياغة العبارات تفيدكم ثلاث قواعد: أن تتناول كل عبارة موضوعًا واحدًا («مديري منفتح وعادل» عبارتان منفصلتان)، وأن تُكتب العبارات بجمل إيجابية، وأن تسأل عن تجربة الموظف الملموسة. فبدلًا من الأسئلة العامة مثل «هل الشركة مكان جيد جدًا؟»، تعطي العبارات القابلة للملاحظة مثل «أستطيع الوصول إلى المعلومات التي أحتاجها لأداء عملي» نتائج أكثر فائدة. يتكون بنك الأسئلة أدناه من خمسة محاور، في كل محور خمس عبارات؛ وخمس وعشرون عبارة إطار كافٍ لمعظم الاستبيانات. ولستم مضطرين إلى استخدامها كلها: يكفي أن تختاروا ثلاثة أو أربعة محاور تهمّ شركتكم أكثر من غيرها، وتأخذوا من كل منها ثلاث أو أربع عبارات.

أسئلة استبيان رضا الموظفين: بنك أسئلة نموذجي

1. المدير

• يوضح لي مديري بجلاء ما يتوقعه مني.
• أستطيع أن أنقل مشكلاتي إلى مديري بارتياح.
• يقدم لي مديري ملاحظات بنّاءة وفي الوقت المناسب على عملي.
• يعامل مديري الفريق بعدل في قراراته.
• يدعم مديري تطوري المهني.

2. عبء العمل وتنظيمه

• أستطيع إنجاز عبء عملي ضمن ساعات العمل.
• مهامي ومسؤولياتي واضحة.
• أستطيع الوصول إلى الأدوات والمعلومات التي أحتاجها لأداء عملي.
• أُعامَل بعدل في تخطيط المناوبات والإجازات.
• يُوزَّع عبء العمل بتوازن داخل الفريق في فترات الضغط.

3. التواصل

• أعلم بالقرارات المتخذة في الشركة في الوقت المناسب.
• الإعلانات مفهومة وتصل إليّ.
• أعرف أين أجد المعلومات التي أحتاجها.
• يُستمع إلى آرائي وأتلقى ردًا عليها.
• يسهّل التواصل بين الأقسام عملي.

4. التطوير

• في الشركة فرص كافية لتطوير نفسي.
• التدريبات التي أتلقاها تفيد عملي.
• لديّ معلومات واضحة عن فرصي المهنية.
• أشعر بأن الشركة تلاحظ مساهمتي.
• أجد الدعم عندما أرغب في تعلّم مهارة جديدة.

5. الانتماء والرضا العام

• أنا راضٍ عن العمل في هذه الشركة.
• أشعر بأنني جزء من فريقي.
• قيم الشركة واضحة في سير العمل اليومي.
• أرى أن عملي ذو معنى.
• يمكنني أن أوصي معارفي بهذه الشركة كمكان للعمل.

تكفي أربعة أمثلة على الأسئلة المفتوحة. اجعلوها قصيرة وحدّوا عددها: فقراءة الإجابات وتصنيفها تتطلب جهدًا، لذا حددوا مسبقًا من سيقيّم إجابات كل سؤال وكيف.

• لو استطعتم تغيير شيء واحد في تنظيم عملكم، فماذا سيكون؟
• ما أكثر ما يحفّزكم في العمل؟
• ما الذي تحتاجون إليه برأيكم لتواصل أكثر صحة؟
• هل هناك موضوع آخر تودون إضافته؟

هل يمكن إجراء استبيان رضا الموظفين باستخدام Word أو Excel؟

نعم، وغالبًا ما يكفي ذلك لاستبيان لمرة واحدة في فريق صغير. يمكنكم إعداد الأسئلة في Word وطباعتها، أو إنشاء جدول نموذج في Excel؛ بل إن النموذج الورقي الموزع يدويًا قد يؤدي الغرض في ورشة صغيرة جدًا. لكن مع كبر الاستبيان أو تكراره تتعثرون في النقاط التالية:

• إخفاء الهوية: عندما يصل الملف بالبريد الإلكتروني يُعرف من ملأه. ولأن الموظف يعلم ذلك، يتردد في الإجابة بصدق.
• متابعة المشاركة: تتابعون يدويًا من أجاب ومن لم يُجب؛ والحفاظ على إخفاء الهوية يتعارض مع متابعة المشاركة.
• التقسيم حسب القسم: لفصل النتائج حسب الأقسام يجب دمج الملفات واحدًا تلو الآخر.
• التوزيع والمقارنة: تحصون يدويًا عدد من اختار كل خيار في كل عبارة؛ وتصبح المقارنة بنتائج العام الماضي عملًا منفصلًا.
• اختلاط النسخ: عندما يعدّل عدة أشخاص الأسئلة، يصبح غير واضح أي ملف هو الأحدث.

