Следене на запаси и склад: вход, изход и разлика при инвентаризацията в един регистър

Защо броят артикули на рафта не съвпада с броя в записа? Отговорът най-често не е една голяма грешка, а дребните неотразени движения: изход, който е изпратен, но не е записан, трансфер между два склада, който е направен, но не е вписан, вход, въведен по грешка на друг артикул. Програмата за следене на запаси е софтуер, който записва колко от всеки артикул има във всеки склад, движенията на входове, изходи и трансфери и критичните нива на запасите. Когато е настроена правилно, тя превръща разликата при инвентаризацията от изненада в тема, която може да се проучи.

Защо единният регистър на движенията е основата?

Наличността на един артикул е резултат от всички записани до днес входове, изходи и трансфери. Ако движенията се водят в различни таблици и от различни хора, и резултатът става ненадежден. Затова модулът „Управление на запаси и складове“ на KurumsalPortal записва входовете, изходите и трансферите между складове в един регистър на движенията. Наличността в няколко склада се следи от един екран; екипите по склад, покупки и производство виждат от един и същ запис колко от кой артикул в кой склад има. Така на въпроса „има ли от този артикул в обекта, или в централния склад?“ се отговаря със запис, а не по телефона, и се избягва два различни екипа да говорят с различни числа за един и същ артикул.

Един малък пример: в склад за дистрибуция на две смени дневният екип изпраща артикул към обекта, но оставя записването на изхода за края на смяната. Нощният екип вижда, че артикулът липсва на рафта, а в записа той фигурира като наличен. Екипът по покупки се доверява на записа и не поръчва; няколко дни по-късно на клиента се казва „няма наличност“. Проблемът не е в самия артикул, а в късното отразяване на движението.

От картона на артикула до инвентаризацията: частите на модула

• Картон на артикула: Всеки артикул се дефинира с категория и баркод. Движенията се отразяват върху правилния картон и сходните артикули в склада не се бъркат.
• Няколко склада: Дефинират се повече от един склад; трансферите между складове също влизат в регистъра на движенията.
• Регистър на движенията: Входовете, изходите и трансферите се събират на едно място и състоянието на наличността се чете от тези движения.
• Инвентаризация: Броенето в складовете се сверява със записите.
• Критично ниво: Артикулите, спаднали до критично ниво на наличност, стават видими и се отразяват в отчета за запасите.

Преглед в четири стъпки, когато излезе разлика при инвентаризацията

Самото излизане на разлика при инвентаризацията не е проблем; при всяко преброяване могат да излязат малки разлики. Проблемът е, когато причината за разликата не може да се намери и същата разлика се повтаря. Когато записите и инвентаризацията са в една и съща система, прегледът влиза в подреден ред:

1. Опишете разликата точно. Кой артикул, кой склад, каква е разликата между записа и преброеното? Общо изречение като „наличността не съвпада“ не е достатъчно за преглед.
2. Погледнете регистъра на движенията. Прегледайте входовете, изходите и трансферите, отразени след последната инвентаризация; търсете движение, което не е отразено или е отразено два пъти.
3. Класифицирайте причината. Движение, отразено върху грешен артикул, неотразен изход, грешка при броенето или физическа загуба?
4. Коригирайте и затворете първопричината. Коригирайте записа, ако е нужно; открийте коя стъпка е била пропусната, за да не излезе същата разлика и при следващата инвентаризация.

Навици, които пазят точността на запасите

• Отразявайте всяко движение в момента, в който се случва; навикът „ще го наберем в края на смяната“ е основният източник на разлики.
• Използвайте един картон за един артикул. Картони, отворени с две различни имена, разделят наличността на две.
• Записвайте изхода и входа на трансфера в един и същ ден; иначе артикулът в пътя остава известно време в записите нейде по средата и при инвентаризацията се явява като разлика.
• Правете инвентаризация на редовни интервали и не оставяйте разликите за следващото преброяване.

Критично ниво: да забележите, преди материалът да свърши

Критичните нива на запасите се следят и артикулите, спаднали до тях, стават видими. За екипа по покупки това означава, че пред него се появява списък, вместо телефонно обаждане от производството, че материалът е свършил. Когато определяте критичното ниво, имайте предвид едновременно срока на доставка на артикула, скоростта на потребление и ефекта на изчерпването му върху работата; не за всеки артикул едно и също ниво е разумно. Преглеждането на нивото според реалното потребление с времето предотвратява и излишното пренатрупване на списъка.

Отчетът за запасите разпростира тази видимост във времето. Кои артикули често падат до критично ниво, в кой склад има много движения, при кое перо често излиза разлика? На тези въпроси може да се отговори само ако движенията са записани изцяло; а начинът да намалите риска от загуби и спиране на работата е редовно да преглеждате тези отговори.

Ако ще се използват баркодове, изборът на четец и хардуер се определя заедно в проекта. Ако информацията за запасите трябва да се споделя с ERP система, тъй като KurumsalPortal работи самостоятелно, обхватът на този поток от данни също се изяснява в анализа на нуждите; готова интеграция с ERP няма.

За управление на артикули, няколко склада, движения, инвентаризации и критични нива на запасите в един регистър можете да разгледате страницата Управление на запаси и складове.