ما هي لوحة المعلومات (Dashboard) وما فائدتها وكيف تُبنى؟ اختيار مؤشرات KPI للمديرين

في اجتماع للإدارة يُقال: «لنعتمد لوحة معلومات من الآن»، ويُحال العمل إلى قسم تقنية المعلومات أو إلى مبرمج. وبعد بضعة أسابيع تجدون أمامكم صفحة تصطف فيها عشرات المخططات، ملونة لكنها ليست الشاشة التي يفتحها أحد أولًا في الصباح. المشكلة ليست في المخططات، بل في أن أحدًا لم يسأل: «في أي قرار ستساعدني هذه الشاشة؟» ومن هنا يبدأ الجواب العملي عن سؤال «ما هي لوحة المعلومات؟»: بناء اللوحة يعني إعداد قائمة القرارات قبل الرسم.

لوحة المعلومات (Dashboard) شاشة ملخص مرئية تجمع في مكان واحد أهم المؤشرات اللازمة لفهم وضع عمل ما أو شركة. وتعمل مثل لوحة القيادة في السيارة: تعرض السرعة والوقود والتحذيرات دون أن تحتاجوا إلى فك المحرك. في هذا المقال نشرح فائدة لوحة المعلومات، والفرق بينها وبين لوحة الإدارة، واختيار المؤشرات، وكيفية بنائها.

ما فائدة لوحة المعلومات؟

• عرض الوضع بنظرة واحدة: دون انتظار تقرير، ترون بمجرد فتحها في أي مرحلة يقف العمل.
• التنبيه المبكر إلى الانحراف: المؤشر الذي يبقى دون الهدف يلفت الانتباه قبل تقرير نهاية الشهر بوقت طويل.
• التذكير بالأعمال المعلقة: تُجمع الطلبات التي تنتظر الموافقة والأعمال القادمة في الشاشة نفسها.
• إيجاد مرجع مشترك للأرقام: عندما ينظر الجميع إلى الرقم نفسه يقل الجدل حول «أي ملف هو المحدَّث؟».

هذه الوظائف الأربع مترابطة. فدون رقم مشترك لا يُكتشف الانحراف مبكرًا؛ وإذا لم تظهر الأعمال المعلقة يبقى غامضًا ما الذي يجب فعله بعد الانحراف. ما يجعل لوحة المعلومات ذات قيمة ليس جمال المخططات، بل اختصارها الطريق من الرقم إلى الإجراء. فإذا لم تكتفِ الشاشة بقول «أنتم دون الهدف» بل نقلتكم بنقرة واحدة إلى العملية المعنية، فهي تؤدي عملها فعلًا.

ما أنواع لوحات المعلومات؟

تظهر لوحات المعلومات بحسب غرض الاستخدام في ثلاثة أنواع رئيسية. ومعرفة النوع الذي تحتاجونه تخلصكم من المخططات غير الضرورية:

• لوحة تشغيلية: تتابع العمل اليومي؛ وتعرض معلومات آنية مثل الموافقات المعلقة والمهام المتأخرة وحجم عمل اليوم.
• لوحة إدارية: تعرض الوضع والانحراف قياسًا بالهدف؛ وتُجمع فيها عناوين مثل المبيعات والميزانية والمخزون وطاقة الفريق.
• لوحة تحليلية: تُستخدم للتنقيب عن سبب مشكلة؛ وتتطلب التصفية والتعمق في التفاصيل، وهي للفحص أكثر منها للنظرة اليومية.

بالنسبة إلى معظم الشركات تكون نقطة البداية هي الطبقتين الإدارية والتشغيلية. وتكتسب الطبقة التحليلية معناها بعد أن تعمل هاتان الطبقتان بانتظام.

ما هي لوحة الإدارة؟ الفرق بينها وبين لوحة المعلومات

تُستخدم عبارة «لوحة الإدارة» بمعنيين مختلفين. الأول هو لوحة المؤشرات التي ينظر إليها المدير؛ أي لوحة المعلومات. والثاني هو واجهة المسؤول في البرنامج التي تُستخدم لإدارة المستخدمين والصلاحيات والإعدادات (لوحة المشرف). في نتائج البحث يختلط الاثنان؛ والفرق كما يلي:

كيف تُبنى لوحة المعلومات؟ خطوة بخطوة

بناء لوحة المعلومات لا يبدأ بفتح برنامج وإضافة مخططات. الترتيب التالي صالح أيًّا كانت الأداة التي تعملون بها؛ ففي Excel أو في برنامج مخصص تُتبع الخطوات الست نفسها.

1. اكتبوا القرارات. في أي قرارات ستساعد هذه الشاشة؟ مثل: «أي طلبية نقدّمها؟» و«أي موافقة معلقة؟».
2. اربطوا المؤشرات بالقرارات. اكتبوا بجانب كل مؤشر القرار الذي يؤثر فيه؛ واحذفوا ما لا يمكن ربطه.
3. حدّدوا التعريف والمصدر. يجب أن يُحسب المؤشر نفسه بالطريقة نفسها للجميع، وأن يُغذّى من مصدر بيانات واحد.
4. افصلوا حسب الأدوار. الإدارة العليا ومدير القسم والموظف لا يرون الشاشة نفسها؛ بل يرى كل منهم مؤشراته.
5. ضعوا حدودًا وتنبيهات. أبرزوا حالة «دون الهدف» أو «متأخر» باللون والإشعار.
6. تابعوا الاستخدام. إذا لم يفتح أحد الشاشة بعد أسبوع فبسّطوها؛ ولا تُكثروا محتواها.

