Таблица за следене на договори в Excel: шаблон с колони и кога да минете към система

Във финансовия отдел или в отдела по снабдяване има два файла: „Dogovori_final.xlsx“ и „Dogovori_final_v2.xlsx“. Те съдържат три колони: име на фирмата, крайна дата, бележки. Първата година това върши работа. През втората започват въпросите: кой файл е верният, подновен ли е договорът с изтекъл срок, кой отговаря за него, в коя папка е последната подписана версия, кой напомня за сроковете? Да започнете следенето на договорите с Excel е лесен и познат път; но ако колоните на таблицата не са изградени правилно, тя е непълна още от самото начало. По-долу ще намерите шаблон с колони за копиране, формула за следене на крайната дата и момента, в който таблицата вече не стига.

Таблицата за следене на договори е таблица, в която договорите на фирмата и данните за техните дати, суми, отговорници и статус се следят в един списък. Шаблонът по-долу работи за всеки вид договор: трудови, с клиенти, с доставчици, за услуги, за наем и за поддръжка.

Шаблон за таблица за следене на договори: какви колони трябва да има?

Към основните колони могат да се добавят полета според вида договор. При наемите е полезна датата на увеличение и данните за депозита, при договорите за поддръжка — периодичността на поддръжката, при договорите с доставчици — срокът на валидност на ценовата листа, при договорите за услуги — цената при подновяване. Дръжте допълнителните полета ограничени: всяка нова колона е тежест, която трябва да се поддържа актуална, а непопълнената колона намалява доверието в таблицата.

Как се следи крайната дата на договор в Excel?

Колона, която сама следи датите, превръща таблицата от дневник в инструмент за контрол. Логиката е кратка: във всеки ред изчислете колко дни остават до последния срок за уведомление, после сортирайте и оцветете по тази колона.

• Колона „Оставащи дни“: въведете „=H2-TODAY()“. Приема се, че колона H съдържа последния срок за уведомление.
• Условно форматиране: ако оставащите дни са нула или по-малко — червено, ако са под кратък праг (например седем дни) — оранжево, ако са под по-дълъг праг (например тридесет дни) — жълто.
• Сортиране: при всяко отваряне сортирайте файла по оставащите дни във възходящ ред, за да е най-спешният договор най-отгоре.
• Колона за статус: добавете падащ списък като „ще се подновява“, „няма да се подновява“, „уведомлението е изпратено“; с тази колона се отделят договорите без решение.

Когато е изградена правилно, тази схема работи много добре за списък до няколкостотин реда, воден от един човек. Но цялата система зависи от това този човек да отваря файла всеки ден. Всеки, който отвори таблицата от телефона си, развали филтрите или по погрешка изтрие ред, може да наруши тази логика; затова е добра мярка заглавията на колоните и формулите да са защитени, а хората, които правят промени, да са малко.

Пет навика, които пазят таблицата в Excel надеждна

• Определете на таблицата един собственик и заместник, за да не остане без стопанин, когато собственикът напусне.
• Отваряйте реда в деня на подписване на новия договор; навикът „ще го добавя после“ е най-големият пропуск на таблицата.
• Отделете определен ден от седмицата за преглед на таблицата и запишете задачата в календара на конкретен човек.
• Пазете подписания PDF с кода на договора в името на файла и посочвайте пътя му в таблицата.
• Когато се промени дата или сума, вместо да изтривате реда мълчаливо, добавяйте бележка за промяната.

Кога следенето на договори в Excel не стига?

• Пропуснати срокове: Excel не уведомява никого. За този, който не отвори файла, червена клетка няма.
• Объркване на версиите: файловете „final“ и „final_v2“ съществуват едновременно; подписаната актуална версия на договора и данните в реда може да си противоречат.
• Следа от одобрението: бележката „одобрено“ в реда не показва кой, кога и коя версия е одобрил.
• Права: всеки с достъп до файла вижда и променя всеки ред; чувствителните договори (например трудовите) не могат да се държат отделно.
• История на промените: когато една дата бъде тихомълком променена, старата стойност не може да се проследи.
• Зависимост от човек: когато човекът, който води таблицата, напусне, логиката си отива с него; никой не знае защо колоните са такива.
• Едновременна работа: редактирането на файла от няколко души едновременно води до конфликти.

Excel или система за управление на договорите? Сравнение

От сравнението следва: Excel е разумно начало за малки списъци с нисък риск. Когато договорите се увеличат, когато отговорността поемат няколко души или когато пропусната дата води до финансови последици, нуждата се измества от таблицата към системата. Вместо да отлагате прехода за след някоя криза, много по-спокойно е да го планирате при първата пропусната дата в таблицата или при първия спор „коя версия е вярната“.

Какво трябва да прави програмата за напомняне за договори?

Работата на програмата за напомняне е да ви съобщи за критичната дата, без да я търсите. Модулът за напомняния дава поетапни предупреждения 30, 7 и 1 ден преди критичната дата; предупрежденията пристигат като известие в портала, имейл и SMS, а имейлите и SMS се изпращат чрез собствените SMTP и NetGSM акаунти на организацията. За периодичните записи се задава правило за повторение и за всеки период се записва информация за изпълнението. Тук като критична дата въведете не крайната дата на договора, а последния срок за уведомление от вашата таблица, за да идват предупрежденията преди изтичането на срока за уведомление. Когато избирате програма за напомняне, попитайте и до кого ще отива предупреждението: само до собственика на договора или и до заместника или ръководителя му?

Модулът Управление на договори позволява тези дати, версията, отговорникът и одобрението да стоят в един и същ запис. Така напомнянето зависи не от паметта или календара на един човек, а от записа.

Подгответе таблицата, преди да се откажете от Excel

1. Стандартизирайте колоните според шаблона по-горе; обединете редовете, които пазят една и съща информация с различно изписване.
2. За всеки договор намерете подписаната актуална версия и запишете мястото на файла.
3. Прочетете условието за подновяване и изчислете последния срок за уведомление.
4. Определете по един отговорник за всеки ред.
5. Отбележете отделно договорите с липсваща информация и без намерена подписана версия; това е първият списък за разчистване.

За да съберете договорите си в един архив и да не пропускате крайните им дати, можете да разгледате страницата Управление на договори.