إرجاع العهدة عند ترك العمل في تركيا: قائمة تحقق لاستلامها من الموظف المغادر

بينما تستعد الموارد البشرية لإغلاق الملف، يرن الهاتف. يخبر قسم تقنية المعلومات بأن الحاسوب المحمول للموظف المغادر لا يزال معه وأن حساب بريده الإلكتروني ما زال مفتوحًا، ويضيف قسم الشؤون الإدارية أن بطاقة الدخول لم تُسلَّم. وقد انتهى آخر يوم عمل للموظف بالأمس. لا يتعلق الأمر بخطأ متعمد من أحد؛ كل ما هنالك أنه لا توجد قائمة تبيّن أي غرض لدى من، ولا خطوة تُطابَق فيها تلك القائمة يوم المغادرة. ومن هنا تحديدًا يصبح إرجاع العهدة أكثر ما يُنسى في يوم المغادرة. فيما يلي قائمة تحقق ليوم الإرجاع، ومحتوى المحضر، وملخص للإطار القانوني في تركيا بشأن العهدة غير المُعادة، مستخلص من المصادر الرسمية.

إرجاع العهدة هو أن يعيد الموظف أصول الشركة التي سُلّمت إليه طوال مدة عمله، عند تغيير مهامه أو ترك العمل، بالحالة المسجلة لها، وأن يُغلق هذا الإرجاع بمحضر وقيد في السجل.

كيف يتم إرجاع العهدة؟ قائمة التحقق ليوم الإرجاع

1. استخرجوا قائمة العهدة المسجلة. اجمعوا كل الأصول المسجلة باسم الموظف في قائمة واحدة مع أرقام العهدة. ففي يوم الإرجاع ستعتمدون على هذه القائمة وحدها.
2. طابقوا القائمة مع الموظف. قد يذكر الموظف غرضًا موجودًا لديه لكنه غير ظاهر في السجل؛ ويُضاف هذا أيضًا إلى القائمة.
3. استلموا الأجهزة. طابقوا الأجهزة مثل الحاسوب المحمول والهاتف والجهاز اللوحي وجهاز جمع البيانات المحمول بالرجوع إلى الرقم التسلسلي.
4. افحصوا الملحقات. إذا كانت الشواحن والأغطية والحقائب والسماعات والكابلات مذكورة في محضر التسليم، فإنها تُحصى أيضًا عند الإرجاع.
5. استلموا البطاقات والمفاتيح. تُسجَّل بطاقة الدخول ومفاتيح المكتب والخزانة، ومفتاح السيارة وبطاقة الوقود إن وُجدا، في صف مستقل.
6. دوّنوا الحالة المادية. إذا وُجد خدش أو كسر أو جزء ناقص أو زر لا يعمل، يُكتب ذلك لحظة الإرجاع، وتُدرج هذه الملاحظة في المحضر بحضور الموظف.
7. أغلقوا الحسابات والصلاحيات. يتولى قسم تقنية المعلومات إغلاق البريد الإلكتروني وتطبيقات الشركة والوصول عن بُعد وصلاحيات المجلدات المشتركة أو نقلها إلى موظف آخر.
8. أبقوا بيانات الشركة في مكانها. يجب ألا تبقى الملفات ورسائل البريد الإلكتروني والصلاحيات على جهاز الموظف؛ وما يلزم تسليمه يُنقل إلى المدير.
9. حرّروا محضر الإرجاع. يتضمن المحضر ما أُعيد وما بقي ناقصًا وملاحظات الحالة، ويوقّعه الطرفان.
10. أغلقوا القيد. سجّلوا حركة الإرجاع في السجل؛ وإذا كان الغرض سيُسلَّم عهدةً من جديد فحدّدوا حالته (متاح، معطّل، قيد الإصلاح).

التحضير قبل آخر يوم عمل

حتى لا يحمل يوم الإرجاع مفاجآت، يمكن القيام بتحضير بسيط قبل آخر يوم عمل. وعندما يتحدد تاريخ المغادرة، تسهّل الخطوات الأربع التالية ذلك اليوم:

• في يوم وصول إشعار المغادرة، استخرجوا قائمة عهدة الموظف وأرسلوها إلى الأقسام المعنية (تقنية المعلومات، الشؤون الإدارية، المدير).
• أبلغوا الموظف مسبقًا بيوم الإرجاع وساعته ومكانه.
• حدّدوا مسبقًا الملفات والأعمال التي يجب نسخها احتياطيًا أو تسليمها إلى المدير.
• خطّطوا من الآن للمستخدم الجديد وتاريخ التسليم بالنسبة إلى الأجهزة التي ستُنقل إلى شخص آخر.

ماذا يتضمن محضر إرجاع العهدة؟

لا يقتصر الإرجاع على ترك العمل، بل يرد أيضًا عند تغيير المهام أو القسم. فعندما ينتقل الموظف إلى قسم آخر تُعاد معدات القسم القديم، وتُفتح عهدة منفصلة للقسم الجديد. وإذا امتنع الموظف عن توقيع المحضر فدوّنوا ذلك فيه وحدّدوا مع مستشاركم القانوني كيفية المضي قدمًا؛ إذ إن القيمة القانونية لمحضر لم يُوقَّع تحتاج إلى تقييم مستقل.

