نموذج عهدة الحاسوب والهاتف: التسليم والإرجاع وتسجيل الأعطال

وُضع على مكتب موظف جديد حاسوب محمول وهاتف وشاحن. وبعد ثلاثة أشهر يسأل أحدهم عن مكان هذه الأجهزة: لدى من الحاسوب؟ هل عاد غطاء الهاتف وشاحنه؟ هل وصل الجهاز الذي أُرسل بالشحن إلى مسؤول المبيعات الذي يعمل من المنزل، وفي أي حالة؟ يبحث فريق تقنية المعلومات عن الإجابات في جدول، وفي سلسلة رسائل بريد إلكتروني، وفي ذاكرة أحد الزملاء. في هذا المقال نعرض قالب نموذج عهدة يمكنكم استخدامه للحاسوب والهاتف، ونشرح متابعة الأجهزة المسلَّمة للموظفين عن بُعد، وكيفية تسجيل الحالة عند العطل أو الاستبدال.

نموذج عهدة الحاسوب هو مستند تسليم يوثّق هوية الجهاز الذي تسلّمه الشركة لموظف، مثل الحاسوب المحمول أو الهاتف أو الجهاز اللوحي، وملحقاته وحالته عند التسليم، ويُرجع إليه في عمليات الإرجاع والأعطال. ويُسمى أيضًا محضر عهدة الحاسوب أو محضر تسليم معدات تقنية المعلومات؛ فبعض الشركات تجمع الهاتف والحاسوب في نموذج واحد، وبعضها تستخدم لكل منهما نموذجًا منفصلًا.

ما الحقول التي يجب أن يتضمنها محضر عهدة الحاسوب؟

يمكنكم اختصار القالب التالي أو توسيعه بحسب أنواع أجهزتكم. والإدخالات في العمود الأخير أمثلة فقط.

ما الذي يختلف بين نموذج عهدة الحاسوب ونموذج عهدة الهاتف؟

يستند نوعا الأجهزة إلى النموذج نفسه، لكنهما يختلفان في بعض الحقول:

• يُكتب للهاتف رقم IMEI وبيانات الخط إن وُجد؛ أما للحاسوب فيكفي الرقم التسلسلي.
• يُضاف إلى نموذج الهاتف سؤال عن تفعيل قفل الشاشة وخاصية العثور على الجهاز؛ وفي نموذج الحاسوب يُسأل عن تشفير القرص.
• تُدرج كبند مكتوب قاعدة الاستخدام الشخصي والتطبيقات الشخصية للهاتف، وقاعدة عدم تثبيت برمجيات غير مصرّح بها للحاسوب.
• تتجه قائمة الملحقات في الهاتف إلى الغطاء والشاحن، وفي الحاسوب إلى الحقيبة والمحوّل والأجهزة الطرفية.
• في الحالتين يُدوَّن في النموذج تاريخ انتهاء دعم الشركة المصنّعة للجهاز، لتسهيل القرار عند حدوث عطل.

تعتمد الإجابة عن سؤال «نموذج واحد أم نموذجان؟» على عدد أجهزتكم. فإذا كان كل موظف يتسلم عادةً حاسوبًا واحدًا وهاتفًا واحدًا، يكفي نموذج واحد: يحمل القسم العلوي بيانات الموظف، ويخصص القسم السفلي سطرًا لكل جهاز. أما إذا كانت الأجهزة تُسلَّم وتُعاد في أوقات مختلفة، فالنموذج المنفصل لكل جهاز أوضح؛ لأن إرجاع جهاز لا يربك سجل الجهاز الآخر.

قائمة تحقق ليوم الإرجاع

يستحق يوم الإرجاع التوثيق بقدر نموذج التسليم. فعند عودة الجهاز، يمنع المرور على البنود التالية بالترتيب ووضع علامة على كل منها معظمَ الخلافات التي قد تظهر لاحقًا:

• هل يطابق الرقم التسلسلي أو IMEI الرقم المسجل في النموذج؟
• هل عادت جميع الملحقات المكتوبة عند التسليم، وهل سُجلت القطعة الناقصة في القائمة؟
• هل قورنت الحالة المادية للجهاز بملاحظة التسليم، وإن وُجد ضرر جديد فهل دُوّن بتاريخه ووصفه؟
• هل أُزيلت ملفات الموظف الشخصية وحساباته من الجهاز؟
• هل اكتمل لدى فريق تقنية المعلومات النسخ الاحتياطي أو الحذف اللازم لبيانات الشركة؟
• هل كُتب في النموذج تاريخ الإرجاع واسم مستلم الجهاز، ووقّع الطرفان؟
• هل سُجلت الحالة التالية للجهاز (متاح، للصيانة، للتكهين)؟

كيف تُتابَع عهدة الحاسوب المحمول المسلَّم لموظف يعمل عن بُعد؟

لا يتسلم الموظف عن بُعد الجهاز يدًا بيد؛ إذ يتحول التسليم إلى عملية شحن. لذلك تكتسب الخطوات التي تثبت أن التسليم تم فعلًا أهمية لا تقل عن النموذج نفسه:

1. املؤوا النموذج قبل إخراج الجهاز، وتحققوا من الرقم التسلسلي وقائمة الملحقات، ثم ضعوه في الصندوق.
2. دوّنوا رقم تتبع الشحنة في سجل العهدة؛ وبما أن الجهاز لم يُسلَّم بعد، فسجّلوا له حالة مستقلة.
3. عندما يستلم الموظف الجهاز، اطلبوا منه التأكيد؛ وليبقَ للتأكيد أثر مكتوب (بريد إلكتروني أو قيد في النظام).
4. سجّلوا موقع الجهاز على أنه «موظف عن بُعد»، مع معلومات الموقع على مستوى المدينة إن أمكن.
5. تأكدوا على فترات محددة، مثلًا مرة في السنة، من أن الجهاز ما زال لدى الموظف ويعمل.
6. عند الحاجة إلى الإرجاع، سجّلوا حركة الشحن وحالة الاستلام في البطاقة نفسها؛ ودوّنوا الملحق الناقص في اليوم نفسه.

