تطوير البرمجيات المخصصة: المراحل وكيف تطلبون برنامجًا مخصصًا لشركتكم؟

فريق المبيعات يجمع الطلبات عبر WhatsApp، والمستودع يدخلها في ملف Excel، والمحاسبة تكتب المعلومات نفسها للمرة الثالثة. نظرتم في البرامج الجاهزة في السوق؛ فلم يناسب أي منها تمامًا تسلسل الموافقات لديكم أو قاعدة الخصم أو طريقة العمل في الميدان. تفكرون في طلب برنامج مخصص من شركة برمجيات، لكن إجابات أسئلة «من أين نبدأ، وماذا سأفعل أنا، ومتى يبدأ العمل بالبرنامج» غير واضحة. يشرح هذا الدليل العملية من جانبكم، أي بعين الشخص الذي سيتخذ القرارات.

تطوير البرمجيات المخصصة عملية إنتاج برنامج وفق قواعد عمل المؤسسة وأدوار مستخدميها واحتياجات التكامل لديها، حيث لا تكفي الحزمة الجاهزة. وتتكون العملية عمومًا من ست مراحل: تحليل الاحتياجات، والتصميم، والتطوير، والاختبار والقبول، والإطلاق، والدعم. ستجدون أدناه ما يحدث في كل مرحلة وما المطلوب منكم.

ما تطوير البرمجيات المخصصة، ومتى تحتاجون إليه؟

البرمجيات المخصصة ليست الإجابة الصحيحة لكل منشأة. فإذا اجتمعت لديكم عدة علامات من القائمة التالية، فقد بلغتم حدود الحل الجاهز:

• عمليتكم تختلف عن معيار القطاع؛ فتسلسل الموافقات أو قاعدة التسعير أو شكل التسجيل خاص بكم.
• تضيفون كل شهر ملحقًا جديدًا في Excel أو تصحيحًا يدويًا لتكييف البرنامج الجاهز مع عمليتكم.
• تحتاج عدة أنظمة (الطلبات، والمخزون، والمحاسبة، والعمل الميداني) إلى تبادل البيانات فيما بينها.
• يجب أن ترى الأدوار المختلفة وتفعل أشياء مختلفة في السجل نفسه؛ وقاعدة الصلاحيات نابعة من العملية.
• يحتاج العاملون في الميدان إلى مسار قصير الخطوات يُستخدم من الهاتف.

مراحل تطوير البرمجيات: جدول بنظرة واحدة

كيف تطلبون تطوير برنامج مخصص؟ العملية خطوة بخطوة

1. تحليل الاحتياجات: العملية قبل الشاشات. لا تُرسم الشاشات في الخطوة الأولى؛ بل يُحدَّد الهدف والمستخدمون والبيانات وقواعد العمل. وتُكتب إجابات أسئلة مثل «من يفتح الطلب، ومن يعتمده، ومتى يُعاد، وما الاستثناء؟». والمطلوب منكم إشراك الشخص الذي يدير العملية فعليًا في هذه اللقاءات؛ فالعملية كما يرويها المدير وحده كثيرًا ما تختلف عن العملية في الميدان. وقرار هذه المرحلة هو ما يدخل في الإصدار الأول وما يُؤجَّل.
2. التصميم: مسار الاستخدام والبنية. ما الخطوات التي سيقوم بها المستخدم وبأي ترتيب؟ وأي دور سيرى ماذا؟ وأين ستُحفظ البيانات؟ ومع أي أنظمة سيتواصل البرنامج؟ في هذه المرحلة تُتناول مسودات الشاشات والبنية التقنية معًا. ومهمتكم أن تراجعوا المسودة بالمرور عليها مع عملكم اليومي: «كم خطوة تستغرق مهمتي الأكثر تكرارًا في هذه الشاشة؟»
3. التطوير: تقدّم على شكل وحدات. إذا أُنتج البرنامج على أجزاء أمكن تجربة كل جزء مبكرًا. أما الحزمة الكبيرة المسلَّمة دفعة واحدة فهي أكثر الطرق تأخيرًا في كشف سوء الفهم. والمطلوب منكم في هذه المرحلة تقديم ملاحظات سريعة على الإصدارات المرحلية وجمع القرارات في يد واحدة؛ فطلبات ثلاثة مديرين مختلفة تضخّم النطاق بصمت.
4. الاختبار والقبول: جرّبوا ببياناتكم. الاختبار ليس عمل المطوّر وحده. يجب أن تُكتب معايير القبول من البداية: «القبول عندما يعطي هذا السيناريو هذه النتيجة». جرّبوا النظام لا ببيانات نموذجية، بل بطلبات أسبوع حقيقي من عملكم وإلغاءاته واستثناءاته. ونقطة القرار هي: هل تحققت المعايير أم لا؟
5. الإطلاق: من النظام القديم إلى الجديد. الإطلاق تغيير في العادات بقدر ما هو حدث تقني. ويجب التخطيط مسبقًا لموعد إغلاق ملف Excel القديم، وكيفية نقل السجلات الحالية، وطريقة إبلاغ المستخدمين. وإلا عمل الجميع في مكانين معًا وبدأ الجدل حول أيهما المحدَّث.
6. الدعم والتحسين: الإطلاق ثم القياس. لا ينتهي العمل عند إطلاق النظام؛ فالاستخدام الحقيقي يظهر لأول مرة بالبيانات الحقيقية. أي شاشة تُتخطّى، وأي خطوة تتعثر، وأي تقرير ينقص، كل ذلك يظهر من الاستخدام. وجمع الملاحظات وترتيب التحسينات التالية حسب الأولوية قراركم أنتم.