نموذج استمارة إرجاع العهدة: نص قابل للنسخ

محضر إرجاع العهدة — التاريخ: ……… | المُعيد (الاسم الكامل، القسم، الوظيفة): ……… | المستلم (الاسم الكامل، القسم): ……… | الأغراض المُعادة (الوصف، الرقم التسلسلي/رقم الجرد، الحالة): 1) ……… 2) ……… 3) ……… | البنود الناقصة أو التالفة وإفادة الموظف: ……… | حالة إغلاق الحسابات والصلاحيات: ……… | المُعيد: ……… التوقيع: ……… | المستلم: ……… التوقيع: ………

اجعلوا النص متسقًا مع محضر العهدة المعتمد في مؤسستكم: يجب أن تكون أرقام العهدة في محضر الإرجاع هي نفسها الواردة في المحضر الذي حُرّر عند التسليم.

ماذا يحدث إذا لم يُرجع الموظف المغادر العهدة؟

هذا سؤال قانوني، وتختلف إجابته باختلاف وقائع كل حالة. فيما يلي الإطار العام كما قرأناه في النصوص الرسمية للتشريع التركي؛ ولمعرفة ما يجب فعله في كل حالة بعينها ارجعوا إلى مستشاركم القانوني.

• التزام الإرجاع: تنص المادة 443 من قانون الالتزامات التركي رقم 6098 على أن الطرفين ملزمان، عند انتهاء عقد العمل، بإعادة ما تسلّمه كلٌّ منهما فيما يتعلق بالعمل؛ وتذكر الفقرة الثانية من المادة نفسها بشكل خاص التزام العامل بإعادة المركبات ذات المحرك.
• واجب العناية: تنص المادة 396 على أن العامل ملزم بالعناية بالأدوات والمعدات والمواد التي سُلّمت إليه لأداء العمل.
• المسؤولية عن الضرر: تنص المادة 400 على أن العامل مسؤول عن الضرر الذي يسببه بخطئه، وأنه يُراعى في تحديد المسؤولية طبيعة العمل ومؤهلات العامل.
• القانون الجنائي: تنظّم المادة 155 من قانون العقوبات التركي رقم 5237 جريمة خيانة الأمانة، وتتضمن فقرة مستقلة بشأن الأشياء المسلَّمة بحكم علاقة العمل. أما تطبيق هذا الحكم على حالة بعينها فيقدّره القانونيون والمحكمة.

تُظهر هذه النصوص الإطار العام؛ أما خطوات مثل مطالبة العامل بقيمة العهدة، أو مقاصّتها من أجره أو مستحقاته الأخرى، أو تقديم بلاغ جنائي، فتحتاج إلى تقييم قانوني منفصل. واحرصوا بشكل خاص على استشارة مختص قبل أي خصم من الأجر بقرار منفرد.

ما يمكن فعله قبل اتخاذ خطوة قانونية

1. اجمعوا قيد العهدة ومحضر التسليم وسجل الحركات معًا، ووثّقوا أن الغرض موجود فعلًا لدى هذا الموظف.
2. أبلغوا الموظف كتابيًا بقائمة الأغراض الواجب إرجاعها وبتاريخ معقول للإرجاع.
3. إذا كان للموظف اعتراض أو إفادة فسجّلوها، ودوّنوا ما إذا كان قد أعطى معلومات عن مكان الغرض.
4. إذا لم تصلوا إلى نتيجة فأحيلوا الملف مع المراسلات إلى مستشاركم القانوني.

أين تتعثر متابعة الإرجاع عبر Excel والورق؟

في فريق صغير قد تبدو قائمة Excel والمحضر الورقي كافيين ليوم الإرجاع. لكن إذا لم تُجمع كل الأصول المسجلة باسم الموظف المغادر في جدول واحد، تأتي القائمة ناقصة. فالحاسوب المحمول مسجل في جدول، والبطاقة في مجلد آخر، والهاتف في رسالة بريد إلكتروني. كما أن إغلاق الحسابات يسير بمعزل عن إرجاع العهدة، فيكتمل أحدهما ويُنسى الآخر. ويبقى محضر الإرجاع غالبًا في ملف منفصل، ولا يُحدَّث السجل بعد ذلك بما أُعيد من أغراض.

حركة الإرجاع ومسار المغادرة في البوابة

في YazSis KurumsalPortal، وتحديدًا في وحدة إدارة الأصول والعهد، عندما يُعاد أصل مسلَّم كعهدة تُسجَّل الحركة في بطاقة الأصل؛ وبذلك يظهر في سجل واحد من انتقل الأصل منه وإلى من، ولدى من هو الآن. ولأن الأصل يُتابَع بحالات متاح، ومسلَّم كعهدة، وقيد الإصلاح، ومعطّل، ومُكهَّن، ومفقود، فإن حالته بعد الإرجاع تُسجَّل أيضًا.

أما في وحدة إدارة الانضمام والمغادرة فتسير المغادرة وفق قائمة تحقق للخروج. ويُسنَد إرجاع العهدة وإغلاق الحسابات والصلاحيات ومستندات المغادرة إلى الأقسام المعنية كخطوات منفصلة: فكلما أنهت الموارد البشرية وتقنية المعلومات والشؤون الإدارية والمديرون خطواتهم تقدّمت العملية، ثم تُغلق بشكل مضبوط. ويُغلق إرجاع عهدة الموظف المغادر ضمن المسار نفسه.

إذا أردتم ربط إرجاع العهدة يوم المغادرة بإغلاق الحسابات ومستندات المغادرة في قائمة التحقق نفسها، يمكنكم الاطلاع على وحدة إدارة الأصول والعهد.