Как не пропустить сроки осмотров, разрешений и договоров: периодические напоминания

Если дата продления разрешения записана на третьей вкладке таблицы одного сотрудника, то в день, когда он уходит в отпуск, в отпуск уходит и дата. Программа контроля периодических проверок — это программное обеспечение, которое отслеживает даты осмотров, разрешений, договоров, обслуживания и проверок по правилам повтора и заранее подаёт ступенчатые предупреждения по мере приближения даты.

В этой статье мы рассказываем, почему пропускаются критичные даты и как этого избежать, на примере модуля напоминаний в YazSis KurumsalPortal.

Почему критичные даты пропускаются?

• Дата лежит в файле или календаре одного человека; когда человек меняется, уходит в отпуск или переводится на другое место, информация теряется.
• Период продления каждый раз вычисляется заново, правила повтора нигде не записаны; поэтому дату предыдущего периода можно вспомнить неверно.
• Предупреждений нет; о дате вспоминают только в последний день или когда спрашивает клиент либо ведомство, и всё делается впопыхах.
• Не записано, проводилась ли проверка и когда именно; если нужно заглянуть в прошлое, на руках только воспоминания.

Ничто из этого не является проблемой небрежности, это проблема системы. Пока помнить дату поручено людям, каждая пропущенная дата предвещает следующую. Напоминание забирает контроль у доброй воли человека и закладывает его в правило: дата, правило повтора и предупреждение задаются один раз, а дальше всё идёт по записи.

Как модуль напоминаний работает в пять шагов

1. Создайте запись. Заводится запись для осмотра, разрешения, договора, обслуживания или периодической проверки. Если ясно написать, что отслеживается и кто отвечает, то, когда придёт предупреждение, никто не спросит: «а что это было?».
2. Определите дату. Критичная дата вносится в запись.
3. Выберите правило повтора. Если проверка повторяется через определённые промежутки, правило задаётся один раз, и следующие периоды отслеживаются по нему.
4. Поручите уведомление автоматике. По мере приближения даты система отправляет ступенчатые предупреждения.
5. Зафиксируйте выполнение. Когда проверка проведена, сведения о выполнении вносятся в запись, и историю проверки можно отслеживать в одном месте.

Приведём условный пример: на объекте периодически, через определённые промежутки, проверяется производственное оборудование. Административная служба заводит запись, вносит дату проверки и выбирает правило повтора. За 30 дней до даты приходит первое предупреждение по порталу, электронной почте и SMS; в это время согласуется приём с фирмой, которая будет проводить проверку. За 7 дней смотрят, назначена ли встреча, а за 1 день приходит последнее предупреждение. Когда проверка проведена, выполнение вносится в запись, и следующий период отслеживается по тому же правилу.

Логика 30, 7 и 1 дня

Модуль подаёт ступенчатые предупреждения за 30, 7 и 1 день до критичной даты. Так осмотр, разрешение или продление договора можно запланировать, не доводя до последнего дня. На практике эти три предупреждения можно читать так:

• За 30 дней: время планирования. Проверяется, чьё это дело и начат ли процесс записи на приём или получения предложения.
• За 7 дней: дело должно быть уже в календаре. Если шаг до сих пор не сделан, сейчас самое время его сделать.
• За 1 день: последняя проверка. Если что-то не завершено, это уже не предупреждение, а срочное дело.

Откуда и как приходят предупреждения?

Предупреждения могут доставляться уведомлением на портале, электронной почтой и SMS. Электронная почта отправляется через собственную учётную запись SMTP организации, а SMS — через собственную учётную запись NetGSM организации.

Какие записи нужно вносить?

В модуле отслеживаются даты осмотров, разрешений, договоров, обслуживания и периодических проверок. Даты проверок производственного оборудования, сроки разрешений и документов, а также продления договоров собираются в одном списке. Команды работают с одними и теми же записями; поэтому для каждой категории не нужно вести отдельную таблицу, а вопрос о том, у кого какая дата, не становится предметом споров.

Каждая команда отслеживает свои даты в одном месте

• Административная служба: ведёт общий календарь организации: разрешения, сроки документов и продление договоров.
• Отдел кадров: отслеживает срочные документы сотрудников и даты их продления.
• Команды качества и обслуживания: отслеживают даты периодических проверок, осмотров и обслуживания по правилам повтора, вносят в историю каждую завершённую проверку.

Чтобы начать, выберите пять-шесть записей, пропуск даты по которым создаёт больше всего проблем, и начните с них. Для каждой записи назначьте ответственную команду; когда придёт предупреждение, заранее должно быть ясно, кто возьмётся за дело, иначе предупреждение превратится в сообщение, которого каждый ждёт от другого. Список по мере использования будет расти сам. Ожидаемый результат — непропущенные критичные даты, меньше ручного контроля и порядок, не зависящий от памяти людей. Не пропускать даты — не разовое усилие, а привычка, которая повторяется в каждом периоде; модуль привязывает эту привычку не к людям, а к записи.

Подробности о модуле вы найдёте на странице Модуль напоминаний, а об остальной платформе — на странице KurumsalPortal.