Срок за съхранение на трудовото досие в Турция: колко години и унищожаване по KVKK

В турска фирма местят архивния шкаф, а на долния рафт стоят папките на служителите, напуснали между 2014 и 2018 г. Някой пита: „Може ли това да се изхвърли?“ Ако отговорът е „да“, може да останете беззащитни при съдебен спор или проверка на SGK. Ако отговорът е „не“, продължава отговорността ви по KVKK за лични данни, които се пазят без нужда. Рискът е и в двете посоки; затова отговорът за срока за съхранение на трудовото досие трябва да е не един срок за всичко, а таблица по вид документ. Тази статия събира членовете от турските закони, от които се изгражда такава таблица.

Срокът за съхранение на трудовото досие е периодът, през който работодателят е длъжен по закон да пази документите и записите в досието на служителя или има правен интерес да ги пази; турският Закон за труда № 4857 не посочва едно число за този срок.

Записан ли е в закона срокът за съхранение на трудовото досие?

Член 75 от Закона за труда изисква работодателят да създаде досие за всеки работник и да пази в него документите и записите, които е длъжен да изготвя по силата на законите. Членът не посочва срок за съхранение. Срокът произтича от други закони и от общите правни правила. Затова честният отговор на въпроса „колко години се пази трудовото досие“ зависи от това за кой документ става дума.

Срок за съхранение на досието на служителя: критерии по група документи

Разграничете две понятия. Първото е задължението за съхранение; то се определя от срока, изрично посочен в закона (Закон № 5510, чл. 86). Второто е интересът от съхранение: докато не изтече давността, и работникът, и работодателят могат да предявят претенции, а документът е вашата защита. Второто не е законово задължение за съхранение, а оценка на риска. И все пак цената на твърде ранното изхвърляне на документ обикновено излиза наяве в съда.

Колко дълго се пази досието на напуснал служител?

Десетте години по чл. 86 от Закон № 5510 текат не от датата на напускане на служителя, а от годината, за която се отнася документът. Например за документ от 2019 г. срокът започва на 1 януари 2020 г. и изтича на 31 декември 2029 г. Датата на напускане е важна за началото на давността за вземания като обезщетения и заплащане на отпуск.

На практика разделете досието на две части: документи за SGK и заплати и документи, свързани с напускането. Предпазливият подход е цялото досие да се пази десет години след напускането. Това не е законова разпоредба, а избор, изведен от десетгодишните срокове по-горе; определете го с вашия юрист според собствения си риск. Пазете в досието копие от удостоверението за работа, издадено на напусналия служител (Закон за труда, чл. 28), и кореспонденцията за прекратяване или оставка. Ако тече съдебен спор, възражение или проверка, не включвайте това досие в списъка за унищожаване, дори срокът да е изтекъл.

Примерна таблица със срокове за политика за съхранение и унищожаване

Таблицата със срокове за съхранение и унищожаване в политиката трудно се изгражда от празна страница. Редовете по-долу са примерно начало; уточнете сроковете с вашия юрист и адаптирайте таблицата към вашето предприятие.

Как се определя срокът за съхранение на трудовото досие според KVKK?

KVKK изисква личните данни да се пазят толкова, колкото е предвидено в съответното законодателство или е необходимо за целта, за която се обработват (чл. 4). Когато причините, налагащи обработването, отпаднат, данните се изтриват, унищожават или анонимизират служебно или по искане на субекта на данните (чл. 7). Тоест KVKK не ви дава число; законът иска да си зададете въпроса: „Защо пазя това и отпаднала ли е тази причина?“

Задължените да се регистрират в Регистъра на администраторите на данни изготвят политика за съхранение и унищожаване на лични данни в съответствие с регистъра на дейностите по обработване (чл. 5 от турската Наредба за изтриване, унищожаване или анонимизиране на лични данни). Наличието на политика не означава, че данните се пазят по подходящ начин; задължението не свършва с изготвянето на политиката. Задълженията за съхранение и изтриване продължават и за администраторите, които не са длъжни да изготвят политика. Политиката обхваща най-малко следното (чл. 6):

• Целта на изготвяне на политиката.
• Носителите на записи, които политиката урежда.
• Определения на използваните правни и технически термини.
• Правните, техническите или други причини, които налагат съхранение и унищожаване.
• Техническите и организационните мерки за сигурно съхранение на данните и предотвратяване на неоправомощен достъп.
• Техническите и организационните мерки за законосъобразно унищожаване.
• Длъжностите, звената и длъжностните характеристики на участниците в процесите по съхранение и унищожаване.
• Таблица със сроковете за съхранение и унищожаване.
• Сроковете за периодично унищожаване.
• Актуализациите, направени в политиката.

Какво се прави, когато срокът за съхранение изтече? Стъпки за унищожаване

1. Направете списък на документите с изтекъл срок по вид и дата.
2. За всеки документ проверете дали няма текущ съдебен спор, възражение или проверка.
3. Изберете метод на унищожаване: изтриване, унищожаване или анонимизиране; администраторът описва тези методи в своите политики и процедури (Наредба за изтриването, чл. 7).
4. Извършвайте унищожаването с одобрение на оправомощено лице.
5. Записвайте операциите по унищожаване; тези записи се пазят най-малко три години, освен ако други правни задължения не изискват друго (чл. 7).
6. Ако сте изготвили политика, извършвайте унищожаването при първото периодично унищожаване след датата на възникване на задължението; интервалът на периодичното унищожаване в никакъв случай не може да надвишава шест месеца (чл. 11).

Къде следенето на сроковете за съхранение в Excel и папки се проваля?

За всеки документ може да се води колона „дата на унищожаване“; в малък архив това върши работа. Проблемите започват с объркването от коя дата се брои срокът: от датата на документа, от напускането на служителя или от началото на следващата година. Хартиените и цифровите копия се следят поотделно и едното се забравя. Датата на периодичното унищожаване не влиза в календара, при унищожаване не се води запис, а правилото записите за унищожаване да се пазят три години се пропуска.

Валидност на документите, версии и дневник за достъп в портала

В YazSis KurumsalPortal, в модула Дигитално лично досие и управление на ЧР, се пазят версиите на документите и одобренията, дава се предупреждение преди изтичане на валидността на документите, а кой е отварял досието, се следи в дневника за достъп до документи. Документите от досието се съхраняват на собствения сървър на клиента, а полета като турския личен идентификационен номер и IBAN се маскират.

Тук е важно едно разграничение: предупреждението за валидност се отнася до срока на самия документ (например документ, който трябва да се поднови). Срокът за съхранение и унищожаване е друго понятие. В тази статия не твърдим, че модулът сам унищожава документите, когато изтече срокът за съхранение. За да управлявате текста на политиката за съхранение и унищожаване като фирмена политика, можете да разгледате и страницата на модула Управление на документи и политики.

Ако искате да виждате версиите на документите, предупрежденията за валидност и дневниците за достъп в едно досие, можете да разгледате модулите на страницата на KurumsalPortal.