Образец на молба за отпуск: как да въведем ред, ако заявките идват през WhatsApp?

Понеделник, осем и половина сутринта, в телефона на специалистката по човешки ресурси има три отделни разговора. Началникът на смяната е написал в WhatsApp, че служител „утре няма да може да дойде“. Ръководител е отговорил по имейл „одобрих“ за четвъртък, но не е сложил ЧР в копие. Счетоводството пита колко дни отпуск са останали на служител. И трите са по една тема, и трите са на различно място. Специалистката отваря таблица: остатъкът на служителя там е 9 дни, но два дни, одобрени преди седмица през друг канал, още не са отразени. В статията ще намерите измислен пример как за четири седмици този хаос се превръща в един процес, образец на молба за отпуск, който можете да използвате, и обяснение защо е нужна всяка стъпка.

Самообслужването на служителите при отпуските е метод, при който служителят сам създава заявката си за отпуск и сам може да следи одобрението и оставащите си дни. Целта е ЧР да престане да преписва заявките една по една и да започне да управлява правилата и изключенията.

Сценарий: измислена производствена фирма, преход за четири седмици

Фирмата по-долу е измислена: производствено предприятие с петдесет души на смени, един специалист по човешки ресурси и петима ръководители. Числата служат само да направят примера конкретен.

Седмица 1: откъде идват заявките?

Първата задача е да се преброят каналите. В продължение на две седмици специалистката по човешки ресурси отбелязва всяка заявка за отпуск според пътя, по който е дошла, и стига до тази таблица:

Таблицата показва едно: проблемът не е, че някой канал е лош, а че нито един не държи остатъка и одобрението на едно място. Забраната на WhatsApp не е решение; ако продължите да карате хората да пишат същата информация и на друго място, работата ви се удвоява. При преброяването на каналите търсете за всяка заявка отговор на три въпроса: до кого е стигнала заявката, къде е записано одобрението, кой е приспаднал дните от остатъка. Ако отговорите дават трима различни души на три места, процесът по заявките няма собственик; първата задача на прехода е да му се определи един собственик.

Седмица 2: опишете правилата и молбата за отпуск

През втората седмица правилата на новия процес се записват на една страница и се обсъждат с ръководителите. Важното е правилата да са кратки и еднакви за всички. Списъкът с правила трябва да отговаря и на въпросите, които служителите задават най-често: какво се прави при болест, как се съобщава за промяна в смените, как се оттегля вече одобрен отпуск. Ако тези три въпроса нямат писмен отговор, старите канали сами се отварят отново.

1. За заявките за отпуск се определя един канал; заявки от други канали не се приемат.
2. Заявката съдържа вида отпуск, датите и датата на връщане на работа; полетата се фиксират като в образеца на молба за отпуск по-долу.
3. Заявката отива първо при ръководителя, после в ЧР; решенията и на двете страни се записват.
4. При спешни случаи (например болест) служителят се обажда на ръководителя си, а заявката се въвежда в първия работен ден.
5. Определя се в рамките на колко работни дни се дава отговор — одобрение или отказ.
6. Оставащите дни се виждат от всички на екрана на заявката или в справката.

Седмица 3: пилот с едно звено

Вместо производствената линия първо се избира офис екипът. Служителите създават заявки от браузъра на телефона си, ръководителят и ЧР одобряват. Специалистката измерва две неща: къде служителите засядат и кое правило липсва. В първите дни излизат два записа с грешен остатък; причината е стар отпуск, който не е отразен в началния остатък. По време на пилота един ръководител възразява: „В WhatsApp беше по-бързо“; специалистката му показва, че екранът за одобрение се отваря от телефона и одобрението вече остава в записа. Пилотът служи именно за това — да се хванат такива грешки и възражения, преди процесът да обхване цялата фирма.

Седмица 4: закрийте старите канали

Последната седмица е за обявяване на правилата пред цялата фирма и закриване на старите канали. Съобщението е кратко:

От днес заявките за отпуск се приемат само чрез системата за отпуски. Заявки, получени през WhatsApp и по имейл, не се обработват; при спешни случаи се обадете на ръководителя си и създайте заявката в системата в първия работен ден.

През първите две седмици заявките от WhatsApp учтиво се пренасочват към системата. След третата седмица пренасочванията намаляват, защото служителите вече сами виждат остатъка си и статуса на одобрението. В края на четвъртата седмица се гледат три неща: намалял ли е броят на заявките през WhatsApp и имейл, скъсило ли се е средното време на чакане на висящите заявки и оредели ли са обажданията до ЧР с въпрос за остатъка.

Какво е остатък от отпуска?

Остатъкът от отпуска е броят дни, който остава, след като от дните отпуск, на които служителят има право, се извадят използваните. Например ако годишното право е 20 дни, а използваните са 8, остатъкът е 12 дни. Ако има заявка, която чака одобрение, тези дни още не се смятат за използвани, но могат да повлияят на нова заявка; затова добра практика е остатъкът към момента на заявката и към момента на одобрението да се виждат поотделно. Надеждността на остатъка зависи от това всеки отпуск да се приспада от един запис.

Как да се следят заявките за отпуск, ако идват по имейл?

Докато преминете към новия процес, заявките по имейл може поне да станат лесни за търсене. За временен ред са достатъчни следните стъпки:

• Създайте обща пощенска кутия за заявките; писмата, получени на личните адреси на ръководителите, да се препращат там.
• Фиксирайте темата: Заявка за отпуск – име – период.
• Слагайте ЧР в копие на всеки имейл с одобрение от ръководител.
• Поддържайте една верига отговори за всяка заявка и пишете изречението за одобрение ясно.
• Изготвяйте седмично обобщение и обновявайте таблицата по него.
• За всяка заявка, отразена в таблицата, записвайте датата на имейла в реда.

Този ред върши работа, но не е траен: остатъкът пак се обновява ръчно, а следите от одобренията пак са пръснати по пощенските кутии. Общата кутия не решава въпроса дали отговорът на ръководителя е стигнал до ЧР; тя само улеснява търсенето. А с увеличаването на заявките седмичното обобщение се превръща в работа за половин ден.

Как работи самообслужването при заявките за отпуск в система за управление на отпуските?

В YazSis KurumsalPortal, в модула Мобилно управление на отпуски, служителят влиза в портала от браузъра на телефона си и създава заявка за отпуск; не е нужно да инсталира отделно приложение. Заявката се проверява спрямо оставащите дни отпуск и после отива при ръководителя. В основния процес след одобрението на ръководителя следва одобрението на ЧР и отпускът се отразява в календара; всяка стъпка на одобрение остава в записа. Тъй като остатъкът се следи по тези одобрени записи, служителят, ръководителят и ЧР работят с една и съща актуална информация.

Порталът работи на собствения сървър на клиента и стандартен cPanel хостинг е достатъчен. Импортирането на съществуващата кореспонденция в WhatsApp не е сред описаните функции на модула; основата при прехода е началният остатък, изведен от одобрените отпуски. Препоръчваме да уточните как ще се зареди този остатък на срещата преди внедряването.

Ако искате да изпробвате четириседмичния преход в своя екип, можете да разгледате модула „Мобилно управление на отпуски“.