كيف تُختار المؤشرات (KPI) للمديرين؟

اختيار المؤشرات أصعب أجزاء لوحة المعلومات وأثمنها. عرض كل البيانات المتاحة لديكم سهل؛ أما إدخال ما يقود إلى قرار فقط إلى الشاشة فيتطلب انضباطًا. صفّوا أي مؤشر مرشح بالأسئلة التالية:

• إذا تغير هذا الرقم، هل سأفعل شيئًا؟
• هل أستطيع الحصول على الرقم بشكل موثوق ومنتظم؟
• هل يتفق الجميع على تعريف هذا الرقم؟
• هل يوجد بجانب الرقم هدف أو فترة سابقة للمقارنة؟
• أي دور يجب أن يرى هذا الرقم، وأي دور يجب ألا يراه؟
• عندما يسوء الرقم، أي عمل سيقع على من؟

بعد هذه التصفية يبقى لكل دور عدد قليل من المؤشرات. يبيّن الجدول التالي مثالًا على كيفية التقسيم حسب الأدوار؛ وستختلف مؤشراتكم بحسب قطاعكم وعملياتكم.

لوحة المعلومات التي تحاول أن تعرض كل شيء هي لوحة لا يرى فيها أحد شيئًا.

لنفكر في مثال افتراضي: المدير العام لشركة تصنيع ينظر صباحًا أولًا إلى ثلاثة أشياء: المبيعات قياسًا بالهدف، والمواد ذات المخزون الحرج، والأعمال التي تنتظر موافقته. ومسؤول المستودع في النظام نفسه يرى فقط شحناته المعلقة وتنبيهات المخزون؛ أما مندوب المبيعات فيرى عروضه ولقاءاته القادمة. الثلاثة يتغذون من البيانات نفسها، لكن أيًّا منهم لا يرى شاشة الآخر. وبذلك تبقى الشاشة بسيطة، ولا تُتداوَل البيانات الحساسة دون داعٍ، ويستطيع كل شخص أن يعرف من الشاشة أول عمل له في الصباح.

والأخطاء الشائعة في بناء لوحة المعلومات عادةً هي: البدء بالتصميم وتحديد التعريفات لاحقًا، وعرض الشاشة نفسها لكل الأدوار، والاكتفاء بعرض الأرقام دون تنبيهات، وعدم توثيق من ينظر إلى ماذا كتابيًا.

هل يلزم برنامج للوحة المعلومات، أم يكفي Excel؟

صفحة ملخص وبعض المخططات في Excel تصنع لوحة معلومات جيدة في الأعمال التي ينظر إليها شخص واحد وتبقى بياناتها في ملف واحد. وتقريبًا يبدأ الجميع بهذه الطريقة في مرحلة ما. أما الحد فيظهر عندما يبدأ أكثر من شخص في استخدام الشاشة: يجب تحديث البيانات يدويًا في كل مرة، وكلما انتقل الملف عبر البريد الإلكتروني ظهرت نسخ مختلفة، ولأن الجميع يرى كل شيء يصبح فصل البيانات الحساسة مستحيلًا، ولا يُفتح بسهولة على الهاتف. أما رسالة «ملخص اليوم» المرسلة عبر WhatsApp فهي صورة ثابتة؛ لا يمكنكم التعمق في تفاصيلها ولا الرجوع إلى الماضي للمقارنة.

هنا يأتي دور برنامج لوحات المعلومات: فهو يقرأ البيانات من المصدر المتصل، ويعرض شاشات مختلفة حسب الأدوار، ويوصل التنبيه إلى الشخص المعني. لكن البرنامج لا يحل محل اختيار المؤشرات؛ فوضع مؤشرات خاطئة في أداة فارغة ضار بقدر التقرير الخاطئ.

كيف تعمل وحدة إدارة لوحة المعلومات في KurumsalPortal؟

وحدة إدارة لوحة المعلومات هي طبقة اللوحات حسب الدور في KurumsalPortal. فهي تنشر لوحات شخصية تعرض للموظف ومدير القسم والإدارة العليا البيانات المتعلقة بهم فقط. وتضم اللوحة مؤشرات KPI المحددة للدور، والأعمال المعلقة والقادمة، وتنبيهات مركز الإشعارات، ومؤشرات الأداء، واختصارات العمليات؛ وينتقل المستخدم من الانحراف الذي يراه إلى العملية المعنية فيحوّل القرار إلى إجراء.

يتوافق ترتيب الإعداد مع الخطوات السابقة: تُربط مصادر البيانات، وتُعرَّف الأدوار ومؤشرات KPI، وتُنشر اللوحات الشخصية، وتُتابَع الانحرافات. ويُتَّفق في هذه المرحلة على المؤشرات التي تدخل اللوحة. أما إدخال بيانات نظام آخر مثل ERP إلى اللوحة فهو عمل تكامل؛ ويتضح نطاقه خلال المشروع. يعمل KurumsalPortal على الخادم الخاص بالعميل، ويستخدمه الموظفون من متصفح الهاتف، أي لا حاجة إلى تثبيت تطبيق لرؤية اللوحة.

ننصحكم ببدء خطوات هذا المقال بقائمة قرارات. ولتروا كيف تُبنى اللوحات حسب الدور يمكنكم مراجعة صفحة إدارة لوحة المعلومات، ولرؤية المنصة كاملة بوحداتها الثلاث والثلاثين يمكنكم مراجعة KurumsalPortal.