Запись на просмотр в агентстве недвижимости: как не потерять покупателя, написавшего вечером

Запись на просмотр — это встреча, на которой потенциальный покупатель или арендатор вместе с агентом осматривает интересующий его объект на месте в согласованный день и час. Чтобы просмотр прошёл гладко, одновременно должны быть ясны три вещи: что ищет клиент, доступен ли агент в это время и можно ли показать объект в это время.

В агентства недвижимости значительная часть сообщений приходит тогда, когда объявления просматривают чаще всего, то есть вечером и в выходные. Агент на выезде или рабочий день закончился; сообщение ждёт до утра. Когда ответ наконец уходит, клиент нередко уже написал в другие агентства по тому же или похожим объектам. Проблема не в отсутствии интереса, а в запоздалом первом контакте.

Почему путь от сообщения до просмотра обрывается?

• Ответ приходит поздно. Вопрос, поступивший в нерабочее время, ждёт, пока агент сможет ответить.
• Не хватает информации. Время назначают, не спросив о бюджете, сроках переезда или о том, какое объявление имеется в виду.
• Календарь разрознен. Каждый агент ведёт записи в своём телефоне; два просмотра могут совпасть по времени.
• Напоминания забываются. Агент выезжает, а клиент не приходит.
• Нет последующего контакта. Клиенту, который сказал «Я подумаю», больше никто не звонит.

Пошагово: как организовать просмотры

1. Ускорьте первый ответ. Позаботьтесь о том, чтобы на сообщение, пришедшее в нерабочее время, был дан хотя бы первый ответ, уточняющий объявление, вопрос клиента и удобные дни.
2. Собирайте основные сведения заранее. Задавайте каждому клиенту одни и те же вопросы в одном порядке: какое объявление, покупка или аренда, примерный бюджет, срок переезда и сколько человек придёт.
3. Держите календарь агентов в одном месте. Время просмотров всех агентов должно быть видно в одном календаре, и предлагать время нужно из этого календаря.
4. Закладывайте время на объект и дорогу. Если не учитывать дорогу и ожидание между просмотрами, агент не успеет на все встречи.
5. Подтверждайте запись письменно. День, время, адрес и имя агента нужно отправить клиенту сообщением.
6. Напоминайте за день. Напоминание даёт клиенту, который не сможет прийти, возможность перенести или отменить встречу.
7. Фиксируйте итог после просмотра. Интерес клиента, следующий шаг и ответственный за дальнейший контакт должны быть записаны в одной карточке.

Короткий сценарий: сообщение в воскресенье вечером

В условном агентстве в воскресенье в девять вечера приходит сообщение по объявлению о сдаче квартиры. Клиент пишет, что хотел бы посмотреть её на этой неделе и что ему удобно после работы. При упорядоченном процессе сразу уточняется, о каком объявлении идёт речь, задаются вопросы о бюджете и сроке переезда, а затем предлагаются вечерние часы, которые действительно не заняты в календаре агентов. Когда клиент выбирает время, запись вносится в календарь; придя в офис в понедельник утром, агент видит подтверждённый просмотр, а не гору новых сообщений.

Интерес покупателя максимален в момент, когда он пишет; чем дольше ждать первого ответа, тем сильнее этот интерес уходит к другому объявлению.

Частые ошибки

• Назначать время, не собрав основные сведения, и ехать на просмотр с клиентом, чей бюджет не подходит.
• Хранить время просмотров только в личном календаре агента, из-за чего руководитель офиса не видит день целиком.
• Назначать встречу, не спросив, когда удобно собственнику или нынешнему арендатору.
• Не оставлять заметку после просмотра, из-за чего два агента звонят одному и тому же клиенту по отдельности.
• Поздно отвечать или не отвечать вовсе клиенту, который пишет на другом языке.

Какое место в этом процессе занимает ИИ-ассистент?

ИИ-ассистент по записи может отвечать на сообщения, приходящие в нерабочее время, собирать основные сведения и предлагать время из реального календаря. Задача агента — представить объект, вести переговоры и выстраивать доверие; ассистент не берёт эту работу на себя, а кладёт перед агентом уже подготовленную запись. То, что ассистент всегда ясно представляется как искусственный интеллект, — ещё и начало честных отношений с клиентом.

Super Randevu — это платформа записи и продаж на базе искусственного интеллекта, созданная для компаний, работающих по записи. Время предлагается из реального календаря, и одно и то же время нельзя отдать двум людям; подтверждение, перенос и отмена обрабатываются автоматически. Отправляются напоминания с файлом календаря, а отменённое время автоматически предлагается следующему человеку из листа ожидания. Страницы, письма и напоминания готовятся на турецком, английском, немецком, арабском и русском языках в часовом поясе человека; ваша команда читает переписку на турецком.

Чтобы вместе обсудить организацию работы агентов и просмотров в вашем офисе, вы можете запросить демонстрацию на странице Super Randevu.