من يجب أن يكون في جانبكم طوال العملية؟

أكثر ما تتعثر عنده مشاريع البرمجيات ليس المسائل التقنية، بل غياب من يتولى المسؤولية عن المشروع في جانب العميل. يجب تسمية أربعة أدوار؛ ويمكن لشخص واحد أن يتولى أكثر من دور، لكن لا يجوز أن يبقى أي منها شاغرًا:

• صاحب القرار: الشخص الذي يقول الكلمة الأخيرة في النطاق والأولوية والقبول. يجب أن يكون متاحًا لا مرة كل بضعة أسابيع، بل عند كل إصدار مرحلي.
• مالك العملية: الشخص الذي يدير العمل يومًا بيوم ويعرف الاستثناءات. وهو أثمن مصدر للمعلومات في التحليل.
• ممثل المستخدمين النهائيين: الموظف الذي سيستخدم البرنامج فعليًا في الميدان أو المستودع أو المكتب. وهو من يقول هل يعمل تدفق الشاشات في الواقع.
• مسؤول البيانات والأنظمة: الشخص الذي يعرف أين توجد الملفات وقواعد البيانات والأنظمة الأخرى الحالية؛ وهو المعني بأسئلة التكامل ونقل البيانات.

تحديد هذه الأدوار الأربعة في اللقاء الأول يسرّع معظم المراحل التالية. ذلك أن «نقطة القرار» في كل مرحلة تعتمد في الحقيقة على أن يجيب أحد هؤلاء الأشخاص في الوقت المناسب.

العملية قبل الشاشات؛ والمستخدم والبيانات وقواعد العمل قبل قائمة الميزات.

إلى أي حد يمكن المضي مع Excel وWhatsApp والبرامج الجاهزة؟

في الفرق الصغيرة، ومع عدد قليل من السجلات، وفي الأعمال التي لا تتغير قواعدها كثيرًا، تؤدي Excel وWhatsApp الغرض جيدًا، فضلًا عن أنها لا تحتاج إلى أي تطوير. تبدأ المشكلة عندما تتكاثر النسخ، ويحدّث أكثر من شخص الملف نفسه، ويُطرح سؤال «من اعتمد ماذا ومتى». فلا يمكن فصل الصلاحيات، ولا تتبع السجل التاريخي، وتبقى المعلومات في هواتف الأشخاص. أما البرنامج الجاهز فهو غالبًا أسرع طريق حين تكون عمليتكم قياسية؛ والبرمجيات المخصصة مجدية حيث يكمن تميّزكم الحقيقي في عمليتكم، ويضيف تكييفها مع الأداة الجاهزة عملًا عليكم كل شهر.

وأحيانًا لا يكون الحل برنامجًا جديدًا، بل تبسيط العملية. فرسم خريطة التدفق الحالي أولًا، وتحديد مواضع الاختناق، ثم اتخاذ القرار بعد ذلك فقط، يعطي غالبًا نتيجة أرخص وأسرع. وفي هذا الشأن يُعدّ العمل على خارطة طريق التحول الرقمي خطوة يمكن اتخاذها قبل قرار البرنامج.

ستة أخطاء شائعة تبطئ العملية

• تخطي التحليل وطلب الشاشات مباشرة.
• عدم إشراك الشخص الذي يعرف العملية في اللقاءات.
• عدم كتابة معايير القبول.
• محاولة حشر كل شيء في الإصدار الأول، وعدم الاحتفاظ بقائمة للإصدار الثاني.
• طلب أكثر من صاحب قرار تغييرات دون علم بعضهم ببعض.
• ترك الإطلاق وإبلاغ المستخدمين إلى اليوم الأخير.

كيف تدير YazSis عملية تطوير البرمجيات المخصصة؟

تدير YazSis عمل البرمجيات المخصصة في أربعة محاور: أولًا يُحدَّد الهدف والمستخدمون والبيانات وقواعد العمل؛ ثم يُصمَّم مسار الاستخدام وبنية تقنية مستدامة؛ بعد ذلك يأتي التطوير على شكل وحدات والتحقق بسيناريوهات حقيقية؛ وأخيرًا يُطلق النظام ويُقاس ويُحسَّن بالملاحظات. وقد يشمل النطاق تطبيقات الويب، ولوحات الإدارة القائمة على الأدوار، ومسارات الطلب والموافقة والإسناد، وتطبيقات الجوال، وخدمات API لتبادل البيانات مع الأنظمة الأخرى، وواجهات المكتب الخلفي لفرق التشغيل كثيفة العمل. لا نذكر في هذا المقال مدة أو سعرًا؛ فكلاهما يُناقَش مع النطاق بعد التحليل.

إذا لم تكونوا متأكدين من المرحلة التي يجب أن تبدأ منها عمليتكم، يمكنكم الاطلاع على نهج عملنا في صفحة البرمجيات المخصصة، وبدء اللقاء الأول بوصف احتياجكم باختصار.