Корпоративный обмен сообщениями: отделяем рабочую переписку от личных приложений

Когда руководитель проекта увольняется, он уносит с собой не только опыт: обещание по срокам сдачи, решение, принятое с поставщиком, и присланные чертежи остаются в истории чатов на его личном телефоне. Корпоративная программа для обмена сообщениями — это программное обеспечение, которое хранит личные и групповые переписки сотрудников, а также файлы и изображения, которыми они обмениваются, в одном корпоративном канале.

В этой статье мы рассказываем, почему важно отделить рабочую переписку от личных приложений и как это сделать, на примере модуля обмена сообщениями в YazSis KurumsalPortal.

Куда уходит рабочая переписка в личных приложениях?

В личных мессенджерах рабочая переписка рассыпается по аккаунтам сотрудников. Часть одной темы лежит в одной группе, недообсуждённое решение — в другом личном разговоре, а нужный файл — в третьем месте. У компании нет цельной записи: запись привязана к аккаунту того, кто её хранит. Представьте команду, которая готовит запуск продукта: утверждение дизайна лежит на телефоне одного человека, решение по цене — в чате другой группы, а итоговый файл — во вложении письма. Даже если запуск прошёл хорошо, собрать эту информацию воедино потом непросто. В повседневной жизни это выглядит так:

• Сотрудник, подключившийся к проекту позже, не может узнать историю вопроса: у него нет доступа к старым чатам.
• Один и тот же вопрос о последней версии файла задают трём разным людям.
• При смене сотрудника или команды переписка не остаётся в корпоративной памяти.
• Кто имеет доступ к переписке, контролирует не компания, а владелец аккаунта.

Рабочая переписка — это запись, которая принадлежит самой работе, а не тому, на чьём телефоне она лежит.

Что предлагает модуль обмена сообщениями?

• Личные и групповые разговоры: сотрудник начинает разговор, выбрав человека или команду. Проектные команды и руководители координируют один вопрос в одном канале.
• Обмен файлами и изображениями: рабочие файлы и изображения отправляются прямо в разговоре и остаются в записи вместе с перепиской; чтобы найти файл, не нужно просматривать каналы.
• Непрочитанные сообщения и уведомления: пользователь видит непрочитанные сообщения с первого взгляда и получает уведомления о новых.
• Контроль доступа: к разговорам имеют доступ только уполномоченные лица; кто может видеть записи, ограничивается определениями прав.

Модуль работает на той же инфраструктуре пользователей и прав, что и остальной KurumsalPortal, и находится внутри портала на собственном сервере клиента. Сотрудники пользуются им через браузер телефона, отдельное приложение устанавливать не нужно. Это особенно важно для команд, которые работают не за письменным столом: сотрудник в поле или на смене тоже может участвовать в разговоре со своего телефона.

Путь одного разговора

1. Выберите человека или команду. В разговор входят все, кто имеет отношение к вопросу.
2. Начните разговор. Личный или групповой: вопрос обсуждается в одном канале, а те, у кого есть доступ к разговору, видят переписку.
3. Поделитесь файлом. Чертёж, изображение или документ хранятся внутри переписки и вместе с ней.
4. Отправьте уведомление. Собеседник узнаёт о новом сообщении и видит его на экране непрочитанных сообщений.
5. Сохраните корпоративную запись. Даже при смене сотрудника или команды рабочая переписка остаётся в памяти компании.

На что обратить внимание при переходе?

Переносить всю переписку за один день не нужно; главное — установить чёткое правило о том, какой вопрос где обсуждается. На практике хорошо работает такое начало:

• Перенесите в модуль проектную, командную и управленческую переписку; пусть личные приложения остаются для неформального общения.
• Для каждого вопроса, требующего решения, создайте группу с заинтересованными людьми и принимайте решение в этой группе.
• Делитесь файлами внутри разговора, а не пересылайте их по электронной почте.
• Внешние каналы, которые вы используете для переписки с клиентами и поставщиками, оставьте отдельно: модуль предназначен для внутренней коммуникации.

Как понять, что модулем действительно пользуются?

• Сотрудник, пришедший в проект, находит историю вопроса в нужном разговоре и никого не спрашивает: «а кто скинул тот файл?».
• Когда сотрудник увольняется или команда меняется, история переписки по незавершённой работе остаётся на портале.
• Личных групп, где обсуждают работу, становится меньше; вопросы, требующие решения, проходят в группах на портале.
• Руководители видят в записи, в каком разговоре и чем завершился тот или иной вопрос.

Что это даёт?

Ожидаемая польза укладывается в три пункта: меньше разрозненных каналов, сохранение корпоративной памяти и более быстрая координация команды. Это не волшебный результат; он проявляется по мере того, как сотрудники действительно ведут рабочую переписку в одном канале. Поэтому на старте лучше выбрать не всю компанию, а одну-две команды, где разрозненность переписки создаёт больше всего проблем: так привычке проще закрепиться.

Чтобы увидеть возможности модуля, посмотрите страницу Модуль обмена сообщениями, а чтобы изучить, как он работает вместе с другими модулями, — страницу KurumsalPortal.