كيف يُسجَّل الأمر عند تعطل الجهاز واستبداله؟

تخيّلوا سيناريو بسيطًا: الحاسوب المحمول لموظف في فريق المبيعات لا يعمل. يسلّمه فريق تقنية المعلومات جهازًا من المخزون الاحتياطي، ويرسل الجهاز المعطّل إلى الإصلاح. إذا لم يُحفظ سجل، تضيع ثلاثة أمور: الجهاز الذي يستخدمه الموظف الآن، ومكان الجهاز المعطّل، ومن كان الجهاز الأول لديهم من قبل.

• تُغلق عهدة الجهاز المعطّل وتُحدَّث حالته إلى «معطّل» أو «قيد الإصلاح».
• يُملأ نموذج تسليم جديد للجهاز الاحتياطي، ويُكتب الرقم التسلسلي والملحقات من جديد.
• الجهاز العائد من الإصلاح يُنقل إلى حالة «متاح» عندما يصبح شاغرًا، ويُسلَّم إلى الشخص التالي بنموذج جديد.
• تبقى تواريخ الإصلاح وملاحظاته في سجل حركات الجهاز.

إذا كنتم تستطيعون معرفة لدى من يوجد الجهاز الآن دون فتح ملف، فنظام العهد لديكم يعمل.

متى يكفي جرد Excel ومتى لا يكفي؟

في فريق لديه عشرون أو ثلاثون جهازًا، يؤدي جدول Excel والنماذج الممسوحة ضوئيًا المحفوظة في مجلد الغرض؛ فأعمدة الرقم التسلسلي والشخص والتاريخ تجيب عن أسئلة كثيرة. ومع زيادة عدد الأجهزة وسرعة الاستبدال، يبدأ تحديث الجدول من مكانين، وتبقى ملاحظات الأعطال في البريد الإلكتروني، ويصبح ظهور الجهاز نفسه في صفين مختلفين لدى شخصين مختلفين أمرًا معتادًا. وأكبر نقطة ضعف هي فقدان السجل التاريخي: فعند الكتابة فوق الصف يُمحى المستخدم السابق.

إذا كنتم ستواصلون العمل على Excel، فاحتفظوا على الأقل بالأعمدة التالية منفصلة، وأضيفوا صفوفًا جديدة بدلًا من حذف الصفوف القديمة: رقم العهدة، والرقم التسلسلي، ونوع الجهاز، والمستخدم، وتاريخ التسليم، وتاريخ الإرجاع، والحالة، والملاحظة. وإذا كان كل تسليم أو إرجاع صفًا مستقلًا، أمكن استخراج سجل أي جهاز بالتصفية. هذا الانضباط وحده يجعل Excel كافيًا لفترة قصيرة؛ لكنكم ستظلون مضطرين إلى تحديد من يحدّث كل صف.

سجل العهدة والأعطال للجهاز في KurumsalPortal

في وحدة إدارة الأصول والعهد تُفتح لكل جهاز بطاقة جرد بباركود ويُمنح رقم عهدة فريدًا. ويُتابَع الجهاز في إحدى الحالات: متاح، ومسلَّم كعهدة، وقيد الإصلاح، ومعطّل، ومُكهَّن، ومفقود؛ وتتراكم في البطاقة حركات التسليم والإرجاع والنقل والإصلاح. يمكنكم استيراد قائمة Excel الحالية دفعة واحدة دون إدخالها سجلًا سجلًا، والحصول على تقرير XLSX للجرد أو التدقيق.

ومن جهة الأعطال، تجمع وحدة دعم تقنية المعلومات / مكتب المساعدة طلب الموظف كتذكرة، وتحدد فئته وأولويته، وتسنده إلى الفريق المختص، وتتابع SLA ومدة الحل. ومن الطرق العملية كتابة رقم عهدة الجهاز في وصف التذكرة؛ فيسهل لاحقًا معرفة الجهاز الذي يخصه كل طلب. تعمل الوحدات على بنية مشتركة للمستخدمين والصلاحيات، ويصل إليها الموظفون من متصفح الهاتف. وهكذا تنظر الشؤون الإدارية وتقنية المعلومات والموارد البشرية إلى سجل الجهاز نفسه؛ وتظهر في المكان نفسه أيضًا الأجهزة التي يجب إرجاعها عند ترك الموظف العمل.

إذا أردتم متابعة تسليم الأجهزة وإرجاعها وحركات إصلاحها في بطاقة واحدة، يمكنكم الاطلاع على سير العمل في صفحة إدارة الأصول والعهد.