كيف تنظّمون الاستبيان؟ ست خطوات

1. حددوا الهدف. اكتبوا من البداية ما تريدون معرفته من الاستبيان وما ستفعلونه بالنتيجة. «سنقيس الرضا عن نظام المناوبات وسنراجع التخطيط بناءً على النتيجة» هدف جيد؛ أما «جسّ نبض الموظفين» فهدف ضبابي. لا تطرحوا سؤالًا لن يقود إلى قرار.
2. اجعلوا عدد الأسئلة قليلًا. اختاروا بضع عبارات من كل محور؛ فإكمال استبيان قصير أسهل كثيرًا على الموظف.
3. قرروا هل ستنشرونه مجهول الهوية أم موجّهًا. إذا أردتم جمع الآراء فالنشر المجهول هو الأنسب، وإذا أردتم قياس تجربة قسم معيّن فالنشر الموجّه هو الأنسب.
4. تابعوا المشاركة. تابعوا نسبة المشاركة طوال فترة فتح الاستبيان، وذكّروا مديري الأقسام التي تبقى مشاركتها منخفضة.
5. شاركوا النتائج. إطلاع الموظفين على النتائج والقرارات التي ستُتخذ هو أهم سبب لمشاركتهم في الاستبيان التالي. والاستبيان الذي لا يُشارَك منه شيء يوصل للموظف رسالة مفادها أن رأيه لم يكن له أثر.
6. توخَّوا الحذر مع المجموعات الصغيرة. في الأقسام التي تضم عددًا قليلًا جدًا من الأشخاص، قد يُضعف التقسيم حسب القسم إخفاء الهوية؛ لذا اعرضوا نتائج هذه الأقسام مجمَّعةً في التقرير.

كيف تُقرأ نتائج الاستبيان؟

اختزال النتائج في متوسط واحد أمر مغرٍ لكنه مضلل. فقد يتساوى متوسط عبارتين، بينما تتجمع الإجابات في إحداهما حول الوسط، وتنقسم في الأخرى مناصفةً بين الطرفين. لذلك انظروا إلى توزيع الإجابات لكل عبارة، واستخدموا متوسطات المحاور كملخص أولي فقط. وعند القراءة ترشدكم الأسئلة الخمسة التالية:

• أي محور يبدو الأضعف؟ ركّزوا أولًا على أضعف محورين؛ فمحاولة إصلاح كل شيء دفعة واحدة تؤدي إلى التشتت.
• هل هناك فرق بين الأقسام؟ إذا كانت العبارة نفسها إيجابية في قسم وسلبية في آخر، فالمشكلة ليست على مستوى الشركة كلها، بل في إدارة ذلك القسم وتنظيم العمل فيه.
• أين يتكدس خيار «محايد»؟ قد يشير التكدس الكبير في نقطة الوسط إلى غموض العبارة، أو إلى تردد الموظف في التحدث بصراحة.
• هل تتوافق الإجابات المفتوحة مع النتائج الرقمية؟ إذا كانت الأرقام تشير إلى موضوع ما، فالتعليقات تشرح سببه.
• ماذا ستقولون للموظفين؟ اكتبوا ما سمعتموه وما ستفعلونه في كل موضوع؛ فالتصريح بوضوح بما لا تستطيعون فعله يبعث على الثقة أكثر من الصمت.

كيف تدير وحدة إدارة الاستبيانات الاستبيان؟

في YazSis KurumsalPortal يمر العمل في وحدة إدارة الاستبيانات بخمس خطوات: تُعدّون الأسئلة، وتختارون الفئة المستهدفة، وتنشرون الاستبيان، وتتابعون المشاركة، وتحللون النتائج. ويتيح منشئ الأسئلة بأنواع أسئلة مختلفة بناء الاستبيان وفق الموضوع الذي تريدون قياسه. ويمكن نشر الاستبيان مجهول الهوية أو موجّهًا إلى فئة مستهدفة مختارة؛ والخيار المجهول جزء من تصميم يراعي KVKK، وهو قانون حماية البيانات الشخصية في تركيا. وتُتابَع المشاركة طوال فترة النشر، وتظهر النتائج بتوزيع الإجابات لكل سؤال، ويمكن دراستها حسب القسم، فتستند قرارات التحسين إلى البيانات. العبارات الواردة في هذا المقال أمثلة؛ ولا يعني ذلك أننا نقدم قالب استبيان جاهزًا أو نظام قياس معياريًا. ونحدد معكم أنواع الأسئلة في الوحدة خلال تحليل الاحتياجات.

لنشر الاستبيان موجّهًا أو مجهول الهوية، ومتابعة المشاركة، ورؤية النتائج حسب القسم، يمكنكم زيارة صفحة إدارة الاستبيانات، وللاطلاع على الوحدات الأخرى صفحة KurumsalPortal.