Управление совещаниями: от конфликта за переговорную до контроля принятых решений

Во вторник утром две команды встречаются у двери одной и той же переговорной: обе записали её в свой календарь, но никто не видел записи другой. Программа для управления совещаниями — это корпоративная календарная система, которая планирует повестку совещаний, внутренних и внешних участников, место проведения и напоминания в одном месте.

В этой статье мы рассматриваем три этапа совещания — до, во время и после — на примере модуля «Управление совещаниями» в YazSis KurumsalPortal.

До совещания: календарь и участники

В модуле совещания отслеживаются в общем корпоративном календаре — в дневной повестке и в месячном представлении. Перед планированием календарь проверяется, благодаря чему пересечений становится меньше. Сотрудники компании и внешние участники добавляются в одну запись совещания, и вместе с информацией о месте проведения видно, кто придёт, — всё в одном месте. Поймать пересечение на этапе планирования гораздо дешевле, чем выяснять его в коридоре в день встречи. Если внешний участник тоже указан в той же записи, информирование не превращается в отдельную цепочку писем.

Прежде чем вносить совещание в календарь, задайте себе такие вопросы:

• Нет ли в это же время другого совещания в том же месте или с теми же участниками?
• Будет ли кто-то приглашён извне, и добавлен ли он в запись совещания?
• Закрытое ли это совещание, определён ли уровень конфиденциальности?
• Можете ли вы записать цель совещания одним предложением? Если нет, вместо совещания может хватить короткого сообщения или письма.

Во время совещания: конфиденциальность и участники

Не каждое совещание должно быть открытым для всех. В модуле для совещания задаётся уровень конфиденциальности, и закрытые совещания тоже ведутся в том же календаре. То есть для щепетильной встречи не нужно заводить отдельный блокнот или разрозненную цепочку писем: каждое совещание находится в одном календаре со своим уровнем конфиденциальности. Если определить уровень при планировании, потом реже возникает вопрос «а кто это может видеть?». Договоритесь внутри компании об общем критерии, какие совещания считать закрытыми; если заранее не прописать примеры, такие как встречи руководства или собеседования при найме, каждый будет решать по-своему.

Для совещаний с внешними участниками отдельно полезно, когда время, место и состав участников чётко видны в одной записи. Когда приходит клиент или поставщик, тот, кто его встречает, читает из той же записи, когда и где состоится встреча; подтверждение по телефону или сообщением собирать не нужно.

После совещания: пусть итог попадёт в запись

Совещания часто хорошо планируются, но итог остаётся на клочках бумаги, в личных блокнотах или в устной договорённости, которую никто не помнит. Поэтому рабочий процесс модуля завершается фиксацией итога: после проведения совещания итог добавляется в запись совещания. Так история совещаний, в которой видно, какое совещание и когда проходило, с кем и чем закончилось, сохраняется в отслеживаемом виде. Когда через три месяца прозвучит вопрос «кто принял это решение и на каком совещании?», ответ окажется не в чьей-то памяти, а в записи.

Польза записи зависит от того, что в неё внесено. Сделайте привычкой писать заметку об итоге так, чтобы она отвечала на три вопроса:

1. Что решено? Не краткое изложение обсуждения, а само решение.
2. Кто отвечает? Кто берёт на себя работу, вытекающую из решения.
3. К какому сроку? Дата, по которой можно отслеживать исполнение.

Напоминание освобождает участие от зависимости от памяти

Для запланированных совещаний отправляется автоматическое напоминание. Совещания также видны в дневной повестке и в месячном календаре, поэтому участие не зависит от памяти людей. Цель напоминания — сократить число участников, которые опаздывают или вовсе не приходят, и поддержать участие. Это облегчает работу и организатору совещания: вместо того чтобы обзванивать всех по одному или писать в последнюю минуту, он может поручить напоминание системе.

Кто и как пользуется модулем?

• Руководители: планируют совещание, определяют участников и уровень конфиденциальности, поручают внести итог, а при подготовке нового совещания смотрят предыдущие решения в истории совещаний.
• Ассистенты: проверяют календарь, выбирают подходящее время и место, редактируют список участников и после совещания следят, внесён ли итог в запись.
• Все команды: отслеживают в повестке интересующие их совещания и получают напоминания.

Ожидаемая польза от модуля укладывается в три пункта: меньше пересечений в календаре, выше посещаемость и отслеживаемая история совещаний. Это сбудется при условии, что календарь используется как единый источник; если совещания по-прежнему назначаются по электронной почте и устно, общий календарь тоже останется неполным. Поскольку модуль работает на той же инфраструктуре пользователей и прав, что и остальные модули KurumsalPortal, сотрудникам не нужно заводить новую учётную запись. Для начала можно выбрать тип совещаний, где пересечений больше всего, например еженедельные совещания руководства, и сначала перенести в модуль их; по мере того как привычка к календарю закрепится, остальные совещания добавятся сами.

Подробности смотрите на странице Управление совещаниями, а о платформе в целом — на странице KurumsalPortal.