Дигитализиране на процесите за смени, отпуски и безопасност при работа във фабриките

Управлението на процесите във фабриката е начинът на работа, който урежда при многосменно производство кой в коя смяна ще работи, кой одобрява извънредния труд и как инцидентите по безопасността при работа се записват и приключват. Когато планът на смените стои в таблица, извънредният труд – в телефонни разговори, а сигналът за почти инцидент – в тетрадка, три отделни порядъка работят, без да знаят един за друг, и не може да има сигурност, че някой от тях е актуален.

В тази статия разделяме производствения ден на три момента и обясняваме коя работа във всеки момент може да се пренесе в дигиталната среда: планът преди началото на смяната, записът на инцидент по време на смяната и извънредният труд и приключването след края на смяната.

Преди началото на смяната: план, назначаване и застъпване

Планът на смените е гръбнакът на производството; когато планът се наруши, екипът остава непълен и линията забавя. В модула Планиране на смени и извънреден труд дневните, седмичните и месечните смени се създават върху календар и към всяка смяна се назначава персонал; кой в коя смяна ще работи, се вижда в един план. Назначенията се проверяват за застъпване. Например записването на един и същ човек в две смени в едни и същи часове се забелязва и поправя, преди планът да бъде публикуван. Когато планът се промени впоследствие, промяната се съобщава на съответните служители, така че никой да не научава новата си смяна от друг. Тъй като ръководителят на операциите, който подготвя плана, човешките ресурси, които следят одобрението на извънредния труд, и служителят, който научава смяната си, работят върху един и същ запис, въпросът „кой е актуалният план?“ отпада.

Заявките за отпуск също са един от факторите, които могат да нарушат плана на смените. В KurumsalPortal заявката и одобрението на отпуск са едно от действията, които служителят може да извърши през браузъра на телефона, без да инсталира приложение; управлението на отпуските и планирането на смените работят върху една и съща инфраструктура за потребители, права и известия.

Как се управлява извънредният труд?

1. Заявката се записва: извънредният труд не се иска по телефона или устно, а се открива като записана заявка.
2. Дава се одобрение: заявката минава през стъпка на одобрение; проследява се какъв извънреден труд е поискан и одобрен.
3. Планът и отчетът се следят заедно: одобреният извънреден труд се вижда и се отчита заедно с плана на смените; ръководителите на операциите и човешките ресурси знаят актуално кой извънреден труд е одобрен.

По време на смяната: инцидент, почти инцидент и опасна ситуация

Във фабриката рискът най-често се крие в събития, които не завършват с нараняване: плъзгаща се палета, оставена отворена защита, хлъзгав под. В модула „Управление на инциденти по ЗБУТ и почти инциденти“ трудовите злополуки, почти инцидентите и опасните ситуации се записват в една система с локацията на събитието и снимка. Тъй като събитията без наранявания също се записват, рисковете стават видими, преди да се превърнат в злополука.

Почти инцидентът е записът на момента, в който злополуката не е станала, но е могла да стане. Ако не се запише, този момент от гледна точка на безопасността на труда се губи, сякаш изобщо не се е случвал.

Сред целевите потребители на модула има не само специалисти по ЗБУТ (здравословни и безопасни условия на труд) и ръководители на терена, а и всички служители. Това създава основа сигнализирането да престане да бъде работа на началниците и да стане стъпка, която може да направи всеки на терена; записът не зависи от паметта на началника на смяната или от формуляр, който се попълва в края на месеца.

Измислен пример: през нощната смяна един оператор забелязва плъзгаща се палета при входа на склада. Никой не е ранен, линията продължава да работи. Операторът записва събитието през браузъра на телефона с локация и снимка. Сутринта специалистът по ЗБУТ преглежда записа, установява, че първопричината е подредбата на складирането, и възлага коригиращо действие на отговорника на склада. Когато действието е изпълнено, се добавя доказателство и записът се затваря. Рискът, който е станал видим без злополука, е бил затворен без злополука.

След края на смяната: първопричина и приключване с доказателство

Истинската работа започва, след като събитието е записано. Записът влиза в процес на разглеждане и за да не се повтори същата грешка, се следват тези стъпки:

1. Запишете събитието: с локация и снимка, по време на смяната.
2. Разгледайте го: локацията и снимката в записа са основа за разглеждането.
3. Анализирайте първопричината: изяснява се истинската причина, довела до събитието.
4. Възложете действие: коригиращо действие срещу първопричината се дава на отговорник.
5. Затворете с доказателство: всяко действие се затваря с доказателство и резултатът се отразява в отчета за приключване.

Трите момента се свързват от общата инфраструктура. Планът на смените, заявката за извънреден труд и записът по ЗБУТ споделят една и съща структура на потребители, права и известия; ролята, определена за един служител, важи по един и същ начин във всеки модул. Затова не е нужно да внедрявате модулите наведнъж. Да започнете първо с потока, който губи най-много време, например промените в смените или записите за почти инциденти, улеснява и свикването на служителите с новия ред.

Три въпроса, които да зададете, преди да започнете

• Как се иска извънреден труд днес и кой, по кой канал го одобрява?
• Кой може да сигнализира за почти инцидент на терена, или само началниците?
• Необходим ли е обмен на данни с устройство или система за отчитане на работното време (PDKS) или със система за заплати? KurumsalPortal работи самостоятелно и не предлага готова интеграция с PDKS или със система за заплати; ако е нужен такъв поток, обхватът му определяме заедно при анализа на нуждите.

Реда на смените и потока на извънредния труд можете да разгледате подробно на страницата Планиране на смени и извънреден труд, а записите за инциденти и почти инциденти – на страницата Управление на инциденти по ЗБУТ и почти инциденти.