Откуда берутся расхождения в остатках? Инвентаризация, движения и полномочия

Инвентаризация закончена; в системе значилось двенадцать штук, а на полке оказалось девять. Первая реакция обычно — искать виноватого, хотя большая часть расхождения рождается не от человека, а от порядка учёта. Расхождение в остатках — это разница между количеством, записанным в системе, и количеством, фактически пересчитанным на полке; его источник кроется в движении, которое до инвентаризации не было записано вовсе или было записано неверно.

В этой статье мы рассказываем об основных источниках расхождений, о том, как правильно выстроить инвентаризацию, и о том, как порядок полномочий влияет на расхождения. В этих рамках мы разбираем и то, что охватывает YazSis ERP на стороне склада: перемещения, инвентаризацию, партии и серийные номера, штрихкоды и места хранения.

Шесть частых источников расхождений

1. Незаписанное движение. Товар принят, но приход не проведён; образец выдан, списан в утиль, возвращён, но запись не открыта. Разница незаметно копится до дня инвентаризации.
2. Неверная единица или двойная карточка. Один и тот же товар в одном месте введён коробками, в другом штуками; или на один товар заведены две разные карточки. Движения разбегаются по двум карточкам, и обе выглядят «неправильными».
3. Товар, потерявшийся при перемещении. Отпуск с одного склада записан, а приход на другом ещё не проведён. На бумаге товар в пути, но поскольку за этой информацией никто не следит, он может «ехать» месяцами.
4. Путаница с партиями или серийными номерами. Даже если общее количество верно, разные партии оказались перемешаны. При инвентаризации итог сходится, но по партиям расхождение видно.
5. Выдача без причины. Материал, взятый без открытия записи, или товар, которого нет в отгрузочном документе, — самый трудно отслеживаемый тип расхождения. Чаще всего он связан с чересчур широкими границами полномочий.
6. Сама инвентаризация. Если во время пересчёта движение продолжается, товар может оказаться и пересчитанным, и отгруженным. Товар, лежащий не на том месте хранения, тоже записывается как «недостача».

Если внимательно посмотреть на список, видно, что большинство источников связано с порядком записи и полномочиями и лишь один — с методом инвентаризации. Иными словами, как бы тщательно вы ни проводили пересчёт, пока порядок движений не отлажен, расхождение появится вновь.

Как правильно выстроить инвентаризацию

Инвентаризация должна быть не средством найти расхождение, а средством понять его причину. Раз в год пересчитать весь склад за один день и исправить найденные расхождения скопом — это не решает проблему, а лишь откладывает её. Поэтому инвентаризацию нужно проводить регулярно и закрывать причиной каждое найденное расхождение.

• На время инвентаризации остановите приход и расход в соответствующей зоне либо отдельно помечайте движения, проведённые после пересчёта.
• Пересчитывайте товары по местам хранения; пересчёт по стеллажам, зонам или складам сужает круг поиска, где возникло расхождение.
• По товарам с учётом партий и серийных номеров проверяйте не только итог, но и количество в разрезе партий.
• Если используете штрихкод или RFID, считывание заменяет вписанные вручную ведомости; считывание снижает число ошибок ввода.
• Исправляя расхождение, записывайте его причину: ошибка пересчёта, неучтённая выдача, товар, ожидающий в перемещении, и т. п.

Порядок действий при обнаружении расхождения

Когда расхождение найдено, проще всего сразу провести корректировку, но это и самый вредный путь: причина теряется, и то же расхождение появится при следующей инвентаризации. Вместо этого лучше действовать в такой последовательности, сужая источник расхождения:

1. Посмотрите все приходы и расходы по товару с момента прошлой инвентаризации: нет ли пропущенных или задвоенных записей?
2. Проверьте незакрытые перемещения, ожидающие отгрузки и незавершённые приёмки.
3. Поищите, не записан ли тот же товар под другой карточкой, единицей или местом хранения.
4. Если останется необъяснённое расхождение, исправьте его, указав причину и привязав к согласованию уполномоченного лица.

Полномочия: кто что может менять?

Расхождение в остатках — чаще всего вопрос полномочий. Если корректировать остатки может кто угодно, расхождение превращается в число, которое можно подправить, а его причина теряется. Поэтому такие операции, как корректировка остатков, согласование перемещения и закрытие инвентаризации, должны быть привязаны к разным ролям: кладовщик вводит движение, ответственный согласует расхождение, руководство видит отчёт. YazSis ERP подстраивает эту структуру согласований под бизнес-правила компании; кто что согласует, определяется при анализе процессов.

Сначала спрашивайте о движении, потом о человеке. Большинство расхождений в остатках — след незаписанной работы.

Цель — не обнулить расхождение, а сделать его видимым

Ни одна программа не заставит товар на полке сам собой совпасть с системой. Задача программы — сделать так, чтобы было прослеживаемо, где и почему возникло расхождение. Когда в отчётах видны незакрытая запись о перемещении, корректировка остатков без правил или расхождение, проявляющееся в разрезе партий, исправление тоже становится системной работой, не зависящей от конкретного человека. Отдел продаж раньше узнаёт, что обещает товар, которого нет на складе, а финансовая команда — о завышенной или заниженной стоимости остатков.

Если вы думаете собрать процессы склада и запасов в одном потоке данных, посмотрите раздел о складе и запасах на странице YazSis ERP.